Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как составить объяснительную о прогулах без уважительной причины». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В составлении объяснительных записок очень важно быть внимательным и не допускать ошибок. Не редко бывают случаи, когда правильные объяснения позволяют избежать наказания или же наоборот — неграмотные пояснения могут усугубить ситуацию. Даже малейшие ошибки в пояснениях могут повлечь за собой ситуации, когда всплывают несколько систематических нарушений, а значит они караются более строгим наказанием.
Можно ли отказаться писать объяснительную
Конституция РФ позволяет не давать показания против себя. И это касается не только преступлений и административных правонарушений. Тот же принцип применим и к трудовому законодательству.
Если человек считает необходимым оправдать себя, он может использовать для этой цели любые юридические методы и приводить любые пояснительные аргументы.
В том случае, когда работник полагает, что его пояснения могут ему навредить или он вовсе не имеет к этому желания, то он не обязан писать объяснительную записку.
Последствия отказа от составления объяснительной. Работник имеет право отказать писать объяснительную на любом этапе. Но вот не возникнет ли вопрос, что сотрудник что-то скрывает? Руководитель в первую очередь подумает о том, что работник всё же виновен. Ведь объяснений не поступало. В любом случае, право на защиту и объективный процесс предоставляется работнику.
Это можно истолковать так, как если бы сотрудник совершил серьезный проступок специально. И наказание в этом случае может быть более суровым, чем когда преступление было совершено правильно и без злого умысла.
Работники должны понимать, что их работодатели не могут знать, что с ними происходит, пока они не говорят об этом. Объяснительный документ — одна из форм этого исключения. Это официально, не всегда приятно и часто заканчивается назначением дисциплинарных мер. Однако серьезность этих мер зависит от предоставленных причин. И разница здесь от устного замечания до понижения в должности или увольнения.
Когда могут уволить? Уволить сотрудника за отказ написать объяснительную записку невозможно. Такие работники могут быть уволены или наказаны только за сам проступок, иными словами, за неисполнение или некорректное исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей. И сотрудник не обязан писать объяснительную записку. Но тем не менее, наказания за тот или иной проступок не избежать.
Как правильно указать неуважительную причину прогула
Если гражданин отсутствовал на работе по иным основаниям, объяснительная о прогуле работы без уважительной причины составляется по факту произошедших событий. Нецелесообразно указывать вымышленные основания, поскольку работодатель вправе запросить подтверждение событиям.
В таком случае в объяснительной необходимо указать действительную ситуацию, из-за которой вы отсутствовали на рабочем месте.
Чтобы работодатель не применил дисциплинарное взыскание или ограничился наиболее мягким наказанием, укажите:
- отсутствие умысла на длительное отсутствие. Обстоятельства бывают разными, и предугадать их результат невозможно. Случается так, что работник, осознавая риск опоздания на работу, рассчитывает на несерьезное нарушение, а по факту получается прогул;
- основания, по которым вам пришлось прогулять работу. Обстоятельства могут не носить официального характера и иметь подтверждение документом, но для работника являться значимыми. Например, срочно необходимо было купить ребенку подарок, о котором он мечтал, а подарок привезли в магазин на другом конце города. Бытовые обстоятельства имеют место быть, возможно, работодатель отнесется к сотруднику лояльно;
- намерения, с которыми совершен проступок. Например, для выполнения служебного задания требуется редкий технический прибор. Сотрудник отправился на его поиски, никого об этом не предупредив. Работодатель учтет, что работник совершил проступок для выполнения служебного задания, и не применит меры взыскания.
Этап 5. Служебное расследование
Этап, включающий служебное расследование, необходим далеко не всегда. Чаще всего он используется, если вопрос спорный и не понятно, была ли причина прогула уважительной или, скажем, работник отсутствует какое-то время, на связь не выходит, а потому не ясно, прогул это или причина пропуска работы все же уважительная. Дело в том, что дисциплинарный проступок (а прогул – это и есть дисциплинарный проступок) определяется как неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей (ч. 1 ст. 192 ТК РФ). За данное деяние работодатель имеет право применить предусмотренные той же статьей дисциплинарные взыскания – от замечания до увольнения. Причем ч. 5 ст. 192 ТК РФ требует, чтобы при наложении дисциплинарного взыскания были учтены тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.
