Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформлять приходные и расходные кассовые ордера». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Унифицированного образца приходно-кассового ордера нет, поэтому каждое предприятие может разработать его форму по своему усмотрению или воспользоваться шаблоном. В последние годы распространено явление, когда предприятие, самостоятельно разработав бланк ПКО, печатают его в типографии и бухгалтеры затем заполняют его вручную. Не менее часто встречаются ситуации, когда бланк заполняется прямо на компьютере, а затем распечатывается на принтере. Таким образом, оформлять ордер можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в любом случае, он должен содержать «живые» подписи.
Порядок ведения кассовых операций
Порядок ведения кассовых операций регламентируется инструкцией ЦБ России от 04.10.93 г. «О порядке ведения кассовый операций в РФ».
Организации могут хранить в своих кассах наличные денежные средства в пределах лимитов остатка кассы, установленных банками по согласованию с руководителями организаций.
Прием наличных денег при расчетах с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.
Кассовые операции оформляются с использованием форм бланков кассовых документов, утвержденных Министерством Финансов РФ, и проводятся в следующем порядке:
- оформление первичных кассовых документов. Поступление наличных денежных средств в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером. Выдача наличных денежных средств из кассы организации оформляется расходным кассовым ордером;
- регистрация сформированных документов в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов;
- регистрация кассовых операций в кассовой книге и ежедневное выведение остатка по кассовой книге. Записи в книгу делаются в двух экземплярах;
- сдача в бухгалтерию отчета кассира с приходными и расходными кассовыми документами.
В случаях оплаты труда, выдачи депонированных сумм, выплаты пособий по социальному страхованию и т.п. кассовые операции могут оформляться платежными ведомостями без составления кассового ордера для каждого получателя. В таком случае, на основании платежной ведомости, формируется один расходный кассовый ордер на общую сумму выданных по ведомости денежных средств.
В соответствии с п. 2 Указания любое предприятие, планирующее осуществлять кассовые операции, должно установить лимит денежных средств для хранения в специально установленном руководством месте (кассе).
Лимит остатка в кассе денежных средств выводится на конец рабочего дня путем подбития итога в кассовой книге. При этом ИП и субъекты малого предпринимательства могут не устанавливать в своих кассах лимиты.
О кассовой дисциплине предпринимателей читайте в статье «Какие особенности кассовой дисциплины для ИП?».
Для определения максимально допустимого остатка наличности в кассе (лимита — Лим) используются данные о виде деятельности компании, а также берется во внимание формула:
Лим = Выр/РП × ДСб,
где:
Выр — объем поступившей за расчетный период наличности, полученной от продажи товаров/продукции, выполнения работ/услуг;
РП — расчетный период, измеряемый в рабочих днях, на протяжении которого предприятие будет накапливать наличность (для юрлиц — не дольше 92 дней);
ДСб — периодичность сдачи денег в банк (например, если деньги сдаются раз в два дня, то показатель равняется 2).
Второй способ расчета лимита остатка кассы смотрите .
Накопление денег в кассе сверх установленного лимита не допускается, кроме дней, когда производится выплата зарплаты и социальных платежей.
Для сдачи денег в банк либо инкассаторам для транспортировки в банковское учреждение на предприятии определяется особый представитель, в полномочия которого включены указанные обязанности. Такой представитель, как правило, получает полномочия после издания руководителем предприятия соответствующего приказа.
Для осуществления работы в кассе руководителем предприятия (или самим ИП) назначаются специальные ответственные работники — кассиры, в обязанности которых входит работа с наличностью и обеспечение исполнения всех установленных кассовых норм. С перечнем своих должностных обязанностей каждый кассир знакомится под роспись.
Документальное оформление кассовых операций
При поступлении наличности используются кассовые ордера, заполняемые по ф. 0310001; при расходе — расходные ордера по ф. 0310002. При этом ИП могут не оформлять кассовые документы (ордера) и регистры (кассовую книгу), как упомянуто в пп. 4.1, 4.6 Указания.
