Проживание в гостинице во время командировки нужно будет подтверждать по-новому

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Проживание в гостинице во время командировки нужно будет подтверждать по-новому». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.

Сравнение: с документами и без них

При наличии документов:

Если работник (налогоплательщик) представляет работодателю все необходимые документы за расходы на жилье, то он выплачивает работнику все, кроме суточных. К примеру: за один день работнику, находящемуся в пределах страны, он может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2022 году. Плюс расходы на дорогу и другие услуги, в том числе и за аренду жилого помещения (платный провоз багажа, услуги связи и подобные, вторичные расходы).

Если подтверждающих бумаг нет:

Если работник (налогоплательщик) не представляет бумаги, которые подтверждают расходы за жилье, так как их нет, то суммы всех представленных выше оплат проживания без подтверждающих документов в командировке незамедлительно освобождаются от какого-либо налогообложения. Остальное остается так же: в пределах страны работодатель может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2022 году. Но денег за дополнительные расходы вряд ли можно ждать, но иногда – можно.

Как подтвердить расходы в командировке

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Получить бесплатный доступ на 14 дней

Согласно постановлению правительства РФ от 29 июля 2015 года № 771, фактическое время, которое сотрудник был в командировке, определяется исходя из предоставленных сотрудником проездных документов.

В случае, если проездной документ был утерян, бухгалтерия в праве отказать в компенсации его стоимости.

Пример: Сотрудник компании утерял посадочный талон на самолет. Он летал в деловую командировку на двое суток, оплачивал билет из своих денег в расчете на компенсацию. Бухгалтерия ем отказала поначалу в выплате, так как у него не было на руках документа, подтверждающего, что полет был. В итоге сотруднику пришлось ехать в аэропорт, чтобы запрашивать документы. подтверждающие его полет.

Сотрудникам, которые отправляются в командировку на транспорте (личном, рабочем или взятым в аренду), также полагаются компенсации. Для них командировочными документами будут являться путевые листы, квитанции об оплате, счета, чеки и т п.

Зачем нужны подтверждающие документы

Документы, подтверждающие срок пребывания работника в командировке, нужны:

• работнику, чтобы он смог получить компенсацию произведенных в командировке расходов, а также для расчета суточных;
• компании, чтобы отразить такие расходы в бухгалтерском учете и учесть при расчете налогов.

Поэтому процесс отправки работника в командировку строго регламентирован.

Работодатель отправляет работника в командировку на основании приказа. Приказ компании составляют в свободной форме или по унифицированной официальной форме Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных). В приказе указывают:

• кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность, подразделение);
• куда;
• в какие даты и на сколько календарных дней;
• зачем (цель поездки);
• кто финансирует поездку (работодатель).

По возвращению из командировки работник должен представить руководителю отчет о произведенных расходах.

Для этого нужно:

• собрать все отчетные документы (договоры, чеки, посадочные талоны);
• заполнить авансовый отчет;
• если сотрудник потерял какой-либо чек, билет или посадочный талон на самолет, то ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств.

Сроки, в которые нужно отчитаться за проживание в гостинице и предъявить документы для авансового отчета

В Положении о командировках оговорены сроки и порядок составления авансового отчета. Оформлять электронный или бумажный авансовый отчет с прикладыванием необходимых документов требуется в течение 3-х суток после окончания командировки. Во избежание утери справок и чеков их можно прикрепить к стандартному листу бумаги и отдать в бухгалтерию вместе с заполненным авансовым отчетом.

Сотрудник бухгалтерии, принимая документацию, обязан убедиться в полноте объема предоставляемых документов и правильности заполнения отчета. После того, как будет подсчитана сумма расходов работника, бухгалтер сверяется с количеством средств, полученных им подотчет, и вычисляет разницу между суммами.

В ближайший выплатной день организация возвращает сотруднику то, что он потратил из собственных сбережений. В случае, если у бухгалтера возникли сомнения насчет правдивости указанных данных, он может запросить копию договора или кассовые чеки за проживание в гостинице, отеле.

Изменения по командировочным с 2020 года

Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.

Еще одно изменение, которое может скорректировать сумму командировочных в 2020 году, — это новый курортный сбор. Платеж становится обязательным с 01.05.2018 и равен 50 рублям с человека в сутки.

