Положение об оплате труда. Компенсация за разъездной характер работ

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Положение об оплате труда. Компенсация за разъездной характер работ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В Трудовом кодексе про разъездной характер работы упоминается дважды. В статье 57 говорится, что условия, его определяющие, должны быть включены в трудовой договор. В статье 168.1 говорится о возмещении связанных с такой работой расходов. Однако явных признаков разъездной работы не приводится. Нет единого мнения о них и среди специалистов, хотя эта тема не первый год обсуждается представителями налогоплательщиков и властей.

1. Заработную плату начислять нужно в соответствии с установленной системой оплаты труда на основании табеля учета рабочего времени. В табеле фиксируется отработанное время водителем, включая работу в выходные дни и в ночные часы, сверхурочная работа, если водители привлекаются. В отношении водителей необходимо учитывать особенности их труда и отдыха, время управления автомобилем.
2. Водителям с разъездным характером работ или работой в пути работодатель обязан возмещать расходы, связанные с такой работой. Фиксированные суммы компенсации трудовым законодательством не установлены, как и лимит по России и зарубежью не установлен. Расходы возмещаются на основании подтверждающих документов.НДФЛ и страховыми взносами данные выплаты не облагаются, так как они признаются компенсационной выплатой, предусмотренной законодательством.
3. Размер и порядок возмещения расходов устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Ошибка: Работник не ознакомился с локальными нормативными актами компании и устроился на работу. Работодатель установил ему надбавку к зарплате за разъездной характер работ, которая оказалась меньше, чем фактически понесенные расходы.

Комментарий: Сотрудник в момент трудоустройства должен проверить, в каких документах (включая трудовой договор) закреплен порядок выплаты компенсации за разъездную работу.

Ошибка: Сотрудник не сохранил документы, подтверждающие расходы в период поездки и требует возмещения затрат от работодателя.

Комментарий: Если наниматель оплачивается фактически понесенные расходы сотрудника, ему нужны подтверждающие документы, чтобы оправдать расходы на выплату компенсации перед налоговой службой.

Оформление документов

Выше упоминалось о том, что условие о разъездном характере работы должно быть в трудовом договоре. Если договор уже заключен, к нему составляют дополнительное соглашение.

Когда разъездная работа у одного или нескольких специалистов, можно все условия прописать в договоре с каждым из них. Если же таких сотрудников много, целесообразно принять внутренние нормативные акты, в которых описать все подробности разъездной работы и выплаты компенсации за это. Трудовые функции, связанные с разъездами, нужно включить в должностные инструкции или регламенты. Тогда в трудовом договоре можно будет сделать ссылку на эти документы, а не прописывать все подробности.

В числе прочего нужно прописать, для каких должностей вводится разъездная работа, а также порядок компенсации расходов. Возместить можно затраты на проезд и проживание, суточные и полевое довольствие, а также дополнительные согласованные с работодателем расходы.

В настоящее время действующее законодательство не содержит определения понятия «разъездная работа». По мнению автора, под разъездной следует понимать работу, выполнение которой непосредственно связано с перемещениями по одному или нескольким населенным пунктам или от одного населенного пункта к другому. Кроме того, ее следует отличать от работы, выполняемой в пути, так как в первом случае работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего жительства, а во втором — не имеет.

В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, устанавливается коллективным договором, соглашениями или локальными нормативными актами учреждения.

Обратите внимание: при приеме на работу сотрудника, постоянная работа которого носит разъездной характер, работодатель обязан включить данное условие в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ).

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ). В отличие от командировок временного характера и ограниченных сроком работа, связанная с разъездами или выполняемая в пути, должна быть для работника постоянной, и это условие следует закрепить в трудовом договоре, а также в должностных инструкциях данных работников.

Согласно ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, а также работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель обязан возмещать:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
• иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, устанавливаются коллективным договором, соглашениями или локальными нормативными актами учреждения. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также определяться трудовым договором.

Как уже было сказано, в отличие от работы, выполняемой в пути, при разъездном характере работы сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего жительства. Таким образом, в данном случае у работодателя возникает обязанность возмещения только транспортных расходов. Эти затраты могут возмещаться путем:

• предоставления работнику служебного автотранспорта;
• предоставления проездных билетов (закупленных в централизованном порядке либо приобретенных работником самостоятельно);
• компенсации работнику расходов, связанных с эксплуатацией личного автотранспорта в служебных целях;
• аренды личного автотранспорта работника с выплатой арендной платы.