Поэтому, если до конца не понятно, виновен ли работник в прогуле, лучше приказом создать комиссию для проведения расследования, которая составит акт служебного расследования. В нем, как правило, указывается все, что удалось установить (и хронология, и способ предъявления требования работнику о предоставлении объяснения, а также последующие события и выводы о виновности работника в проступке).
Однако если факт прогула зафиксирован актом, от работника поступила объяснительная записка или заактирован его отказ ее предоставить и ситуация вполне очевидна, проводить расследование не обязательно.
Как написать объяснительную записку на работе по поводу отсутствия на рабочем месте: образец, шаблон, примеры
Избежать объяснений перед начальством по поводу отсутствия на рабочем месте не удастся. Руководство вполне правомерно потребует написать объяснительную записку, ведь невыход на работу без уважительной причины является нарушением трудовой дисциплины.
В объяснительной записке необходимо указать причину отсутствия. Желательно, если она окажется уважительной, а еще лучше – если работник сможет предоставить документы, подтверждающие отсутствие на рабочем месте. Это могут быть справки, чеки или другие официальные бумаги с датой и временем отсутствия работника, подтвержденные подписью и печатью.
ВАЖНО: Нельзя давать ложную информацию, указывать неверные факты, ведь работодатель может проверить полученные в объяснительной данные.
Наиболее часто причиной отсутствия на работе в объяснительных указывают:
- болезнь или необходимость срочно посетить врача
- авария, поломка автомобиля
- погодные условия
- необходимость срочно устранить последствия затопления в квартире
Образец объяснительной по поводу отсутствия на рабочем месте:
- ФИО руководителя в правом углу сверху (например: «Директору ООО «Южный берег» Самуилову Александру Алексеевичу».
- Строчкой ниже – свои данные: «от бухгалтера Силиной Натальи Тимофеевны».
- Ниже по центру: «Объяснительная».
- С абзаца следующей строки: «28.02.2018 года я отсутствовала на работе в связи с тем, что у соседа сверху прорвало трубу, и моя квартира оказалась затопленной. Обнаружила я это в 8.00. Сразу же вызвала ремонтную бригаду и пыталась спасти от порчи собственное имущество. Бригада рабочих приехала через полтора часа после моего звонка, а к работе по устранению течи они приступили около 10.00. Ремонт был закончен в 13.30. Так как мой рабочий день длится до 14.00, приехать на работу я не успела. К объяснительной прилагаю справку из ЖЭКа, подтверждающую прорыв отопительной трубы и факт проведения ее ремонта».
- Последняя строка: «1.03.2018г , подпись, Силина Н.Т.»
Что будет, если отказаться от написания объяснительной записки?
Подчинённый может отказаться от предоставления объяснительной. Наказания или дисциплинарного взыскания за отказ не предусматривается законом.
Руководитель не вправе принуждать сотрудника писать объяснительную. Однако, стоит понимать, что отказ не освобождает служащего от ответственности за совершенное нарушение.
В этом случае руководитель составляет акт об отказе сотрудника в предоставлении письменных объяснений, подписанный двумя свидетелями. Запрос объяснительной – это обязанность руководства. Отказ от её написания – право работника.
Отказ от составления документа – это не всегда разумное решение. Начальство может расценить гордое молчание, как признание того, что проступок был совершён намеренно. Объяснение же причин нарушения трудовой дисциплины с прикреплёнными доказательствами невиновности могут сгладить ситуацию.
Если же конфликт уже разгорелся, несмотря на эмоции обеим сторонам стоит обезопасить свои позиции юридически. Для работодателя этой самой безопасностью может стать запрос объяснений в письменной форме, а для подчинённого – предоставление объяснительной в установленные сроки.