Платить сбор обязаны все граждане, пребывающие более 24 часов на территории Крыма, Севастопольского, Краснодарского и Алтайского краев. Причем командированные сотрудники не стали исключением. Следовательно, работники, направленные в поездку на «курортные территории», должны будут оплатить взнос.

Эксперты полагают, что оплата курортного сбора будет включена в командировочные расходы, подлежащие возмещению. Приведет ли это к увеличению норм суточных, пока неизвестно.

Отразим бухгалтерские проводки по отражению расходов на командировки в бюджетном учреждении в 2020 году.

Операция	Дебет	Кредит	Документ-основание
Выплачен аванс на затраты по командированию	0 208 12 560 — суточные 0 208 26 560 — иные расходы (проживание, проезд, прочее)	0 201 11 610 — с расчетного счета 0 201 34 610 — из кассы	Приказ на командирование работника. Приказ на выплату аванса. Платежное поручение на перечисление денежных средств на банковскую карту сотрудника, дебетовую карту учреждения. Расходный кассовый ордер на выдачу денежных средств подотчет из кассы учреждения.
Отражены произведенные расходы учреждения на оплату суточных	0 401 20 212 0 109 ХХ 212	0 208 12 660	Авансовый отчет, сданный сотрудником, проверен и утвержден работодателем. Вместе с авансовым отчетом предоставляются подтверждающие документы: билеты; квитанции по оплате гостиницы; договоры, накладные, чеки. Иная подтверждающая документация.
Отражены иные затраты на командировку	0 401 20 226 0 109 ХХ 226	0 208 26 660

Учет расходов на командировки за границей

Учет расходов по загранкомандировкам имеет свои особенности:

• лимит суточных по командировкам заграницу составляет: 700 руб. при перемещении по территории РФ и 2 500 руб. – при пересечении границы России;
• суточные, выданные в валюте, пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему в день выдачи средств сотруднику;
• если суточные выданы в рублях, а расходы произведены в валюте, они пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему на день покупки валюты. Если документ о покупке валюты утерян, берется курс, действовавший на день выдачи сотруднику аванса;
• остаток аванса, возвращенный в кассу, пересчитывается в рубли на дату возврата средств;
• перерасход, оплаченный в валюте, возмещается сотруднику в рублях с пересчетом на дату утверждения авансового отчета;
• если первичные документы, подтверждающие расходы, составлены на иностранном языке, их необходимо перевести на русский;
• часть суточных, превышающая лимит, для целей уплаты НДФЛ должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет.

Процедура предоставления отчетности

Время командировки определяется по документам, подтверждающим проезд. Они предоставляются в бухгалтерию после поездки. После возвращения в течение 3 рабочих дней необходимо представить авансовый отчет по расходам в поездке, а также отчитывается по выданному авансу. Необходимо предъявить документальные свидетельства об аренде помещения, в котором останавливался работник на время поездки.

Комплект необходимых документов и метод расчета затрат, подлежащих возмещению, устанавливаются коллективным договором, локальными нормативными актами, соглашениями предприятия. Если сотрудник компании не может предоставить отчетность, ситуация разрешается в соответствии с действующими правилами организации. При формировании отчетности по налогу на прибыль следует учитывать, что без подтверждающих документов стоимость проезда не получится включить в статью расходов (НК РФ ст. 264, 252).

Трудовой кодекс РФ в 168 статье предусматривает, что работодатель оплачивает найм жилого помещения (отеля, гостиницы, частной квартиры по договору) в случае, когда был уведомлен о выбранном отеле, типе номера или найме частного жилья, и дал свое разрешение.

Как оформить суточные для командировки

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

1. Сервисы:

Роль служебных командировок в деятельности предприятия невозможно переоценить. В этой статье поговорим об оплате и документальном оформлении командировочных расходов. 15 января 2023 Автор: Евдокимова Наталья Служебной командировкой называют поездку сотрудника организации вне места постоянной работы, с целью выполнения служебного задания, на определенный срок.

