Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Найти и снять офис/склад/помещение». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Все больше компаний делают свой выбор в пользу коворкингов. Это помещения, в которых несвязанные друг с другом компании и люди могут трудиться в общем пространстве и пользоваться офисной инфраструктурой. Некоторые компании вынужденно отказываются от офисов и арендуют для персонала закрепленные или незакрепленные рабочие места в коворкинге, чтобы сэкономить на расходах и выжить в период пандемии. Другие выбирают коворкинги с прицелом на будущее, полагая, что с развитием онлайн-коммуникаций необходимость в физическом присутствии сотрудников в офисе будет снижаться и после окончания пандемии.
Что учитывать, если компания переезжает из офиса в коворкинг
Существуют различные концепции коворкингов, но объединяет их одно — они дают возможность пользоваться рабочими местами в течение определенного короткого периода времени. Места можно занять, например, на несколько часов, дней или месяцев. При размещении коворкинг обычно предоставляет клиентам пакет дополнительных услуг. Их стоимость входит в окончательную оплату.
Резидентам коворкингов, как правило, предоставляют доступ к определенной территории офисного помещения. Они могут пользоваться комнатами для переговоров и конференций, местами для отдыха и приема пищи. Также резиденты получают возможность использовать оргтехнику, которую арендодатели разместили в данном офисном пространстве.
Несмотря на привлекательность и простоту использования коворкингов, перед переездом необходимо выбрать оптимальный вариант оформления отношений с владельцем коворкинга.
Ведение бухгалтерии ИП на УСН
Бухгалтерия для ИП на УСН значительно проще, т.к. необходимо сдать всего одну налоговую декларацию в год. Срок отчётности ИП на УСН в 2023 году без работников — 25 апреля, а налог, за вычетом авансов, надо уплатить не позже 28 апреля за предыдущий год.
Вести бухгалтерию ИП при УСН Доходы 6% можно самостоятельно. На этом режиме учитываются только полученные доходы, налоговая ставка в общем случае равна 6%. По итогам каждого квартала надо заплатить авансовый платеж, который будет учитываться при расчете единого налога по итогам года.
Как вести бухгалтерию ИП при УСН Доходы минус расходы? Основной сложностью на этом налоговом режиме будет необходимость сбора подтверждающих расходы документов. Для того, чтобы налоговая инспекция приняла затраты, заявленные для уменьшения налоговой базы, надо правильно оформлять все документы. Признание расходов на УСН Доходы минус расходы практически аналогично признанию расходов для ОСНО. Это означает, что расходы должны быть экономически обоснованными и попадать в специальный перечень, указанный в статье 346.16 НК РФ.
- Обязательное ведение внутреннего и внешнего бухгалтерского учета, независимо от того, по какой системе налогообложения работает предприятие.
- Более сложная, многоступенчатая регистрация. Большой пакет документов, высокая стоимость госпошлины ∇ 4000 рублей.
- Ограниченное количество учредителей – не более 50.
- Строгая кассовая дисциплина.
- Строгий документооборот: внесение изменений в учредительные документы при смене состава учредителей, протоколирование любых внутренних хозяйственных решений и т.п.
- Высокая финансовая ответственность и штрафы для организации за различные нарушения. Например, штраф за пренебрежение контрольно-кассовой дисциплиной для ООО составляет 30000-40000 руб. (для ИП 3000-4000 руб.)
- Наличие должностной ответственности сотрудников. Согласно Кодексу административных правонарушений к ответственности могут привлечь не только непосредственно организацию, но и ее руководителей: директора и главного бухгалтера.
- Отсутствие свободного вывода доходов из оборота. Все деньги, которые зарабатывает организация, считаются ее собственностью, поэтому даже если в ООО всего один учредитель, получить прибыль он может только двумя способами. Первый: зарплата (при условии, что учредитель является сотрудником предприятия), второй – дивиденды (один раз в квартал).
- Значительно более сложная, чем у ИП процедура закрытия. Самостоятельно ликвидировать ООО не всегда возможно, поэтому часто учредителям приходится прибегать к услугам специалистов, что хоть и облегчает, но сильно удорожает процесс закрытия.