Обратите вниманиеСотрудник, совершивший прогул, должен писать объяснительную и нести ответственность только в случае правильного документально оформленного факта прогула. О том, как оформляется прогул и какеи есть нюансы в различных ситуациях — читайте в этой статье
Написание документа следует начать с «шапки», где указывается кому адресуется и кем составляется документ. Объяснительная пишется на имя директора предприятия, сотрудником которой является человек. Обязательно нужно указать ФИО и корректное название должности директора, а также ФИО и должность составителя документа.
Как написать записку о неявке на работу без уважительной причины?
При написании объяснительной важно соблюдать правильную структуру документа. Составлять записку можно в произвольной форме.
Важно стараться излагать мысли максимально четко, каждая фраза должна быть написана лаконично, присутствие эмоциональной окраски высказываний недопустимо.
В шапке записки указывается стандартная информация. К таковой относится:
- наименование получателя — должность руководителя, название компании;
- организационно-правовая форма учреждения.
Полное название бумаги указывается в середине следующей строки.
В основной части отражается сущность документа:
- подробное объяснение причины, по которой сотрудник отсутствовал на рабочем месте;
- исходящий номер;
- инициалы и должность составителя;
- дата передачи документа работодателю;
- подпись составителя.
Если у гражданина есть бумаги, которые могут выступить в качестве доказательства того, что прогул обусловлен уважительной причиной, их необходимо приложить к объяснительной. Факт присутствия такой документации отражается в тексте.
Оформление объяснительной
Объяснительная записка составляется в произвольной форме с соблюдением общеустановленных правил делопроизводства. В правом верхнем углу указывается должность и ФИО руководителя, должность и ФИО прогульщика.
Ниже по центру указывается название документа: объяснительная записка или просто объяснительная. Далее приводятся объяснения по факту отсутствия на работе.
В объяснительной в обязательном порядке указываются даты отсутствия, пояснения даются по каждому дню отсутствия.
В конце документа проставляется подпись и текущая дата, прикладываются подтверждающие документы и доказательства.
Составить объяснительную можно на компьютере или написать собственноручно.
Готовый документ передается ответственному сотруднику отдела кадров или руководителю согласно установленному в компании порядку.
Объяснительные не делают в 2 экземплярах для проставления отметки о вручении.
Когда от работника требуется объяснительная за прогул
Прогул — отсутствие сотрудника на рабочем месте без уважительной причины в течение четырех часов подряд или всего рабочего дня (п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Перерыв на обед не учитывается.
Трудовой кодекс трактует прогул как нарушение работником обязательств, оговоренных правилами внутреннего распорядка или трудовым договором. Доказанный факт такого нарушения не может оставаться без последствий, поскольку речь идет о несоблюдении трудовой дисциплины.
Прогул является основанием для наложения дисциплинарного взыскания даже в виде увольнения по инициативе работодателя. Это всегда конфликтная ситуация, которая может завершится судебным разбирательством. Поэтому особенно важно, чтобы процедурные нюансы, оговоренные ТК РФ, были четко соблюдены.
Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как правильно уволить закоренелого прогульщика
Если человек покинул рабочее место без согласования со своим руководителем, это считается нарушением дисциплины. В любом случае, сотруднику грозит ответственность за прогул. Способ воздействия на недисциплинированного сотрудника зависит от многих факторов. Например, это может быть частота нарушений, стаж работы, профессионализм, моральное состояние, рабочие отношения с коллективом. Взвесив все ситуации, проанализировав их, руководитель приходит к определенному решению.
Прогулы бывают разными. Например, может быть единичный случай прогула более 4 часов. Сотрудник в этом случае сделает акцент на причинах произошедшего с ним проступка. Напишет, что это явление было исключением из правил. И при вынесении решения о том, что делать с таким сотрудником, руководство принимает во внимание поведение сотрудника, предшествующее ситуации.
Если раньше работник добросовестно трудился, не был замечен в нарушениях, выполнял задания в соответствии с тем, что изложено в его должностной инструкции, руководитель может устно предупредить работника. Это называется предупреждением.
Длительный прогул подразумевает отсутствие на рабочем месте более 4 часов подряд. Необходимо своевременно оформлять прогулы. Акт об отсутствии работника необходимо составлять в срок, не позднее одного месяца с даты нарушения. Административный вид наказания может быть использован в отношении работника с момента появления документации о факте прогула.