Сотрудник отправляется в поездку только на основании письменного распоряжения руководителя учреждения. Законодательно установлен порядок и правила. Так, Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 регламентирован перечень командировочных расходов (суточные в 2023 году), которые работодатель обязан возместить:

1. траты на проезд;
2. затраты на аренду жилого помещения;
3. средний заработок за дни поездки;
4. дополнительные траты, связанные с проживанием.
5. иные траты, согласованные (разрешенные) работодателем;

Норма суточных командировочных расходов в 2023 году (дополнительных трат, связанных с проживанием) закреплена в Налоговом кодексе (ст.

217 и п. 2 ст. 422 НК РФ) и равняется 700 рублей для поездок по России и 2500 рублей для загранкомандировок в сутки.

Однако организация вправе установить свой лимит дополнительных трат, связанных с проживанием, больше или меньше законодательной нормы.

Новости в командировочных расходах

06.08.2023 Отправляете сотрудника в командировку? Предупредите его о новых правилах — в 2023 году появились новые требования к чекам, посадочным талонам и отелям.

Подробности — в нашей статье.

С 1 июля 2023 года почти все организации и предприниматели должны выдавать кассовые чеки. Есть только несколько категорий компаний, которым продлили отсрочку на применение онлайн-касс.

Поэтому в большинстве случаев при оплате расходов в командировке вы должны получить кассовый чек. Если компания попала под отсрочку на установку кассы, то даже в этом случае она должна выдать вам какой-либо документ, подтверждающий оплату (это может быть квитанция или товарный чек, но со ссылкой на законодательство – по какой причине продавец может не применять кассу).Важно! Если вы производите безналичные расчеты картой, то можете не получить от поставщика бумажный чек.

В таком случае нужно распечатать полученный электронный чек.

При оплате проезда, к примеру, сотрудник может получить чек в виде QR-кода.

Чтобы по данному коду получить настоящий документ об оплате, нужно установить приложение для проверки чеков от налоговой. Приложение сканирует QR-код и выводит на экран чек, который можно распечатать.

С 1 июля 2023 года вступили в силу поправки в закон о кассах (54 Федеральный закон).

Теперь во всех чеках при расчетах от имени компании должно быть указано название компании-покупателя и ее ИНН.

Об этом сказано в статье 4.7 Федерального закона №54-ФЗ. Пример — вы покупаете что-то от имени вашей компании.

Оплачиваете эту покупку наличными деньгами или предъявляете для оплаты карту. До момента расчета нужно предупредить кассира, что вы действуете от имени компании, и попросить в чеке указать ИНН и название вашей организации. Эти реквизиты являются обязательными с 1 июля 2023 года, поэтому вопросов у кассира возникнуть не должно, но он может попросить предъявить доверенность от компании на ваше имя для совершения расчетов.

Важно! Если в чеке не будет указан ИНН и название покупателя, то принять в расходы и включить в авансовый отчет суммы по чеку все равно можно, но есть риски спора с налоговой. С начала 2023 года при авиаперелетах можно пользоваться электронными билетами и виртуальными посадочными талонами. Для подтверждения расходов на такие билеты нужно предъявить в бухгалтерию не только маршрут-квитанцию, но и сам посадочный талон.

Причем на талоне в обязательном порядке должна стоять отметка о досмотре.

Поэтому при перелетах важно заранее распечатать талон и предъявить его при посадке.

Если штампа на талоне не будет, то подтвердить факт перелета можно справкой из авиакомпании.

При отсутствии и талона со штампом, и справки подтвердить данные расходы можно и другими документами, но вот для целей включения в расходы по налогу на прибыль такие траты будут спорными и могут быть исключены налоговой при проверке. Еще одно новшество с июля 2023 года — теперь все гостиницы должны пройти сертификацию и получить свидетельство оценки категории (постановление Правительства от 16.02.2023 № 158).

Отражение расчетов по загранкомандировкам

Расчеты по оплате и возмещению расходов работника, связанных с командировкой за пределы РФ, в том числе выплата аванса и погашение неизрасходованных средств, могут осуществляться в иностранной валюте (п. 16 Положения о командировках, п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»).

Порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете расходов и расчетов с работником, связанных с зарубежными командировками, зависит от валюты, в которой выдавался аванс на командировку, и от наличия документов, подтверждающих конвертацию валюты.