Компенсация работнику расходов, связанных с эксплуатацией личного автотранспорта в служебных целях

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).

На основании п. 2 Приказа Минфина России от 04.02.2000 N 16н «Об изменении предельных норм компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок» выплата компенсации работникам в учреждениях и организациях, финансируемых из средств бюджетов всех уровней, за использование ими личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок производится в соответствии с порядком и условиями, предусмотренными п. п. 1 — 6, 8 и 9 Письма Минфина России от 21.07.1992 N 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок» (далее — Письмо N 57).

Согласно указанным пунктам компенсация выплачивается работникам учреждений за использование ими для служебных поездок личных легковых автомобилей. Выплата производится в тех случаях, когда их работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями. Компенсация за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля иностранной марки выплачивается в размере, соответствующем его классу.

Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя учреждения, в котором установлены ее размеры.

Единый социальный налог

Согласно п. 1 ст. 236 НК РФ объектом налогообложения для налогоплательщиков, производящих выплаты в пользу физических лиц (к ним относятся и бюджетные учреждения), признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые налогоплательщиками в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям), а также по авторским договорам.

К выплатам и вознаграждениям, производимым налогоплательщиком в пользу физических лиц, относятся:

• заработная плата;
• премии и вознаграждения;
• надбавки и доплаты (за выслугу лет, стаж работы, совмещение профессий, работу в ночное время и т.д.);
• выплаты, обусловленные районным регулированием оплаты труда (за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним районах, пустынных и безводных местностях, высокогорных районах);
• оплата (полная или частичная) организацией за своего работника товаров (работ, услуг, имущественных или иных прав);
• выплаты и вознаграждения в натуральной форме.

Если бюджетное учреждение производит выплаты в пользу работников за счет средств, полученных от осуществления приносящей доход деятельности, и они не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, то данные выплаты не будут облагаться ЕСН и взносами на ОПС на основании п. 3 ст. 236 НК РФ.

Согласно п. 1 ст. 237 НК РФ при определении налоговой базы налогоплательщиками, производящими выплаты физическим лицам, учитываются любые выплаты и вознаграждения (за исключением сумм, указанных в ст. 238 НК РФ), вне зависимости от формы, в которой они осуществляются, в частности полная или частичная оплата товаров (работ, услуг, имущественных или иных прав), предназначенных для физического лица — работника.

Ошибка №1: Гражданин работает не официально и претендует на выплату компенсации

Комментарий: К сожалению законодательством не запрещено трудоустройство, которое подразумевает неофициальное оформление. Это одна из распространенных нарушений, так как важным условием является трудоустройство официально. Профессия дальнобойщик не может быть подработкой, поэтому должна оплачиваться не только заработная плата, но и компенсация если таковая должна быть.

Ошибка №2: Руководителю выгодно не оплачивать компенсацию, правда ли это утверждение?

Комментарий: Достаточно спорное мнение о том, что руководителю выгодно не производить компенсацию за разъездной характер работы.

Надбавка за разъездную работу

Под надбавкой за разъезды по работе подразумевают доплату к заработной плате, которую сотрудник получает именно за связанные с ней неудобства. Она выплачивается с целью мотивировать работников, согласных ради повышенной зарплаты исполнять более сложные трудовые обязанности, проводя большую часть рабочего дня в дороге.

Трудовой кодекс не обязывает работодателей платить надбавку разъездным подчиненным, позволяя ему самому определять необходимость такой выплаты и ее размер (149-я статья ТК РФ). Однако, беря сотрудников на работу, изначально предполагающую активное перемещение в пространстве, компания должна отметить это в трудовом договоре. Закон предписывает указывать в контракте режим работы, если он отличается от обычных правил работы.

Здесь же, в договоре, по инициативе организации или ИП, прописывается, что гражданину полагается надбавка за разъездной характер работы, и устанавливается ее размер. В иных внутренних документах компании определяется, работа на каких должностях является разъездной, и каков порядок ее оплаты.

