Требования от ФНС: какие бывают и как на них отвечать

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Требования от ФНС: какие бывают и как на них отвечать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Состав документов, который может быть запрошен непосредственно у налогоплательщика, в рамках камеральных проверок ограничен (ст.88 НК РФ). В основном это документы, подтверждающие право на применение льгот или правомерность возмещения, либо возврата НДС.

Когда можно в представлении документов (информации) отказать?

Наиболее часто встречающиеся формальные нарушения, влекущие недействительность требования:

• К требованию не приложено поручение;

• Требование составлено неуполномоченным лицом, например, должностным лицом инспекции, в которой вы не состоите на учете;

• Требование (поручение) составлено не по форме, предусмотренной Приказом ФНС России от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@ «Об утверждении форм документов, предусмотренных налоговыми органами при реализации своих полномочий…». Речь идет о ситуации, когда вместо требования налогоплательщику направляется «информационное письмо» или иной, не предусмотренный НК РФ запрос. Посредством таких запросов налоговые органы пытаются получить информацию за рамками сроков проверки или информацию, запрашивать которую формально не могут. Идти навстречу инспектору или нет в такой ситуации — сугубо право налогоплательщика.

• Требование выставлено после окончания налоговой проверки.

Важно! Если требование выставлено во время проверки, но получено налогоплательщиком после ее окончания, такое требование признается законным.

• Документы и информация представлялись в инспекцию ранее.

• Запрошенные документы и информация не относятся к проверяемому периоду или к предмету проверки.

Проверка базы 1С на ошибки со скидкой 50%

Предоставим письменный отчет по ошибкам. Анализируем более 30 параметров

• Неправильное указание НДС в документах;
• Ошибки во взаиморасчетах («красные» и развернутые сальдо по документам расчетов или договоров на счетах 60, 62, 76.);
• Отсутствие счетов-фактур, проверка дублей;
• Неправильный учет ТМЦ (пересорт, неверная последовательность прихода и расхода);
• Дублирование элементов (номенклатура, валюты, контрагенты, договоры и счета и т.д.);
• Контроль заполнения реквизитов в документах (контрагенты, договоры);
• Контроль (наличие, отсутствие) движений в документах и другие;
• Проверка корректности договоров в проводках.

Как ответить на требование ФНС, если налоговая нарушила сроки

ИФНС вправе направлять требования в рамках камеральной проверки в течение 3 месяцев со дня, когда компания или ИП представит декларацию или расчёт. Исключение — когда требование направили в рамках дополнительных мероприятий налогового контроля.

Провести дополнительные мероприятия вправе руководитель налоговой инспекции в ходе проверки. Это возможно, например, если нужны ещё какие-то доказательства нарушения налогового законодательства. Тогда могут запросить дополнительные документы за пределами трёхмесячного срока.

Декларацию по НДС налоговики проверяют в течение 2 месяцев, но этот срок могут продлить до 3 месяцев — также по решению руководителя инспекции.

Если ИФНС пропустила срок, выставлять требование она не вправе. Но иногда налоговая всё же хочет задать вопрос об интересующем её периоде, поэтому может идти на различные уловки. Например, в заголовке указать налоговый период, по которому недавно была камералка, а в тексте требования — интересующий её период, по которому срок отправки требований уже пропущен.

В таких случаях не надо поддаваться на провокацию. В ответе на требование следует указывать только тот период, по которому проводится проверка.

Также следует помнить, что во время камеральной проверки налоговики не вправе требовать документы, за исключением счетов-фактур при камеральной проверке декларации по НДС с суммой налога к возмещению. Поэтому документы к ответу на требование о предоставлении пояснений прикладывать не нужно — достаточно просто письменно ответить на вопрос.

Кто составляет письмо

Как правило, вся корреспонденция подписывается руководителем организации, его представителем или главным бухгалтером. Все зависит от темы письма и внутреннего разделения ответственности в компании. В любом случае, обычно не руководитель непосредственно пишет текст.

