Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как проходит проверка трудовой инспекции». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если инспекторы нашли нарушения, они составят предписание об их устранении в определённый срок. Устраняйте нарушения вовремя, тогда у вас будет шанс обойтись без штрафа и получить только предупреждение.
Сообщите письмом в ГИТ, что исполнили предписание и приложите копии подтверждающих документов по каждому пункту. Если этого не сделать, вам назначат повторную внеплановую проверку.
Если не можете устранить нарушение в срок, направьте в ГИТ ходатайство о продлении. Это нужно сделать не позднее, чем за 5 рабочих дней до истечения срока, который указан в предписании. В ходатайстве пропишите причины задержки и перечислите, что уже выполнили. В этом случае ГИТ может продлить срок.
Как подготовиться к проверке трудовой инспекции
Мораторий на проверки трудовой инспекции не означает, что права сотрудников можно нарушать и не выплачивать им вовремя зарплату. Работодатель обязан соблюдать законодательство. Если кто-то из персонала подаст жалобу, и прокуратура одобрит проведение внеплановой проверки, то инспекция в первую очередь запросит следующие документы:
- коллективный договор и правила внутреннего распорядка;
- табели учета рабочего времени;
- график отпусков;
- трудовые книжки, личные карточки, приказы о назначении на должность;
- документы, связанные с оплатой труда;
- больничные листы.
Внеплановые проверки работодателей
В отличие от плановых, внеплановые проверки проводятся инспекторами ГИТ в экстренном порядке, без предварительного уведомления и зачастую неожиданно для работодателей.
Исчерпывающий перечень оснований для проведения внеплановых проверок ГИТ установлен в соответствии с пп. 1, 3−6 ч. 1 и ч. 3 ст. 57 Федерального закона от 31.07.2020 № 248-ФЗ «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации». К таким основаниям относятся:
- наличие у ГИТ сведений о нарушениях, допускаемых работодателем. Например, когда в инспекцию подается жалоба/обращение о том, что действия работодателя создают потенциальную угрозу причинения вреда жизни или здоровью работников (такие сведения могут поступить от госорганов, органов МСУ, правоохранителей, частных организаций и физлиц);
- поручение Президента или Правительства РФ о проведении в отношении работодателя внеплановой проверки;
- требование прокурора о проведении контрольного мероприятия по поступившим в органы прокуратуры материалам и обращениям;
- истечение срока исполнения решения контрольного органа об устранении ранее выявленного нарушения;
- поступление от работодателя информации об устранении нарушений обязательных требований в сфере лицензирования, аккредитации, сертификации, включения в реестр, аттестации и т.д. Предмет внеплановой проверки в этом случае ограничивается оценкой устранения нарушений обязательных требований.
Новые сроки проверок трудовой инспекции с 2021 года
Как мы уже говорили выше, сроки проведения трудовых проверок по сравнению с ранее действовавшими были существенным образом сокращены.
Так, срок проведения документарной проверки по новым правилам не может превышать 10 рабочих дней (ранее указанный срок составлял 20 рабочих дней). В указанный срок не включается период с момента направления ГИТ требования представить необходимые документы до момента их представления в инспекцию.
Также в общий срок не включается период с момента направления работодателю информации о выявлении ошибок и противоречий в представленных документах до момента представления соответствующих пояснений (п. 46 Положения).
Одновременно вдвое (с 20 до 10 рабочих дней) были сокращены предельные сроки проведения выездных проверок работодателей. При этом новые правила отдельно оговаривают, что в отношении одного субъекта малого предпринимательства общий срок выездной проверки не может превышать 50 часов для малого предприятия и 15 часов для микропредприятия.
Если выездная проверка проводится в отношении организации, осуществляющей свою деятельность на территориях нескольких регионов, то срок проверки устанавливается отдельно по каждому филиалу, представительству или обособленному структурному подразделению организации-работодателя (п. 49 Положения).
Срок проведения инспекционного визита на одном производственном объекте (территории) составляет один рабочий день (ст. 70 Федерального закона от 31.07.2020 № 248-ФЗ).