Сотруднику следует учесть, что подписав контракт, в котором о доплате ничего не говорится, он не вправе затем требовать себе повышенную оплату. Настаивать на ней можно до подписания договора с работодателем, аргументируя особыми, более тяжелыми условиями труда. Но если на документе уже стоит подпись подчиненного, значит, он согласился с тем, что ему предложили – работать без надбавки.

Компенсации сотрудникам с разъездным характером работы

Компенсациями считаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ). Сюда входят:

• расходы по проезду (напр., расходы на проезд, стоимость ГСМ для сотрудников, использующих личный транспорт);

• найму жилого помещения (напр., оплата гостиницы);

• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные1, полевое довольствие);

• иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя (оплата мобильной связи и др.).

На компенсации сотрудникам за разъездной характер работы страховые взносы не начисляются, поскольку такие выплаты не признаются объектом обложения страховыми взносами (см. Письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 19.04.2017 г. № 03-04-06/23538).

«На основании положений абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей».

Компенсационные выплаты, о которых мы говорим, установлены ТК РФ, – ст. ст. 164 и 168.1.

Если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер, и это отражено в трудовом договоре, локальных нормативных актах, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, не подлежат обложению страховыми взносами в размерах, установленных локальными нормативными актами или трудовым договором, — делают выводы сотрудники Департамента.

Та же ситуация – с НДФЛ (см. уже упоминавшееся выше Письмо от 19.04.2017 г): на основании п. 3 ст. 217 НК РФ компенсации работникам с разъездным характером работы не являются объектом налогообложения, – при условии, что размеры этих компенсаций также установлены надлежащим образом – на основании, как уже говорилось, коллективного или трудового договоров, соглашения, локального нормативного акта компании).

Иногда чиновники считают компенсации за разъездной характер частью заработной платы, ссылаясь на определение заработной платы, данное ст. 129 ТК РФ. По результатам таких проверок работодателям начисляют штрафы, пени и доначисляют взносы. Подобные решения оспариваются в судах, при этом последние встают на сторону работодателя — компенсация за служебные расходы не является оплатой труда.

Согласно положениям статьи 168.1 ТК работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения указанных расходов устанавливаются коллективным договором, соглашением, локальными нормативными актами или трудовым договором.

Если работа физлиц по занимаемой должности носит разъездной характер и это отражено в колдоговоре, соглашениях, ЛНА, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, не подлежат обложению НДФЛ на основании абзаца одиннадцатого пункта 3 статьи 217 НК в случае их документального подтверждения.

Компенсация расходов работника, чья постоянная работа имеет разъездной характер, установлена Трудовым кодексом РФ и связана с исполнением работником трудовых обязанностей. Поэтому такая компенсация страховыми взносами и НДФЛ не облагается.

Компенсация не облагается страховыми взносами по всем обязательным видам страхования (пенсионному, медицинскому, социальному, страхованию на “травматизм”) (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ “Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний”). Обязательное условие – это документальное подтверждение данных расходов.

Минфин России напомнил, что возмещение расходов работника, связанных со служебными поездками, не нужно облагать взносами и налогом на доходы физических лиц, если:

• в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре установлено, что работа носит разъездной характер;
• имеются документы, подтверждающие расходы.

При отсутствии документов, подтверждающих расходы сотрудников, теряется компенсационный характер данных выплат, поэтому указанные доходы должны облагаться страховыми взносами и НДФЛ в полном размере.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). В связи с этим к ним не применяется нормирование суточных.

Обратите внимание: затраты на выплату компенсации расходов работника в связи с основной деятельностью организации, если работа носит разъездной характер, признаются расходами по обычным видам деятельности на дату утверждения авансового отчета (п. 5, 16 Положения по бухгалтерскому учету “Расходы организации” ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н). До утверждения авансового отчета перечисленные работнику денежные средства рассматриваются как аванс и отражаются в учете в качестве дебиторской задолженности работника (п. 3, 16 ПБУ 10/99).

Работодатель с целью компенсации расходов, связанных с разъездным характером работы, может предусмотреть для своих работников выплаты в форме:

• надбавок (доплат) к заработной плате, которые являются элементами оплаты труда (ст. 129 ТК РФ);
• компенсаций по возмещению расходов, связанных с исполнением трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

Надбавку за разъездной характер работы выплачивают, если сотрудник выполняет работы, находясь всю или большую часть времени в разъездах (например, работники строительных и транспортных организаций, курьеры, экспедиторы). Как правило, такую надбавку начисляют в процентах от часовой (дневной) ставки сотрудника или его месячного оклада.