Это задание поручается подчиненным: секретарям, делопроизводителям. Сотрудник должен быть хорошим коммуникатором и иметь базовое представление об официальном делопроизводстве и деловой этике. Качество ответа в значительной степени определяет решение подрядчика о начале или продолжении сотрудничества.

Руководители получают копию окончательного письма, которое они могут сразу же подписать. Рекомендуется потратить пять минут на изучение документа, поскольку сотрудник, занимающий эту должность, мог допустить некоторые ошибки в написании. Возможно, самой большой ошибкой является отсутствие указания на то, как должен быть получен ответ.

Если официальный документ устраивает администратора, он может подписать его.

Ответ на запрос осуществляется в соответствии с правилами общей деловой переписки. Это означает, что текст ответа должен включать входящие и исходящие данные. Текст ответа должен включать следующее.

1. Имя (фамилия) и адрес заявителя, и
2. Фактический текст ответа. Например, «В соответствии с Вашим запросом №2-1224/21 от 12 мая 2021 года направляем Вам копию трудового договора №123, заключенного между ООО «Квадроциклы Сибири» и Харитошкиным А. М., от 16 марта 2018 года». Или «В соответствии с запросом №2-1224/21 от 12 мая 2021 года сообщаем, что Максимов Ю., 1982 года рождения, никогда не работал в ООО «Дальневосточный моппет».
3. Дата и подпись сотрудника. В ответе рекомендуется указать имя сотрудника и его контактную информацию. Переводчику могут потребоваться некоторые пояснения.

Если ответ на запрос отрицательный, либо потому, что собеседник не имеет права запрашивать информацию, либо потому, что запрос был сделан неправильно, необходимо указать причину отказа. Например, «Ваше заявление не может быть выполнено, так как не содержит всей необходимой информации». А именно, отсутствуют дата, номер заявления и подпись судьи».

Виды налоговых требований

Налоговые инспекторы рассылают требования при камеральных, выездных проверках и других контрольных мероприятиях. Запрашивать документы и информацию они могут не только о вашем предприятии, но и о контрагентах.

Ответ на требование налоговой о предоставлении пояснений по страховым взносам

Если у налоговой при проведении проверки возникли расхождения или выявлены неточности, то она будет требовать пояснения по страховым взносом. Но, как правило, этот запрос не всегда значит, что в расчетах действительно выявлены нарушения. У инспектора просто могут возникнуть сомнения. Поэтому бояться таких запросов не стоит. Очень часто требование направляют, если выявлено снижение начисленных взносов по сравнению с предыдущим годом.

При получении требования надо обязательно ответить. Определенной формы ответа законодателем не установлено. Но следует придерживаться правил делового оборота. Ответ готовится в двух экземплярах на бланке организации, за подписью директора.

Структура стандартная:

• Название и адрес налоговой
• Сведения об организации
• Данные о требовании (номер, дата, о чем оно)
• Изложить причины
• Перечень прилагаемых документов

Условно, можно выделить несколько наиболее распространенных ситуаций, когда встает необходимость в составлении письма-ответа:

• В адрес государственных органов (например, при поступлении запроса от налоговой о предоставлении финансовой отчетности предприятия, отдельной информации о деятельности хозяйствующего субъекта и т.д.).
• В адрес поставщиков (например, если поставщик письменно запросил уточненный список материалов, на которые оформляется заказ).
• В адрес покупателей (например, при поступлении запроса о возможности осуществления поставки товара на определенную дату).
• В адрес судебных органов (например, запрос судом конкретных доказательных документов).
• В банковское учреждение (например, если банк запросил справку о деловой репутации из другого банка, обслуживающего организацию).
• В адрес физического лица (например, в ответ на запрос информации о возможности устроиться на определенную должность в данную организацию) и др.

Что будет, если запрошенных документов нет?

Итак, ответить налоговикам нужно обязательно. А что, если запрошенные документы должны быть у компании, но их нет? С высокой долей вероятности такого безответственного налогоплательщика ждет выездная проверка.