Что же касается рейдового осмотра, то предельный срок его проведения составляет 10 рабочих дней, а проверка отдельного работодателя в период проведения рейдового осмотра не может занимать более одного рабочего дня.
Как отправлять оригиналы электронных документов?
В некоторых случаях инспекция по труду может потребовать именно оригинал. Электронный документ может быть подписан простой ЭП (ПЭП), усиленной неквалифицированной ЭП (УНЭП) и усиленной квалифицированной ЭП (УКЭП). И в зависимости от вида подписи определяется набор файлов:
-
Документ подписан работником ПЭП — отправляем 2 файла:
-
сам документ в формате .doc, .pdf или .xlsx (визуализированную копию);
-
скрин из системы работодателя, где есть информация о дате подписания и фамилиях подписантов.
-
Документ подписан работником отдела кадров УНЭП — отправляем 2 файла:
-
сам документ в формате .doc, .pdf или .xlsx (визуализированную копию);
-
файл с электронной подписью работника в формате .sig.
-
Документ подписан работником УНЭП и руководителем УКЭП — отправляем 3 файла:
-
сам документ в формате .doc, .pdf или .xlsx (визуализированную копию);
-
файл с электронной подписью работника в формате .sig;
-
файл с электронной подписью работодателя в формате .sig.
Документы, которые интересуют проверяющих
Понимать, какие документы проверяет трудовая инспекция при проверке, необходимо, чтобы своевременно проводить их внутренний аудит и не допускать в них нарушений.
В компетенцию ГИТ входит контроль соблюдения большого пласта законодательства, поэтому перечень того, что исследует трудовая инспекция во время выездной проверки, чрезвычайно широк:
- уставные документы;
- документы, касающиеся начисления и выплаты зарплат, премий;
- кадровые документы, в том числе трудовые договоры, трудовые книжки и журналы их учета, разнообразные кадровые приказы, штатное расписание, графики отпусков и многое другое;
- документы по охране труда.
А могут ли работодатели не предоставлять запрашиваемые государственным инспектором труда документы — да, могут, но только при наличии на то оснований. Например, организация вправе не предоставлять документы:
- которых у нее объективно нет и которые она не обязана иметь. Например, коллективный договор — не во всех организациях он имеется, но инспекторы нередко направляют стандартный перечень документов, на скорую руку писать договор не нужно;
- которые в ГИТ уже есть. Например, если ранее проводилась документарная проверка и соответствующие бумаги компания уже направляла;
- которые инспекторы имеют возможность получить в других государственных органах. Например, выписку из ЕГРЮЛ инспектор вправе получить самостоятельно;
- не соответствующие предмету контроля. Это правило касается внеплановых контрольных мероприятий, которые проводятся по конкретному поводу, при комплексной проверке соблюдения трудового законодательства оно не работает.
| Закон №294-ФЗ от 26.12.2008 | «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» |
| Приказ Минтруда России №354н от 30.10.2012 | «Об утверждении административного регламента исполнения федеральной службой по труду и занятости» |
Порядок выполнения контроля
Законодательство устанавливает определенные требования к инспектору и ходу выполнения им своих обязанностей. По ст. 360 ТК, уполномоченный служащий может предварительно извещать предприятие о своем визите, если посчитает, что такое уведомление не повлияет на качество и эффективность контроля. Закон, таким образом, не предписывает в обязательном порядке предупреждать о предстоящем мероприятии. Тем не мене на практике, как правило, уполномоченные лица уведомляют руководство производства заранее. После получения уведомления, перед тем как пройти проверку трудовой инспекции, начальнику предприятия следует удостовериться в том, что все акты составлены в соответствии с законом, ведется необходимый учет, соблюдаются требования. Появившись на предприятии, должностное лицо обязано предъявить соответствующее удостоверение, а также распоряжение (приказ) о выполнении процедуры в конкретной организации. В случае возникновения сомнений руководитель вправе позвонить в Инспекцию труда, чтобы удостовериться в том, что служащий действительно был направлен. После подтверждения факт начала контроля должен быть зафиксирован в соответствующем журнале.