Оформление кассовых документов возлагается на главбуха, а также на бухгалтера, кассира, иное лицо (должностное или физлицо, которому доверено ведение бухучета), в обязанности которого входит ведение кассовых операций. Руководитель оформляет кассовые документы в том случае, если нет в штате (на рабочем месте) главбуха, кассира или другого уполномоченного на ведение кассовых операций лица (п. 4.2 Указания).
Документы по кассе подписывают главбух или уполномоченный бухгалтер и кассир, при их отсутствии — руководитель предприятия. У кассира должна быть своя печать с реквизитами, подтверждающими проведение операций по кассе, и образцы подписей уполномоченных на подписание кассовых документов должностных лиц.
Если в штате имеется старший кассир, то факт передачи/принятия им денег кассиру/от кассира отражается в книге учета денежных средств по ф. 0310005. Каждая запись по движению средств между старшим кассиром и кассирами подтверждается их подписями.
Под кассу отводится специальное место (помещение), в котором бы можно было обеспечить сохранность как денежных средств, так и кассовых документов.
В обязанности кассира входит не только подсчет поступающей в кассу наличности, но и проверка кассового документа на соответствие образцу, наличие достоверных подписей и точность указанной суммы. Кроме того, проверяется наличие перечисленной в ордере подтверждающей документации. Наличные принимаются путем пересчета, при этом лицо, вносящее денежные средства в кассу, должно наблюдать процесс подсчета.
Учет поступающей в кассу наличности ведется в кассовой книге, оформляемой по ф. 0310004. При этом каждая запись в данном регистре делается кассиром на основании каждого кассового ордера (ф. 0310001 и 0310002). Кассир должен вывести остаток в кассе денежных средств на конец каждого рабочего дня — итоговая запись делается в ф. 0310004 и заверяется его подписью. Если на протяжении дня операций по кассе не было, то и записи в книгу не делаются.
В конце своего рабочего дня кассир должен сверить все записи, сделанные в ф. 0310004, с имеющимися кассовыми документами, вывести остаток и проставить свою подпись. Также сверку должен провести и проставить свою подпись в книге главбух или ответственный бухгалтер.
Кассовые документы и регистры могут быть оформлены в бумажной или в электронной форме. При этом на бумажном носителе документы могут быть составлены при помощи машинописи или же заполнены от руки. Подписи на бумажных документах должны проставляться собственноручно.
В кассовые документы нельзя вносить исправления. В регистрах исправления допустимы, но необходимо, чтобы была проставлена дата исправления, а также инициалы и подпись сотрудника, вносящего исправления.
Для оформления кассовых документов и регистров в электронном формате используются специальные технические средства для обеспечения защиты записей от несанкционированных исправлений и искажений информации, а также для идентификации ответственного лица. После проставления на таких документах цифровой подписи их исправление уже недопустимо.
Штрафные санкции за отсутствие ПКО
Отсутствие или ненадлежащее оформление первичных кассовых документов, к которым, в частности, и относится приходный кассовый ордер, может повлечь для налогоплательщика штрафные санкции в соответствии со ст. 120 Налогового кодекса Российской Федерации.
Так согласно этой статье грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения, влечет взыскание штрафа в размере десяти тысяч рублей.
При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается отсутствие первичных документов, в том числе первичных кассовых документов.
Также отсутствие первичных кассовых документов у организации-покупателя может стать основанием в отказе налогового органа признать указанные расходы организации в целях налогообложения прибыли или единого налога в соответствии с упрощенной системой налогообложения (объект налогообложения — доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов).
ПКО подписывает кассир, а также главный бухгалтер, либо бухгалтер.
Однако, кроме бухгалтера подписать кассовый документ может и любой другой сотрудник. Для этого на него издается приказ. Если бухгалтер в организации не предусмотрен, то вместо него подписывает ПКО руководитель компании и кассир.