И если документация была утеряна, уничтожена до истечения установленных сроков хранения или не оформлялась совсем — компанию ждут серьезные неприятности:

• во-первых, не получив подтверждения произведенных расходов, налоговики потребуют доплаты налогов, а также штрафов и пеней;
• во-вторых, грубое нарушение правил учета карается санкциями по ст. 120 НК РФ и чревато привлечением к «административке» должностных лиц фирмы (ст. 15.11 КоАП РФ);
• в-третьих, уничтожение или сокрытие документации в корыстных целях может повлечь уголовную ответственность.

Срок ответа на требование налоговой

Не важно какое требование и по какому основанию поступило в адрес организации от ИФНС. На него надо отвечать в установленной срок. В случае игнорирования, компания будет привлечена к административной ответственности.

Срок для ответа различный и зависит от оснований направляемого требования. Законодателем предусмотрено, что общий срок составляет десять дней. При проверке группы налогоплательщиков он может быть продлен еще на 10 дней, при проверке иностранной компании составляет 30 дней. Если получено требование об истребовании документов по контрагенту, то срок ответа 5 и 10 дней, в зависимости от запрашиваемой информации.

По общим правилам срок начинает исчисляться на следующий день, после получения требования и заканчивается в последний день установленного срока. Днем получения считается день поступления письма в адрес компании. Если при направлении заказным письмом, вами получено уведомление о поступлении требования на почту, а вы его умышленно не забираете, письмо все равно будет считаться доставленным и срок начнет течь. Поэтому лучше его забрать и ответить, как полагается по закону.

Требование налоговой о представлении документов: как отвечать?

Исходя из норм Налогового Кодекса, налоговые органы вправе запросить у налогоплательщика необходимые для проведения проверки документы. Подобное требование о представлении документов может быть предъявлено налоговиками при проведении камеральной, выездной, а также встречной налоговой проверки.

Так, при камеральной проверке документы могут быть истребованы по следующим основаниям:

• при применении налогоплательщиком налоговых льгот (п. 6 ст.88 НК РФ);
• при подаче декларации по НДС с сумой налога к возмещению (п.8 ст.88 НК РФ);
• при условии, что налогоплательщик является участником договора инвестиционного товарищества и представил декларацию (расчет) по налогу на прибыль или НДФЛ;
• при проведении проверки по налогам, связанным с использованием природных ресурсов (п.9 ст. 88 НК РФ) и др.

Как правило, налоговики знакомятся с оригиналами документов налогоплательщика в рамках выездной налоговой проверки. В том случае, если полученной информации недостаточно, налоговики направляют требование о предоставлении документов.

Кроме того Налоговый кодекс РФ предусматривает возможность проведения так называемой встречной проверки, в ходе которой запрашиваются сведения у контрагента налогоплательщика для выявления фактов совершения определенной сделки, ее реальности.

Итак, как ответить на требование налоговиков о предоставлении документов?

Если запрошенные налоговым органом документы отсутствуют

На практике налоговые органы не всегда знакомы со спецификой деятельности конкретной организации. Поэтому иногда возникают ситуации, в которых лицо получает требование о предоставлении документов, отсутствующих в компании. Фирма может попросту не вести их. Присутствуют объективные причины, из-за которых той или иной бумаги нет в компании в конкретный промежуток времени.

Уважительными основаниями отсутствия документов считаются:

• материалы были похищены;
• информация была изъята представителями правоохранительных органов;
• срок хранения документации завершился, и она была уничтожена;
• бумаги были переданы по запросу органов государственной власти;
• документация была уничтожена из-за наступления чрезвычайной ситуации.

Если имеет место одна из вышеуказанных причин, необходимо направить уведомление в налоговую службу о том, что представить документацию невозможно. При этом важно подтвердить присутствие объективных причин. Для этого перечень дополняется доказательной базой. Сюда включают справки и бумаги.