Иногда недобросовестные сотрудники прогуливают работу в систематическом порядке. Поэтому работодатели теряют надежду на то, что работник одумается. В этой ситуации на практике руководители прибегают к исключительному виду дисциплинарного воздействия на человека. Это увольнение по статье 81 ТК. Запись об этом фиксируется в трудовой книжке.
В праздничные и выходные дни работать можно, но только по договоренности между сторонами: сотрудником и его руководителем. Факт согласия сотрудника на работу в такие дни должен быть документально зафиксирован. Если нет документа, подтверждающего выход человека в выходной день на работу, привлекать его за прогул противозаконно.
Обязан ли работник писать объяснительную
Закон не содержит императивной нормы, которая бы обязывала сотрудника писать объяснительную. Не важно, какой срок проступка: неделя прогула либо меньше. Работнику лучше написать объяснение. В особенности это актуально, если человек не смог предупредить работодателя о том, что он не придет на работу ввиду уважительных причин. Нельзя говорить о том, что работодатель готов всегда увольнять своих сотрудников. Обычно прогульщику дают еще один шанс. Но если речь идет о систематических прогулах, работника увольняют.
При выявлении прогула работодатель должен четко следовать определенному алгоритму. В частности, работодатель создает комиссию. Она должна рассмотреть факт прогула в качестве свершившегося. Далее, работодатель обязан проверить предоставленные бумаги в качестве доказательственной базы. Окончанием проверки сотрудника следует считать издание приказа, в котором будет написано, какая мера дисциплинарного воздействия будет применена к человеку.
ВАЖНО: Работодатель может выбрать по своему усмотрению форму наказания сотруднику. Но только в рамках ТК РФ. Кроме того, работодатель по своему усмотрению и внутреннему убеждению может внести запись о применении дисциплинарного взыскания в трудовую книжку, но может и не делать этого.
Правила написание объяснительной на работу
Многие работники боятся писать письма подобного рода, ведь это означает, признать свою вину за нарушения или упущения в работе. Вот на что нужно обратить внимание при составлении:
- не указывать лишней информации, не вдаваться в ненужные отступления и повествования, указывать только актуальные, достоверные и полезные сведения;
- не употреблять жаргонных или красноречивых фраз, оскорбляющих других людей, либо наоборот – превозносить другого коллегу, позицию которого поддерживает;
- указать достоверную информацию, руководство не любит работников, пытающихся переложить ответственность на своих коллег, наоборот – признание ошибки и раскаянье больше расположит к себе, чем утаивание правды;
- писать нужно аккуратно и разборчиво, постараться не допускать орфографических ошибок, в противном случае записка может вызвать лишь раздражение от прочтения.
От правильности заполнения бланка зависит окончательное решение руководства о мере наказания, например, сделают замечание, а не выговор.
Правила написание объяснительной на работу
Многие работники боятся писать письма подобного рода, ведь это означает, признать свою вину за нарушения или упущения в работе. Вот на что нужно обратить внимание при составлении:
- не указывать лишней информации, не вдаваться в ненужные отступления и повествования, указывать только актуальные, достоверные и полезные сведения;
- не употреблять жаргонных или красноречивых фраз, оскорбляющих других людей, либо наоборот – превозносить другого коллегу, позицию которого поддерживает;
- указать достоверную информацию, руководство не любит работников, пытающихся переложить ответственность на своих коллег, наоборот – признание ошибки и раскаянье больше расположит к себе, чем утаивание правды;
- писать нужно аккуратно и разборчиво, постараться не допускать орфографических ошибок, в противном случае записка может вызвать лишь раздражение от прочтения.
От правильности заполнения бланка зависит окончательное решение руководства о мере наказания, например, сделают замечание, а не выговор.
Выясняем причину неявки
Трудовой кодекс не обязывает работодателя немедленно приступать к поиску сотрудника. Но если пропавший – человек ответственный, хорошо себя зарекомендовал и живет один, рекомендуем позвонить, а при отсутствии результата – съездить к нему домой, поскольку сотруднику, возможно, нужна срочная помощь.