Если в организации не предусмотрены кассир и бухгалтер, то руководитель (или предприниматель) один подписывает кассовый документ.
Частым вопросом у заполняющих ПКО сотрудников является место для печати. Считается, что печать должна стоять как на отрывной квитанции, так и на самом ПКО, который остается в организации. Но следует иметь ввиду, что согласно Постановлению Госкомстата №88 печать должна стоять на бланке в месте «М.П.». Так как «М.П.» стоит в отрывной части ПКО, следовательно и печать должна стоять только на квитанции.
Печать для этого можно использовать специальную, а не основную печать организации. Например, печать с надписью «ДЛЯ ДОКУМЕНТОВ» или «ДЛЯ КАССОВЫХ ДОКУМЕНТОВ».
Отказаться ставить печать на ПКО могут только организации, которые ее не используют в соответствии с уставными документами. В том случае, если печать в организации используется, не ставить ее на ПКО нельзя, так как данный бланк предусматривает ее наличие.
Нужно ли ставить печать на расходном кассовом ордере?
Порядок заполнения расходного кассового ордера установлен указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
Исправления в кассовые документы вносить нельзя (п. 4.7 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Расходный кассовый ордер подписывается руководителем организации (предпринимателем), а также главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем (предпринимателем), кассиром. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем (предпринимателем) расходный кассовый ордер подписывается им же.
Такие правила установлены пунктом 4.3 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Предприниматели, ведущие учет доходов и расходов или физических показателей в соответствии с налоговым законодательством, вправе не оформлять расходные кассовые ордера (абз. 2 п. 4.1 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Порядок действий при выдаче денег по расходному кассовому ордеру установлен пунктами 6.1– 6.3 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и включает следующие этапы.
При этом при оформлении кассовых документов на бумажном носителе кассир снабжается печатью или штампом (например, печать с наименованием фирмы, ее ИНН и словом «Получено»). Ставя оттиск печати/штампа на кассовых документах, кассир подтверждает проведение кассовой операции.
Если же ведением кассовых операций и оформлением кассовых документов занимается сам руководитель, то, соответственно, подписывать кассовые документы должен только он.
Как мы отметили выше, прием наличных в кассу проводится по ПКО. При получении приходного кассового ордера кассир проверяет ():
- соответствие наличной суммы, указанной цифрами, сумме, указанной прописью;
- наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии – подписи руководителя) и сверяет эту подпись с имеющимся образцом;
- наличие подтверждающих документов, поименованных в ПКО.
Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом.
При этом лицо, вносящее наличность в кассу, должен иметь возможность наблюдать за действиями кассира.
Пересчитав деньги, кассир сверяет сумму в ПКО с фактически полученной суммой и, если суммы совпадают, то кассир подписывает ПКО, ставит печать/штамп на квитанции к ПКО и отдает эту квитанцию лицу, вносившему наличность. При расчетах с применением ККТ или БСО приходный кассовый ордер может быть оформлен на общую сумму принятых наличных по окончании проведения кассовых операции. Такой ПКО заполняется на основании контрольной ленты ККТ, корешков бланков строгой отчетности (БСО), приравненных к кассовому чеку, и т.д.
Дальнейшее перемещение ПКО внутри организации и его хранение зависит от правил, установленных руководителем фирмы. Храниться ПКО должны в течение 5 лет (). При выдаче наличных из кассы нужно оформить РКО.
Получив его, кассир проверяет ():
- наличие подписи главного бухгалтера/бухгалтера (при его отсутствии – подписи руководителя) и ее соответствие образцу;
- соответствие сумм, указанных цифрами, суммам, указанным прописью.
Что такое приходный кассовый ордер?
Кассир организации не может просто так принять от клиента деньги и положить их в кассу. Он обязан оформить этот процесс документально. Для этого делается приходный кассовый ордер. Этот документ дает основание для внесения денежных средств в кассу организации. К примеру, это может быть выручка от сотрудников, оплату от контрагентов или покупателей.