Размер надбавки, например, может быть таким: 20 процентов, если работник находится в разъездах 12 и более дней в месяце; 15 процентов, если работник находится в разъездах менее 12 дней в месяце. Устанавливать более высокие размеры надбавок нежелательно. Это может вызвать вопросы у проверяющих относительно обоснованности таких начислений.

• Стандартные налоговые вычета в 2021 году для подоходного налога 31.01.2021
• Нацбанк и СовМин РБ введут запрет на операции с валютой в Беларуси? Валютное регулирование с 9.07.2021 30.01.2021
• Новый КоАП Республики Беларусь. Текст 24.01.2021
• Зарплата в конвертах. Совещание А. Лукашенко. Наказание за серую зарплату д.б. самым жестоким! 24.01.2021
• Учетная политика 2021. Установлена обязанность представления учетной политики в налоговую ю вместе с балансом учетную политику 23.01.2021

Работник, работа которого имеет разъездной характер, имеет право на компенсационные выплаты. Во-первых, работодатель обязан компенсировать ему понесенные расходы. Эта обязанность установлена ст. 168.1 ТК РФ. Кроме того, дополнительно к этому организация может установить порядок выплаты таким сотрудником надбавки к окладу. Эти два понятия необходимо разделять и при их оформлении и выплате учитывать специфику каждого. От этого зависит порядок их учета и налогообложения. Надбавка к окладу и возмещение понесенных расходов не являются взаимоисключаемыми и могут применяться компанией одновременно.

Ее сумма устанавливается организацией самостоятельно. Порядок ее начисления прописывается в локальном нормативном акте.

В некоторых случаях процент выплаты надбавки определен на законодательном уровне. На сегодняшний день продолжают действовать некоторые законодательные акты времен СССР, регулирующие этот вопрос. Например, Постановление Совета министров РСФСР № 579 от 12.12.1978. Если профессия работника входит в перечень, утвержденный Постановлением, то размер надбавки утверждается законодательно. Например, компенсации за разъездной характер работы водителям междугородних линий составляют 1,5% от месячной ставки в сутки. В Постановлении есть оговорка о том, что их трудовая деятельность постоянно протекает в пути. Вторая часть документа рассматривает работников, систематически совершающих поездки в пределах закрепленного участка (например инженеров, контролеров, кассиров). Им полагается 20% от месячного должностного оклада.

Если законодательно размер надбавки к окладу за разъездной характер работы не установлен, то работодатель вправе установить процентную надбавку по своему усмотрению. Такое решение необходимо закрепить в ЛНА.

Статья 168.1 ТК РФ обязывает возмещать лицам, которым установлен разъездной характер работы, затраты на:

• проезд;
• найм жилья;
• допрасходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные и иные);
• иные обоснованные расходы, произведенные с разрешения работодателя.

Для выплаты компенсации необходимо наличие документов, подтверждающих произведенные расходы. Чтобы не было злоупотреблений со стороны, можно в ЛНА установить предельные размеры возмещения расходов. Кроме того, если такой категории сотрудников планируется выплачивать суточные, их размер также нужно утвердить в локальном нормативном акте. Установить сумму суточных можно в любом размере на усмотрение руководства организации.

Поскольку в разъездах трудятся гораздо больше людей, чем это закреплено законодательно, работодателям приходится закреплять их надбавки самостоятельно. Чтобы установить размер компенсации за разъездной характер работы, документы необходимо оформить следующие:

• отдельный пункт в трудовом договоре. В соответствии со статьей 57 ТК РФ, разъезды — это существенное условие труда. Работодатель должен предупредить о них заранее, а работник — согласиться или отказаться;

Трудовой кодекс РФ предоставляет работодателю право самостоятельно определять, у каких сотрудников в силу исполняемых ими должностных обязанностей разъездной характер работы. Так, если для сотрудника служебная поездка входит в ежедневные должностные обязанности, то его работа носит разъездной характер. Если это лишь эпизодические поездки, а основное время сотрудник работает в офисе, то в таком случае оформляются однодневные командировки.