Если сотрудник несколько дней не выходит на работу, поиски следует активизировать. Несколько раз позвоните на мобильный или домашний телефон – велика вероятность, что сам сотрудник или его близкие смогут прояснить ситуацию. Результаты звонков изложите в докладной записке на имя руководителя организации.
При приеме на работу с согласия сотрудника получите у него все возможные адреса и телефоны, по которым можно связаться с ним или родственниками. При необходимости эта информация облегчит поиск.
Работодатель обязан запросить у сотрудника объяснения о причинах отсутствия в письменном виде (). Телефонный разговор, даже записанный на диктофон, не может служить достаточным основанием для увольнения. Однако он будет дополнительным доказательством вашей правоты. Запрос о предоставлении объяснений нужно направить отсутствующему работнику на все известные адреса, где он может находиться. Например, по месту постоянной регистрации и на съемную квартиру. Рекомендуем отправить данный запрос заказным письмом с уведомлением о вручении.
Если нет уверенности, что сотрудник отсутствует без уважительных причин, рекомендуем периодически звонить ему при свидетелях и составлять акты о результатах переговоров. Не ограничивайтесь одним письмом. Периодически (например, раз в месяц) отправляйте заказные письма с уведомлением о вручении с требованием объяснить причины неявки. Запрос объяснений также можно выслать письмом с объявленной ценностью, с уведомлением о вручении и описью вложения, указав в ней, какой именно документ отправлен работнику.
Если письмо, отправленное работнику, вернулось обратно в связи с истечением срока хранения, нельзя дать однозначный ответ на вопрос, как действовать кадровику. Сотрудник может находиться в больнице, тогда его увольнение будет незаконным.
Проектировщик Василий С. еще в апреле 2014 года стал жаловаться на плохое самочувствие и вскоре перестал выходить на работу. Связаться с ним не удалось, но от общих знакомых сослуживцы узнали, что он в больнице. Мобильный телефон проектировщика был выключен, на звонки домой родственники отвечали, что Василий не может разговаривать. Регулярные просьбы кадровика передать листок нетрудоспособности оставались без ответа, письма возвращались назад в связи с истечением срока хранения. Спустя несколько месяцев проектировщик обратился к работодателю с просьбой оказать материальную помощь на приобретение дорогостоящих лекарств. Факт обращения был зафиксирован в акте. При передаче денег Василия попросили сдать больничный, напомнив, что по нему положены выплаты. Несмотря на то что работник так и не представил листки нетрудоспособности, уволить его за прогул нельзя, и уже второй год в табеле учета рабочего времени Василию ставится код «НН».
Если уведомление о вручении письма, которым были запрошены объяснения, вернулось к работодателю с отметкой «вручено лично», но сотрудник на связь не вышел, составьте соответствующий акт. После этого работника можно увольнять за прогул (). Аналогично следует поступить, если письмо вернулось в связи с отказом адресата от получения. Помните, что увольнение за прогул является дисциплинарным взысканием и может применяться не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка ().
Но может сложиться ситуация, когда сотрудник злоупотребляет правом и таким образом демонстрирует отказ от дачи объяснений. Это не является препятствием для увольнения (ч. вторая ст. 193 ТК РФ, ).
В случае если длительное время не удается связаться ни с пропавшим сотрудником, ни с его родственниками, можно обратиться в полицию и объявить работника в розыск. Отказ в приеме заявления не допускается ( , Инструкции, утвержденной , Инструкции, утвержденной ).
Учтите, что, подав заявление в полицию, вы лишаетесь возможности уволить пропавшего работника за прогул до тех пор, пока он не будет найден. Не исключено, что спустя установленный законом срок пропавший работник будет признан судом умершим или безвестно отсутствующим, тогда вы уволите его по части первой статьи 83 Трудового кодекса.