Периодичность проведения внеплановых проверок не оговорена законодательством. Они могут быть инициированы в следующих случаях:
- согласно заявлению сотрудников, на предприятии имеют место нарушения, предусмотренные ТК РФ;
- от работников поступил запрос проанализировать рабочую обстановку на соответствие нормам законодательства;
- возникла ситуация, создающая угрозу для здоровья сотрудников;
- размер заработной платы ниже установленного законодательством;
- оплата труда производится несвоевременно или же частично;
- истек срок для выполнения предписания, выданного организации во время предыдущей проверки (п. 2 ст. 10 ФЗ № 294 от 26 декабря 2008 г.);
- поступил приказ из прокуратуры.
Проверка сведений, связанных с охраной труда
Каждый работодатель должен обеспечивать своим работникам безопасные условия труда. Они прописаны в документах по охране труда, наличие которых необходимо в любой организации. Это могут быть различные инструкции, документы, подтверждающие, что с работниками проводилось обучение по охране труда. Подобного рода документы должны быть в наличии, независимо от величины организации и количестве нанятых сотрудников.
При проверке безопасности выполняемых работ инспекторы смотрят следующие условия:
- требования, связанные с обучением и инструктированием работников;
- меры безопасности при проведении работ;
- обеспечении работников средствами защиты;
- организация и проведение аттестации рабочих мест по условиям труда (сейчас СОУТ), а также использования результатов АРМ (СОУТ) для предоставления льгот и компенсаций работникам, проведения периодических медицинских осмотров и др.
Что делать при документарной проверке
1. Подготовьте документы. Инспектор сам собирает документы для проверки в Роструде, но, если чего-то не будет хватать, вам пришлют запрос вместе с копией приказа о плановой проверке. У вас есть десять дней на то, чтобы ответить. Роструд не может требовать у вас документы, которые касаются других ведомств, например, Роспотребнадзора или налоговой.
Если после вашего ответа опять окажется, что чего-то не хватает, инспектор может отправить ещё один запрос, и у вас снова будет десять дней на ответ.
Если вы не предоставите документы, Роструд составит акт о невозможности проведения проверки и приедет с выездной проверкой.
2. Следите за сроками. Общий срок проверки одной точки не может быть больше 20 дней. То есть второй запрос не может прийти позже, чем на десятый день с начала проверки — иначе вы не успеете ответить. Компании с филиалами в разных регионах могут проверять до 60 дней. Продлить документарную плановую проверку нельзя.
3. Проверьте акт проверки. Сотрудники Роструда составляют акт в двух экземплярах, один из них отдают вам под расписку. В акте проверки должен быть результат — список нарушений. Если нарушений нет — только список документов, которые проверил инспектор. К акту могут прилагаться различные документы. Если вы не согласны с актом или с тем, что делал при проверке инспектор, сделайте об этом запись в акте.
Вам сообщат о времени и месте вручения акта по почте, по телефону или электронным письмом. Если вы откажетесь принимать акт, его пришлют заказным письмом с уведомлением. Если вы захотите получить акт в электронном виде, Роструд отправит документ по электронной почте с электронной подписью.
Когда сотрудники инспекции по труду выявляет нарушения, то в первую очередь руководству компании объявлено предписание. Данный акт предполагает, что в установленные сроки директору следует устранить нарушения, если этого не сделать, деятельность компании будет приостановлена. Кроме того, могут применяться штрафные санкции. Мера может применяться как к самой фирме, так и к руководству, ИП.
Если имеет место нарушение трудового законодательства, то предприниматель отвечает в пределах 1 – 5 тысяч рублей, для фирм ответственность повышается до 30 – 50 тысяч. Когда данное нарушение совершается второй раз, меры наказания становятся строже. Они равняются 10-20 тысячам рублей для должностного лица, для ИП – 5-10 тысяч. Фирме придется заплатить от 50 до 100 тысяч рублей.