При составлении пояснительной записки руководствуемся следующими правилами:

1. Составляем ответ на фирменном бланке организации. Если такового бланка нет, в шапке документа указываем полное наименование учреждения, ИНН, КПП, ОГРН и адрес.
2. Указываем номер и дату требования, на которое составляется пояснительная записка. Допустимо составить ответ сразу на несколько налоговых запросов.
3. Если в отчете есть ошибки и несоответствия, перепроверьте отчетность, чтобы исключить опечатки или описки.
4. В описательной части пояснительной записки детально и последовательно раскрываем обстоятельства ситуации, которую нужно объяснить.
5. Отвечая на запрос, опирайтесь на факты, подтвердите обстоятельства документально. Приложите копии документов к ответу, если таковые имеются. Например, приложите к пояснительной записке копию дополнительного соглашения к договору с условием о повышении цен.

Если инспектор требует предоставить пояснительную записку по нестыковкам в декларации по налогу на добавленную стоимость, отправить ответ придется электронно. Исключение из правил закреплены за организациями, которые отчитываются по НДС на бумаге. Если учреждение отчитывалось электронно, но ответ на требование предоставило на бумаге, то налоговая посчитает такие пояснения непредоставленными. Такие нормы прописаны в Письме ФНС от 27.01.2017 № ЕД-4-15/1443.

В общем виде процедура происходит следующим образом:

1. После проведенной камеральной проверки налоговая присылает требование в виде бумажного письма или электронного. В тексте указываются данные, которые по мнению инспекции составлены некорректно, а также расхождения в сведениях, содержащихся в разных документах.
2. Затем налогоплательщик обязан в кратчайшие сроки дать свои пояснения – до 5 рабочих дней. Течение этого срока начинается с того рабочего дня, который следует за днем получения уведомления.
3. Можно направить как по почте (заказным письмом), с курьером, так и в электронном виде. При этом в случае с электронным письмом важно удостоверить его с помощью электронной цифровой подписи. Если она не создана, остается только один вариант – отправить его в обычном бумажном виде. Также важно знать, что нередко вместе с самим ним необходимо и предоставление документов с пояснениями. Тогда в тексте письма обязательно указываются приложения: прописывается название документа, количество и вид (оригинал или копия).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Законодательство не лишает налогоплательщика права предоставить свои пояснения в устном виде. Однако для того, чтобы перестраховаться (на случай возможных судебных разбирательств) лучше оформить всё письменно, копию которого обязательно сохранить у себя (электронную версию также лучше распечатать и продублировать).

Когда нужно предоставить пояснения

Прежде всего, важно понимать, что предоставление пояснений – это не всегда обязанность работодателя. Если налоговая выявила несоответствия или ошибки, то организация должна предоставить разъяснения только в том случае, если они были найдены в ходе камеральной проверки. Наиболее часто встречаются такие нарушения:

• некорректная информация в налоговых декларациях;
• противоречия в данных, которые предоставлены в одном или нескольких отчетных документах;
• нарушения в операциях, которые связаны с получением налоговых льгот (каникул, сниженных ставок);
• противоречия между информацией, которую предоставил налогоплательщик, и данными, имеющимися в налоговой.

Таким образом, ответ на требование налоговой целью предоставления соответствующих пояснений (по образцу) обязателен, если была проведена камеральная проверка, которая и выявила нарушения. А во всех остальных случаях предоставление письменных объяснений – это право компании. Однако, как показывает опыт, лучше позаботиться и направить в инспекцию письмо, поскольку это нередко помогает в донесении своей позиции до проверяющих.

Практика показывает, что в большинстве случаев пояснения необходимо предоставить в связи с расхождениями по НДС и налогом на прибыль.

Все ли запрашиваемые документы необходимо представлять

За налогоплательщиком закрепляется право не представлять налоговые документы, когда должностные лица в представленной декларации не обнаружили ошибок или несоответствий.

При наличии таких обстоятельств привлечение лица к мерам взыскания, установленным для таких случаев, не допускается. Это подтверждается и практикой судебных органов.

Внимание! Допускается не представлять материалы, которые ранее уже передавались в налоговый орган для рассмотрения, об этом свидетельствует п. 5 ст. 93 НК РФ.

В соответствии с Постановлением Верховного суда РФ от 09.07.2014 г. № 46-АД14-15 налогоплательщик может не передавать штатное расписание, личные карточки и иную кадровую документацию.