Выдаем трудовую книжку и производим окончательный расчет
Работодатель должен ознакомить сотрудника под роспись с приказом о расторжении трудового договора и выдать в день увольнения трудовую книжку. Если сотрудник так и не появился на работе, сделайте на приказе соответствующую запись (ч. , ст. 84.1 ТК РФ). Можно дополнительно составить акт о невозможности получить подпись сотрудника и о мерах, принятых для ее получения, и подшить его в дело вместе с приказом об увольнении. Кроме того, запись о причинах отсутствия подписи работника нужно сделать в личной карточке.
Дни, пропущенные работником без уважительной причины, в стаж, дающий право на ежегодный отпуск, не включаются ().
Если работник не пришел за трудовой книжкой, отправьте ему уведомление о необходимости ее забрать или дать письменное согласие на пересылку книжки по почте (). Уточните у сотрудника адрес, на который следует выслать книжку.
В случае если сотрудник не получит трудовую книжку, она должна храниться у работодателя до востребования ( Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных ). Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации 75 лет ( Перечня, утвержденного ).
В день увольнения необходимо выплатить сотруднику заработную плату, а также компенсацию за неиспользованный отпуск (). Если сотрудник получает зарплату в кассе организации и в день увольнения он на работе отсутствовал, то выплатить соответствующие суммы нужно не позднее следующего дня после предъявления уволенным сотрудником требования о расчете (). Информацию о необходимости явиться за деньгами можно включить в уведомление о получении трудовой книжки.
В нашем неспокойном мире длительный невыход человека на работу может означать что угодно: в отпуск не пустили – так «сам ушел»; но он мог попасть и в действительно сложную ситуацию, из которой не сразу можно вернуться к привычному образу жизни. В любом случае «мертвые души» в штате организации не нужны, хотя тут еще придется разбираться в уважительности причин отсутствия. А дело это хлопотное и сложное.
Кратковременный прогул: алгоритм действий
При кратковременном прогуле работодателю, как правило, известно местонахождение сотрудника либо можно его установить (например, когда после пропуска 1 рабочего дня сотрудник вышел на работу или когда на рабочем месте он не появляется, но с ним можно связаться по телефону, электронной почте, через других сотрудников и т.д.).
Порядок действия работодателя в подобных ситуациях четко описан в ст. 193 ТК РФ. До применения дисциплинарного взыскания, коим в данном случае может являться увольнение за прогул, работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении 2 рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт. При этом непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания. Акт об отказе в предоставлении объяснений составляется за подписями присутствовавших при этом сотрудников. Также необходимо задокументировать и факт отсутствия работника в определенный день на рабочем месте путем составления акта либо собрать иные доказательства (показания свидетелей, докладные непосредственного руководителя прогульщика, выписки из журнала учета на проходной и пр.).
Если причины, приведенные работником в объяснительной по факту прогула, не признаны работодателем уважительными либо работник отказался от дачи объяснений, работодатель вправе применить дисциплинарное взыскание в виде увольнения. Приказ работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под личную подпись в течение 3 рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия сотрудника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом под подпись, то также составляется соответствующий акт.
Обязан ли работник писать объяснительную
Закон не содержит императивной нормы, которая бы обязывала сотрудника писать объяснительную. Не важно, какой срок проступка: неделя прогула либо меньше. Работнику лучше написать объяснение. В особенности это актуально, если человек не смог предупредить работодателя о том, что он не придет на работу ввиду уважительных причин. Нельзя говорить о том, что работодатель готов всегда увольнять своих сотрудников. Обычно прогульщику дают еще один шанс. Но если речь идет о систематических прогулах, работника увольняют.
При выявлении прогула работодатель должен четко следовать определенному алгоритму. В частности, работодатель создает комиссию. Она должна рассмотреть факт прогула в качестве свершившегося. Далее, работодатель обязан проверить предоставленные бумаги в качестве доказательственной базы. Окончанием проверки сотрудника следует считать издание приказа, в котором будет написано, какая мера дисциплинарного воздействия будет применена к человеку.
ВАЖНО: Работодатель может выбрать по своему усмотрению форму наказания сотруднику. Но только в рамках ТК РФ. Кроме того, работодатель по своему усмотрению и внутреннему убеждению может внести запись о применении дисциплинарного взыскания в трудовую книжку, но может и не делать этого.