Если произойдет допущение человека к работе при отсутствии такого права, к примеру, когда он не оформил медкнижку, то работодателю назначают штраф в пределах 10-20 тысяч рублей. Если гражданин отрицает это, то для него санкция равна 3-5 тысячам.
Если с сотрудником не заключено трудовое соглашение, ИП платит 10 000 – 20 000 рублей, для компании штраф составляет 50 – 100 тысяч. При нарушении правил, касающихся охраны труда, штраф для предпринимателя равняется от двух до пяти тысяч рублей, для фирмы – от 50 до 80 тысяч. При повторном таком нарушении суммы вырастут. Для ИП – 30-40 тысяч рублей, для компании от ста до двухсот тысяч рублей.
Нормативное регулирование плановых проверок трудовой инспекции
Правовые основы проведения проверок Государственной инспекцией труда содержатся в следующих нормативных актах:
- конвенция Международной организации труда «Об инспекции труда…» от 11.07.1947 № 81 (далее — Конвенция МОТ);
- глава 57 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ);
- закон «О защите прав…» от 26.12.2008 № 294-ФЗ (далее — закон 294-ФЗ);
- Положение о надзоре за соблюдением трудового законодательства, утв. постановлением Правительства РФ от 01.09.2012 № 875 (далее — Положение);
- Административный регламент исполнения ГИТ функции по надзору за соблюдением трудового законодательства, утв. приказом Минтруда от 30.10.2012 № 354н (далее — Регламент);
- Методические рекомендации по планированию ГИТ в субъектах РФ мероприятий по надзору за соблюдением трудового законодательства, утв. приказом Роструда от 28.10.2010 № 455 (далее — Методические рекомендации).
Штрафы по результатам проверки
Привлечение к административной ответственности чаще всего выражается в наложении штрафа. Работодатели должны помнить, что выявленные в рамках одной проверки несколько нарушений норм законодательства о труде образуют самостоятельные составы административных правонарушений (Постановление Президиума Верховного суда РФ от 15.08.2014 № 60-АД14-16). Это означает, что по итогам одной проверки при обнаружении нескольких разных нарушений штраф будет наложен за каждое.
Вместе с тем работодатели должны знать, что выявленные в ходе двух разных проверок одни и те же нарушения могут образовывать единый состав правонарушения, а значит, штраф в таком случае должен быть только один. Подобный случай разбирал Верховный суд РФ: несколько работников пожаловались в ГИТ на нарушение их прав при сокращении. В результате двух внеплановых проверок инспекторы вынесли два отдельных постановления о привлечении к ответственности должностного лица работодателя, при этом тип правонарушения был единый. Вынося решение по данному делу, судьи подчеркнули, что однотипные нарушения должны быть включены в единый состав административного правонарушения, а значит, и штраф должен быть один, а не два. То, что штрафы выписывались по результатам двух разных проверок, и то, что пострадавшими были разные люди, судьи не посчитали фактом, позволяющим назначить двойное наказание за одно и то же нарушение законодательства о труде (Постановление ВС РФ от 01.10.2018 № 41-АД18-21).
Подводя итог, стоит сказать следующее: не стоит считать ведение кадрового делопроизводства и надлежащее оформление требований по охране труда второстепенной функцией в бизнес-процессах организации. Грамотное и аккуратное соблюдение необходимых процедур защитит компанию как от больших штрафных санкций, так и от судебных исков и иных жалоб работников.
Плановая проверка проводится по истечении трех лет с момента:
— государственной регистрации;
— окончания проведения последней плановой проверки;
— начала фактического осуществления предпринимательской деятельности.
При этом плановые мероприятия могут носить комплексный или тематический характер.
При проведении комплексной проверки осуществляется контроль по соблюдению требований трудового законодательства по комплексу общих вопросов трудового законодательства, например, по комплексу вопросов охраны труда.
При проведении проверок тематического характера проверяют выполнение того или иного раздела трудового законодательства.
К тематическим проверкам относятся проверки условий труда работников особых категорий, а также проверки по выполнению требований законодательства об оплате труда, ведению трудовых книжек, соблюдению порядка заключения коллективных договоров и внесения в них изменений и дополнений.