Указания на характер работы должны содержаться в коллективном договоре, должностной инструкции и в трудовом договоре с работником, где должно быть также оговорено постоянное место работы, обязанности и все нюансы о размерах и порядке возмещения расходов, связанных со служебными поездками. Кроме того, в организации в обязательном порядке должны быть утверждены положения о разъездном характере работы, где необходимо перечислить должности, предусматривающие подобную работу, основания служебной поездки, все компенсационные выплаты, надбавки, состав и суммы возмещаемых расходов, а также порядок осуществления расчетов с сотрудниками (Письма ФСС РФ от 02.04.2010 N 02-03-16/08-526П, Федеральной службы по труду и занятости от 12.12.2013 N 4209-ТЗ).

Важно помнить, что существуют различия в порядке документального оформления и возмещения командировочных и «разъездных» расходов. Торговому представителю с разъездным характером работы командировочное удостоверение и приказ о командировке оформлять не следует, ему начисляется обычная зарплата, а не средний заработок, как при командировках.

Возмещение расходов на проезд торговым представителям может предполагать возмещение стоимости проездных билетов или компенсацию за использование личного автотранспорта. Порядок возмещения расходов на проезд торговым представителям с разъездным характером работы должен быть прописан в коллективном договоре, в котором также необходимо закрепить размеры возмещения. Можно оформить положение «Порядок возмещения расходов на проезд», утвердив его приказом руководителя.

Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя предприятия.

В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ компенсацию за использование личного транспорта можно относить в состав прочих расходов в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 (см. табл.).

Объем двигателя легкового автомобиля	Норматив, руб/мес.
до 2000 куб. см включительно	1200
свыше 2000 куб. см	1500

Минфин России разъяснил: в размерах компенсаций, установленных Правительством РФ, учтено возмещение всех затрат, включая износ, стоимость ГСМ и ремонта. Поэтому, если работники получают компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях, работодатель не может учесть расходы на ГСМ «повторно» — помимо сумм компенсаций, выплачиваемых за использование личных автомобилей в служебных целях (Письмо от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39239). Аналогичную позицию занимают и налоговые органы (Письмо УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776), подчеркивая, что при отсутствии работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т.п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

Компенсации не подлежат обложению НДФЛ в пределах сумм, установленных соглашением сторон (трудовым договором), но только если автомобиль принадлежит сотруднику на праве собственности (ст. 188 ТК РФ) и имеются документы, подтверждающие произведенные расходы. Если транспортное средство находится в совместной собственности супругов, а, например, муж управляет им по доверенности, выданной супругой, то суммы возмещения освобождаются от НДФЛ лишь в случае, когда автомобиль приобретен после заключения брака (Письмо Минфина России от 03.05.2012 N 03-03-06/2/49).

Суточные, надбавка, положение, приказ, как оформить

Существующие компенсации настолько невелики, что содержать на них автомобиль сложно. На наш взгляд, торговым организациям выгоднее арендовать автомобиль у своего сотрудника. Очевидным плюсом в такой ситуации будет возможность учета всех расходов на автомобиль практически без ограничений. Кроме этого, данные выплаты не подпадают под обложение страховыми взносами, поскольку не связаны с трудовыми отношениями.

Однако НДФЛ с таких выплат удержать следует. Более того, если по договору аренды транспортного средства организация выплачивает аванс, то НДФЛ необходимо удержать в том налоговом периоде, в котором были выплачены деньги, а не в периоде оказания услуги, поскольку в соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ датой фактического получения дохода будет считается день перечисления денежных средств на счет арендодателя (Письмо Минфина России от 13.01.2014 N 03-04-06/360).

Отметим, что в судебной практике нет единого мнения по вопросу удержания НДФЛ при выплате аванса. Есть судебные решения как в пользу налогоплательщиков (Постановление ФАС Уральского округа от 14.11.2011 N Ф09-7355/11), так и в пользу контролирующих органов (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 14.10.2013 N А56-72251/2012).

1. Налоговый кодекс Российской Федерации: часть вторая [принят Государственной Думой 19 июля 2000 г., N 117-ФЗ, в редакции по состоянию на 4 июня 2014 г.] // Справочно-правовая система «КонсультантПлюс»: [Электронный ресурс] / Компания «КонсультантПлюс».
2. Трудовой кодекс Российской Федерации [принят Государственной Думой 21 декабря 2001 г., в редакции по состоянию на 2 апреля 2014 г.] // Справочно-правовая система «КонсультантПлюс»: [Электронный ресурс] / Компания «КонсультантПлюс».