На практике возможны следующие варианты выдачи аванса работнику:

• аванс выдан в иностранной валюте (наличными или путем перечисления денежных средств на личную банковскую карту работника в валюте);

• выдана корпоративная банковская карта в валюте;

• аванс выдан в рублях (наличными или перечислением денежных средств на личную банковскую карту работника);

• выдана корпоративная банковская карта в рублях.

Варианты проживания в командировке

Выбор места проживания в командировке определяется территориальным удобством, бюджетом и прочими критериями. В качестве места проживания могут выступать отели, гостиницы, служебное жилье, съемные квартиры или их часть. В случае с квартирой или комнатой возможна как посуточная аренда у сторонних арендодателей, так и проживание у знакомых или родственников командированного сотрудника.

Если сотрудник во время командировки проживает в гостинице или отеле, он получает возможность пользоваться услугами, входящими в стоимость проживания — питание, уборка номера, парковка и т.п. Не смотря на то, что такой вариант является наиболее распространенной практикой, некоторые компании всё же снимают квартиры на постоянной основе или оформляют их в собственность. Такой формат называется служебным жильем, где сотрудники компании при выполнении служебных заданий могут также временно останавливаться.

Если же речь идет о временной аренде квартиры или комнаты для командированного сотрудника, то ему для подтверждения расходов потребуется соглашение о данном способе проживания, а также договор с арендодателем, к которому должна быть прикреплена расписка хозяина о получении оплаты.

Если в населенном пункте, куда отправляется работник, проживают его родственники или знакомые, при желании он может остановиться у них. В этом случае, при условии, что сотрудник проживает бесплатно, компенсировать ничего не нужно.

Служебная поездка требуется для решения насущных вопросов для фирмы работодателя. Компания при отправлении сотрудника в поездку возмещает ему расходы, в том числе за проживание. Часто наиболее удобным вариантом для сотрудника становится гостиница, расположенная близко к месту командировки.
Гостиница по окончании размещения клиента выдает отчетные документы для командировочных с целью подтверждения факта пребывания в отеле в определенные дни. Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440 указывает, что если а в отеле не применяется контрольно-кассовый расчет, размещающая сторона обязана оформлять бланк строгой отчетности, который разрабатывается самостоятельно. Разрешено называть бланк по-разному, например ваучером или гостиничным чеком.

Какие документы должна выдать гостиница для подтверждения проживания в командировке для отчета

Помимо того, возможна ситуация, когда работодатель готов оплачивать своим сотрудникам номера в комфортабельном отеле, а самого работника вполне устраивает гостиница эконом-класса. Гостиничный чек можно оформить на подобное дорогостоящее заведение, а разницу в тратах потратить на различные личные нужды.

Услуги изготовления гостиничных чеков представляются специализированными компаниями, поэтому ответом на вопрос, где сделать чеки из гостиницы, зачастую становятся именно они. Помимо попытки экономии, подобные услуги могут быть весьма кстати при утере необходимых для отчета финансовых документов. В оформляемых подобным образом бланках будет указан весь перечень обязательных реквизитов, документация будет иметь необходимые подписи ответственных лиц, подтверждение оригинальной печатью, а также сопровождаться фискальным кассовым чеком.

Перечень для бюджетной организации

Деятельность бюджетного учреждения ограничивается массой нормативов и требований.

Нормы расходов по командировкам бюджетной организации установлены Постановлением Правительства РФ № 729 от 2 октября 2002 г.

Ограничения касаются:

1. Оплаты проживания (кроме случая, когда работнику предоставляется бесплатное помещение) — в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, — 12 рублей в сутки.
2. Суточных — в размере 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке.
3. Проезда к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) — в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами.

Проезд до места командировки ограничен по категориям транспорта:

• железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
• водным транспортом — в каюте V группы морского судна, в каюте II категории речного судна, в каюте I категории судна паромной переправы;
• воздушным транспортом — в салоне экономического класса;
• автомобильным транспортом — в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

Похожие записи:

• Как оформить льготы на услуги ЖКХ?
• Приговор по статье 128.1 УК РФ (Клевета)
• Как получить выплату за третьего ребенка в Пензе в 2023