Существует перечень случаев, в которых налоговый орган при проведении проверки имеет право запросить сведения:

• когда в декларации содержится требование о возмещении НДС. Это не любой вид налоговых вычетов. На основании п. 25 Постановления ВАС № 57 возмещением НДС является превышение заявленных вычетов над суммой налога к уплате;
• когда в декларации заявляется право на получении льготы. Льготой считаются послабления, предусмотренные налоговым законодательством для определенной категории лиц;
• когда подается уточненная налоговая декларация через два года после обращения с первой декларацией;
• когда должностные лица в представленной декларации обнаружили ошибки или несоответствия.

Что можно не предоставлять и на какие вопросы можно не отвечать и на каком основании?

Теперь рассмотрим ситуации, когда налоговикам можно отказать и не предоставлять те или иные данные.

Можно отказаться от предоставления документов, которых у вас просто нет.

Например, если у вас заключен договор оказания консультационных услуг, а налоговики запросили копии ТОРГ-12, путевых листов или вообще актов КС-2 и справок КС-3, то в ответе на требование так и напишите, что у вас с контрагентом заключен договор оказания услуг, который не предусматривает оформления запрашиваемых документов.

Такое право дает вам дает пункт 5 статьи 93.1 НК РФ, он в подобной ситуации поможет избежать штрафа по статье 126 НК РФ.

Вы вправе не представлять документы в налоговый орган повторно.

Правда, тут есть нюансы. Разрешено без штрафов не представлять повторно документы (информацию), которые ранее уже были представлены инспекцию, но не игнорируйте запрос налоговиков, в течение пяти дней после получения требования, сообщите в ФНС о том, что запрошенные документы уже представлялись ранее (в пункте 5 статье 93 НК РФ).

На вас возлагается обязанность представить только те документы, которые не сдавали ранее. Также придется подать документы повторно, если вы ранее предоставляли налоговикам оригиналы и на момент запроса они вам их вернули.

Вы можете не представлять документы срок хранения которых истек.

Чтобы избежать штрафа, по общему правилу не игнорируйте запрос из налоговой инспекции, а письменно известите инспектора, что у вас нет запрошенных документов, так как по ним законно истек срок хранения. В таком случае инспекторы опоздали с контрольными мероприятиями по запрашиваемой первичке.

Вы вправе не пускать сотрудников ФНС на вашу территорию.

У инспекторов нет полномочий в рамках встречной проверки производить осмотр на территории налогоплательщиков. В прошлом году Верховный суд поддержал компанию в апелляционном определении № АПЛ19-333 от 27 августа 2019 года. Однако если сделка была реальной, то вы можете пустить контролеров, чтобы они, например, убедились в наличии у вас склада для хранения товара и так далее. Обычно контролеры рвутся на территорию контрагента проверяемого лица, когда подозревают нереальность сделки. Пускать или не пускать на свою территорию контролеров — это ваше право, а не обязанность.

Разрешается не предоставлять секретные рецептуры и технологию производства.

В недавнем споре налоговики запросили у организации рецептуру алкогольных напитков, на что получили отказ. Судьи поддержали налогоплательщика, пояснив, что уникальная рецептура технологии производства не является документом, используемым для контроля за правильностью исчисления и уплаты налога, поскольку не относится ни к первичным учетным документам, ни к аналитическим регистрам налогового учета, а также не содержит расчета налоговой базы. В таком случае штраф за отказ неправомерен (постановление АС Поволжского округа № Ф06-42680/2018 от 1 февраля 2019 года).

Если вас вызывают на допрос на «нейтральной территории».

Инспекторы в праве в рамках контрольных налоговых мероприятий вызывать в качестве свидетеля граждан, которым могут быть известны какие-либо обстоятельства, имеющие значение для проводимой проверки, в том числе, директора организации-контрагента (пункт 1 статьи 90 НК РФ).

Похожие записи:

• Особенности налогообложения посреднических договоров
• Сколько в базе хранится условная судимость?
• Примеры употребления «надеюсь, у вас все хорошо» в русском