Работник, работа которого имеет разъездной характер, имеет право на компенсационные выплаты. Во-первых, работодатель обязан компенсировать ему понесенные расходы. Эта обязанность установлена ст. 168.1 ТК РФ.

Кроме того, дополнительно к этому организация может установить порядок выплаты таким сотрудником надбавки к окладу. Эти два понятия необходимо разделять и при их оформлении и выплате учитывать специфику каждого. От этого зависит порядок их учета и налогообложения.

Надбавка к окладу и возмещение понесенных расходов не являются взаимоисключаемыми и могут применяться компанией одновременно.

Фиксированная компенсация за разъездной характер работы

Ответ на вопрос, вынесенный в подзаголовок, нужно искать в трудовом законодательстве. Ведь именно оно определяет, из каких сумм состоит доход работника, в каких случаях ему положены помимо зарплаты какие-то дополнительные суммы.
Поездкам работника в связи с выполняемыми им трудовыми обязанностями в Трудовом кодексе РФ посвящена целая гл. 24 (ст. ст. 166 — 169 ТК РФ).
Анализ норм ст. ст. 166 и 168.1 позволяет сделать вывод, что с точки зрения трудовых отношений нужно проводить четкое различие между командировкой сотрудника, то есть разовой поездкой по заданию работодателя в другую местность, и работой разъездного характера, то есть такой ситуацией, когда сама суть должностных обязанностей сотрудника заключается в поездках (как, например, у курьера или у различных специалистов, работающих «по вызову»). Более того, Трудовой кодекс по признаку поездок в рабочее время выделяет и еще одну категорию сотрудников — тех, чья работа проходит непосредственно в пути: это могут быть водители, экспедиторы, проводники и т.п.
Далее для каждой из этих трех категорий Трудовой кодекс вводит правила по денежным выплатам. Так, при командировках работнику положено оплатить проезд в обе стороны, проживание, а также выплатить суточные и компенсировать прочие расходы, понесенные в командировке и в связи с ней (ст. 168 ТК РФ). В точности такие же правила ст. 168.1 ТК РФ устанавливает и для работников, которые трудятся в пути или чья работа носит разъездной характер. Проще говоря, им также нужно возместить расходы на проезд, проживание вне места жительства и выплатить суточные и оплатить прочие расходы.
Таким образом, по своей сути выплаты, которые получают сотрудники, работающие в пути или постоянно находящиеся в разъездах, являются обычными компенсациями (ст. 164 ТК РФ). И поэтому с точки зрения трудового законодательства ничем не отличаются от командировочных расходов.

Перейдем к следующему вопросу — какими документами подтвердить законность «разъездных» выплат. Первый и самый важный документ, который требуется оформить для того, чтобы сотрудники могли законно получать выплаты, связанные с подвижным характером работы, является трудовой договор. В нем согласно ст. 57 Трудового кодекса обязательно нужно указывать на характер работы, если он отличается от обычного. Это значит, что в трудовых договорах сотрудников, которые работают в пути или работа которых связана с разъездами, нужно на этот факт прямо указать отдельной строкой (а лучше отдельным пунктом, чтобы инспектору было проще найти).
Организации нужно также позаботиться об утверждении соответствующими приказами руководителя положений о размере возмещения сотрудникам расходов, связанных с подвижным характером работы, и о порядке такого возмещения (ст. 168.1 ТК РФ). Но это еще не окончательный список. Та же ст. 168.1 требует, чтобы работодатель отдельным приказом или распоряжением утвердил перечень работ, профессий, должностей, которым полагаются данные компенсации. Заметим, что сотрудники контролирующих органов также указывают на необходимость выполнения данных требований ТК РФ (см., например, Письмо ФСС РФ от 02.04.2010 N 02-03-16/08-526П).
После того как все названные документы оформлены, соответствующие работники с ними ознакомлены, можно производить и сами выплаты. При этом расходы на проезд и проживание обычно возмещаются не просто так, а на основании документов, подтверждающих фактически понесенные расходы. Суточные же выплачиваются в том порядке и размерах, которые утвердила организация. В случае с подвижным характером работы суточные могут выплачиваться как за общее количество рабочих дней в месяце, так и за количество дней, реально проведенных сотрудником в разъездах, если такой учет возможен (например, в случае с водителями-дальнобойщиками, экспедиторами). Как видим, в отличие от командировочных расходов порядок документального обоснования выплат в данном случае упрощен. Так, не требуется составлять отдельный распорядительный документ (приказ) каждый раз, как сотрудник отправляется в путь, не требуется оформлять ему четкое задание, а сотруднику не нужно писать отчеты.