Выездные налоговые проверки?
«Я бы никого к себе домой бы не впустила» – сообщил один из наших клиентов. Это был ответ на вопрос касаемо удаленного офиса. В действительности же практически любая компания сталкивается с выездными налоговыми проверками, когда необходимо вываливать на стол целую кипу бумаг и за каждую из них отвечать перед инспектором. Если мы с вами говорим о фирме, где как такового офиса нет, то и выездных проверок автоматически не будет. Однако представителю компании по любому запросу ФНС потребуется выезжать в Ведомство, и тогда любая проверка будет проходить уже на «враждебной территории» – это тоже следует учитывать. И все же сам факт нахождения фирмы, по сути, в квартире, не может быть преградой для ее функционирования – это факт.
Когда выгоднее стать самозанятым
Это самый простой и выгодный вариант для бизнеса и если возможность выбрать его, то смело выбирайте. Вот только подходит он далеко не всем, а только мелким бизнесменам, которые работают в одиночку.
Ограничений довольно много:
- нельзя нанимать сотрудников по трудовым договорам;
- нельзя иметь доход больше 2,4 млн руб. в год;
- продавать можно только свои товары, но не чужие. Вы можете шить кукол, делать табуретки или печь тортики и всё это продавать, но не получится открыть магазин с чужими товарами, которые вы просто перепродаёте. Так же нельзя продавать подакцизные товары и подлежащие обязательной маркировке;
- нельзя оказывать услуги бывшим работодателям, если после увольнения не прошло двух лет;
- нельзя работать как агент.
Что лучше выбрать для интернет-магазина: индивидуальное предпринимательство или общество с ограниченной ответственностью
Обе организационно-правовые формы имеют как плюсы, так и минусы, выбор приоритетной осуществляется с учетом вида деятельности, прогнозируемого оборота, количества наемного персонала. Если предприниматель открывает интернет-магазин в одиночку и планирует привлечь минимальное количество сотрудников, то хорошим решением станет ИП. Форма отличается упрощенным налогообложением с выгодными ставками, ее достаточно для обычного интернет-магазина по реализации товаров массового спроса и работы на маркетплейсах.
В случае открытия компании с партнерами или друзьями лучше выбрать общество с ограниченной ответственностью. ООО стоит регистрировать в случае, если компания будет продавать продукцию, недоступную для ИП, нуждается в формировании благоприятной репутации для привлечения инвесторов, начнет производить товары самостоятельно. Необходимо сопоставлять прогнозируемую доходность с формами налогообложения для индивидуальных предпринимателей и ООО.
Особенности субаренды офиса
Много вопросов всегда вызывает субаренда офиса, то есть случай, когда вы арендуете помещение не у собственника, а у другого арендатора. Именно при субаренде важно учитывать особенно большое количество нюансов и быть ещё более осторожным, чем обычно.
Во-первых, именно в субарендных договорах чаще всего возникают ситуации, когда арендодатель не имел права сдачи помещения в субаренду. Свой договор с владельцем недвижимости он, само собой, не захочет показывать, чтобы не раскрывать своих «финансовых показателей».
Кроме того, довольно распространена простая мошенническая схема, когда некто снимает помещение на месяц, сдаёт его в субаренду нескольким разным людям и исчезает навсегда, собрав с каждого по два арендных платежа. Единственные способы обезопасить себя – всё-таки связаться с владельцем помещения или добиться ознакомления с правоустанавливающими документами.
Учитывайте, что если собственником недвижимости является Госкомимущества или помещение находится в федеральной собственности, договор субаренды в обязательном порядке подлежит государственной регистрации. В остальных случаях регистрации подлежат только договоры аренды (или субаренды), заключённые на срок свыше одного года.
Несмотря на сказанное, к договорам субаренды офисных помещений на короткий (до года) срок всё равно есть дополнительное требование. По закону такой договор должен быть согласован с собственником. В правом верхнем углу каждого из экземпляров документа должна стоять соответствующая виза («СОГЛАСОВАНО», «РАЗРЕШАЮ» или «НЕ ВОЗРАЖАЮ») с печатью владельца помещения и подписью уполномоченного им лица.