Если вы заинтересованы в приходном кассовом ордере, возможно, вам потребуются услуги бухгалтера. Он подскажет, как правильно оформить все операции с наличностью, составить и сдать отчетные документы в налоговую и другие фонды. Хороший бухгалтер — залог удачного бизнеса.
Приходный кассовый ордер
Оформление приходно-кассового ордера – важный элемент кассовой дисциплины. Он заполняется при поступлении наличности в кассу фирмы и всегда идет в связке с квитанцией.
Приходно-кассовый ордер может оформляться абсолютно в любых ситуациях: когда деньги поступают от учредителя, при возмещении ущерба, нанесенного сотрудниками предприятия, от реализации имущества фирмы, в качестве оплаты за товар от покупателя и т.д.
С 2014 года оформление приходно-кассовых ордеров, в связи с упрощением порядка ведения кассы в организациях, перестало быть обязательным, там не менее до сих пор этот документ имеет широкое распространение.
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
Как оформлять приходные и расходные кассовые ордера
Расходный кассовый ордер подписывается руководителем организации (предпринимателем), а также главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем (предпринимателем), кассиром. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем (предпринимателем) расходный кассовый ордер подписывается им же.
Сейчас этот перечень отменен (постановление правительства Москвы от 8 февраля 2021 г. № 65-ПП), но эту информацию целесообразно размещать на печати. Обычно кассир использует не основную печать организации, а печать для документов или кассы. Поэтому на таких печатях делают соответствующую надпись «Для документов», «Касса» или «Для кассовых документов» и т. п. (п. 6.2 распоряжения мэра Москвы от 25 августа 1998 г. № 843-РМ).
Контрольно-кассовая дисциплина для ИП и ООО
Согласно постановлению № 88 Госкомстата РФ от 18 августа 1998, регламентирующему оформление документов по кассовым операциям, это:
- ордеры – расходный и приходный, сокращенно РКО и ПКО;
- книга;
- платежная ведомость (если через ККТ рассчитываются с сотрудниками).
Зная их реквизиты, вы существенно упростите и убыстрите составление деловых бумаг. Также есть необязательные, и в их числе:
- журнал регистрации данных счетчиков;
- сами показания;
- справки-расчеты;
- акты – о возврате и переводе средств, о направлении ККМ в ремонт и так далее;
- выписки о вызове технических специалистов.
Учреждение может не использовать именно унифицированные бланки, а разработать свои, отвечающие актуальным стандартам, но оно в любом случае должно своевременно заполнять обязательные бумаги и предъявлять их по требованию проверяющих органов.
Все, что утверждено в уже упомянутом постановлении № 88, также внесено в Общероссийский классификатор ОК 011-93. Нюансы мы рассмотрим ниже, но сначала отметим, что для ИП есть определенные исключения.
Так, индивидуальные предприниматели не обязаны составлять ПКО и РКО – об этом ясно говорит НК РФ, – но могут их заполнять по желанию, для своего удобства. И практика показывает, что это стоит делать – для лучшего контроля перемещения финансов в пределах компании. В таком случае им следует соблюдать те же нормы, которые установлены ЦБ РФ и актуальны для организаций других ОПФ.
Как правильно заполнить расходный кассовый ордер
Приходным кассовым ордером (ПКО) называют документ для отчета, который оформляется при приеме кассой любой организации денежного эквивалента. ПКО является унифицированным, утвержден 18 августа 1998 г.
Есть предприятия, в которых еще придерживаются отчетности, составленной вручную, а остальные переходят на компьютеризацию всего процесса. Приходник создается только в одном варианте.
Без данного нюанса не обойтись при всех денежных операциях, ведь именно так можно подтвердить поступление наличных средств с помощью первичного документа. Вам понадобится ПКО для юридического оформления поступивших денег от всех лиц: от учредителя, при продаже имущества, при возмещении ущерба, нанесенного штатом компании, от заказчика работы, покупателя товара в виде вырученных средств.