Как снизить налоги от стоимости покупки, немного лайфхаков
Снижение налогов при расчете КП доступно не по всем видам расходов. Чтобы налог снижался, эти расходы важно экономически обосновать. А значит покупка не должна противоречить деятельности, как вариант – стать источником прибыли в будущем.
Например: Если ИП занимается продажей постельного белья и приобретает товар, используя карту – это прямые затраты текущей деятельности предпринимателя. Любые покупки, оправдывающие деятельность – периферийные устройства, канцелярия и даже предметы офисной мебели оправданы, как покупки, за которые можно расплатиться КП.
Даже если предприниматель расплатится за приобретение Айфона или Айпада, используемых для ведения и структурирования бизнес-процессов – такая покупка оправдана.
Поэтому, если будет принято решение приобрести офисного кота – его не примут к учету, так как наличие животного в офисе не будет увеличивать число потенциальных клиентов.
Что такое фирма и какие виды фирм бывают?
Фирма – это юридически оформленная, официально зарегистрированная единица предпринимательской деятельности, которая свои коммерческие интересы реализует посредством производства и продажи товаров и услуг.
У термина «фирма», существуют слова синонимы: предприятие, компания, также это может быть любая коммерческая организация или любая деловая организация.
Как правило, произнося слово «фирма» мы подразумеваем юридическое лицо организационно-правовых форм – ООО, ОАО, ЗАО. Три вышеперечисленных вида фирм во многом схожи, но у каждой есть свои значительные отличия, которые мы далее рассмотрим.
Также существует всем нам хорошо известная организационно-правовая форма для ведения бизнеса – «Индивидуальный предприниматель», которую также довольно часто простые обыватели называют «фирма». Но несмотря на то, что ИП часто называют фирмой, это не совсем правильно, поскольку как мы указали чуть выше, фирмой можно называть юридическое лицо, а ИП – это физическое лицо, зарегистрированное в установленном законом порядке с целью ведения предпринимательской деятельности.
Обратите внимание! Согласно действующему законодательству к фирмам относятся только юридические лица (статья 48 Гражданского кодекса РФ).
Тем временем, в сознании граждан постсоветского пространства, укоренился стереотип того, что любое коммерциализированное предприятие может носить гордое название «Фирма».
В особенности слово фирма было крайне популярно и престижно в 90-х и чуть менее 2000-х годах. Почти всех, кто в то время открывал своё дело и занимался любой, даже самой мелкой коммерческой деятельностью называли бизнесменами и говорили, что у него своя фирма. Например, так: «Петь, слыхал, а Михалыч куртками торгует, свою фирму открыл?!».
Тем не менее, когда в разговоре упоминается слово фирма, то это имеет отношение к юридическим лицам коммерческой направленности, а ИП называть фирмой не совсем корректно.
Ну, а если кратко и более ёмко без всяких отступлений и предисторий, то в экономической теории фирма – это юридическое лицо коммерческой направленности, владеющее и управляющее одним или несколькими предприятиями, которые используют различные ресурсы для производства товаров и/или услуг с целью получения прибыли.
Теперь Вы знаете, какую организационно-правовую форму для ведения коммерческой деятельности можно называть словом фирма, значит, можем переходить к рассмотрению наиболее распространённых видов фирм. Как всегда кратко, не устраивая экономический ликбез по всем существующим видам фирм, рассмотрим только те, которые имеет смысл регистрировать как среднестатистическому гражданину РФ для ведения предпринимательской деятельности, так и бывалому бизнесмену.
Почему ООО избегают взаимодействия с ИП
Ответ на этот вопрос кроется за двумя причинами – психологическими (общепринятыми) и экономическими (расчётными). В первом случае – существует недоверие к коммерсантам, так как ими обычно становятся начинающие неопытные бизнесмены, которые в любой момент могут оставить свой бизнес. Следовательно, степень доверия к ним ниже, нежели к подобным компаниям на общем режиме.
Во втором случае ООО отталкивает от ИП:
- применение специальных режимов (УСН, ЕНВД, ПСН), которое влечёт за собой невозможность вычета НДС для компаний, которые с ними взаимодействуют;
- неприменение ККТ,
- отсутствие расчётного счёта в банке;
- отсутствие бухгалтера;
- отсутствие печати.
Однако, для преодоления первого возражения, важно помнить, что ИП, при всей простоте «сворачивания» своей деятельности и меньшей ответственности перед ИФНС, отвечают по финансовым обязательствам своим имуществом, а не уставным капиталом, что намного рискованнее. Также, при регистрации ИП, используется паспорт и прописка, а это дополнительная гарантия того, что физическое лицо не пропадёт бесследно. Кстати, судебные споры с физическим лицом гораздо проще проходят для ООО, чем аналогичные споры с юридическими лицами.
Сложности работы с ООО для ИП и варианты взаимодействия
Зачастую ООО, при выборе поставщика или покупателя, приоритетно выбирает «себе подобного» (контрагента на ОСНО), однако отказ от ИП не способен гарантировать успешное развитие бизнеса. Современный рынок устраняет подобную дискриминацию ИП перед прочими ООО. Тем более что ИП на специальном режиме может привлечь ООО на общей системе налогообложения при применении первым следующих схем (смотри таблицу 1).
Таблица 1 – Варианты взаимодействия ИП и ООО:
| № | Вариант взаимодействия | Особенности |
| 1 | Сфера сотрудничества «без НДС» | Варианты услуг от ИП: ремонт, услуги отделки, услуги аудитора, курьера, аутстаффинг (аутсорсинг), аренда небольших помещений, услуги обучения сотрудников.
*Если ИП на патенте, то при таких взаимодействиях он не теряет права на патент |
| 2 | Уникальность поставщика — ИП | У ИП нет конкурентов в данном сегменте рынка (местного), следовательно, ООО не приходится выбирать.
*Данный вариант может быть особенно выгоден для компаний, если услуги местного поставщика составляют маленький процент его оборота |
| 3 | ИП может выставить счёт с НДС
(необходимо доказывать в суде) |
В этом случае подаётся налоговая декларация, но одновременно с этим возникают проблемы возврата такого НДС, что зачастую ведёт к судебным спорам, хоть и положительным для ООО. |
| 4 | Переход ИП на общую систему или открытие ООО | Некоторые ИП на УСН, ЕНВД, ПСН, чтобы охватить больший спектр клиентуры открывают ООО при закрытии или сохранении ИП. |
| 5 | Снижение коммерсантом цены на сумму не менее суммы НДС | Этот вариант является наиболее выгодным, особенно если ООО покупает товар «для себя», не для перепродажи. Для того, чтобы понять, как это происходит, если ООО – посредник смотри в таблице 2. |
Главное, чем отличается ИП от ООО – степень ответственности. ИП – это не юридическое лицо, а сам человек, ведущий бизнес. Он может свободно распоряжаться заработанными деньгами, тратя их по своему усмотрению. Однако в этом заключаются и практически все минусы ИП, отличающие его от ООО: в случае проблем в делах предприниматель обязан отвечать всей другой своей собственностью. Разделение денег на «личные» и «бизнеса» у предпринимателя очень условны.
К плюсам ИП можно отнести следующие моменты:
- Проще оформить ИП, а не ООО. Если, например, для этого обратиться в МФЦ, даже госпошлину платить будет не надо. Достаточно написать заявление и предъявить паспорт.
- У ИП больше режимов налогообложения: УСН, ОСНО, ПСН. Также к упрощенной предпринимательской деятельности можно отнести НПД.
- Штрафы за любые правонарушения у ИП на порядок меньше, чем у ООО. Например, за неправильное оформление чека в 2022 году ИП заплатит 5-10 тысяч рублей, а ООО – 100 000 рублей.
- В случае неудач ликвидировать ИП почти так же просто, как и зарегистрировать.
Минусы ИП:
- Даже если деятельность не ведется и нет ни одного сотрудника, нужно платить за себя фиксированные взносы на обязательное медицинское и пенсионное страхование.
- Бизнес может вести только сам предприниматель. Его невозможно продать или завещать.
- Существуют ограничения по видам деятельности, например, ИП не может основать банк.