Коль мы затронули тему налогообложения «разъездных» выплат, нельзя не остановиться на вопросах начисления страховых взносов и НДФЛ. Тут в отличие от налога на прибыль и УСН все достаточно просто. Поскольку выплаты, производимые в порядке ст. 168.1 ТК РФ, являются компенсационными и напрямую связаны с выполнением работником своих трудовых обязанностей, страховые взносы на обязательное социальное страхование на них начислять не нужно (пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ, Письмо Минздравсоцразвития России от 27.02.2010 N 406-19). При этом взносы не начисляются на всю сумму компенсации при условии, что она соответствует размерам, установленным во внутреннем нормативном акте организации (том самом приказе руководителя, о котором мы говорили в начале статьи, — п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ, ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ, Письмо ФСС РФ от 02.04.2010 N 02-03-16/08-526П).
Схожим образом решается вопрос и с НДФЛ. Раз данные выплаты являются компенсационными, то от НДФЛ они освобождены на основании п. 3 ст. 217 НК РФ. А поскольку лимитирование суточных в данном пункте введено только для командировочных расходов, «разъездные» суточные освобождаются от налога на доходы физических лиц в полном размере (Письмо Минфина России от 04.09.2009 N 03-04-06-01/230).
И в заключение еще несколько слов о важности документального оформления «разъездных» выплат. Обратите внимание, что во всех документах организации речь должна идти именно о тех выплатах, которые предусмотрены ст. 168.1 ТК РФ, то есть о компенсации проезда, проживания, прочих расходов, связанных с поездкой, а также о суточных. Именно эти выплаты будут признаваться компенсационными и освобождаться от зарплатных налогов.
Если же в документах фигурируют еще и надбавки к заработной плате за разъездной характер работы, то они уже будут лишены льготного статуса, поскольку по своей сути являются уже не компенсацией, а частью заработной платы (ст. 129 ТК РФ). А заработная плата облагается страховыми взносами и НДФЛ на общих основаниях (Письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19).

• Бухгалтерские
• Кадровые
• Юридические
• Статистические
• Экономические
• Должностные инструкции

• Основные средства
• Нематериальные активы
• Товарно-материальные ценности
• Затраты на производтво
• Денежные средства
• Расчеты с персоналом
• Расчеты с бюджетом
• Готовая продукция
• Финансовые результаты
• Капитал и резервы
• Учетная политика
• Учет и оплата труда

Характер работы – какие бывают?

В трудовом законодательстве упоминаются следующие характеры работы: подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы.

Если работодатель решил установить работнику особый характер работы, то условие об этом необходимо включить в трудовой договор. Однако работодателям стоит помнить, что необходимо не только включить в трудовой договор условие о такой специфике выполнения рабочих обязанностей, но и утвердить список работников с данным характером работы, а также условия возмещения понесенных расходов на рабочие поездки.

Перечень работ, профессий, должностей сотрудников с разъездным характером работы можно сделать приложением к Правилам внутреннего трудового распорядка, коллективному договору или утвердить приказом работодателя.

Размер компенсации расходов на дорогу

Размер компенсации устанавливается соглашением между работником и работодателем, кроме случаев, установленных законодательством.

Например, для целей налогообложения компенсация за использование личного транспорта установлена в зависимости от мощности двигателя.

Категория ТС	Размер компенсации (руб./мес.)
Легковое авто с мощностью двигателя до 2000 куб. см включительно	1200
Легковое авто с мощностью двигателя свыше 2000 куб. см	1500
Мотоцикл	600

Особенности документации

Для обеспечения контроля ежедневных перемещений сотрудников целесообразно сформировать журнал учета служебных поездок. Этот документ может находиться на хранении у руководителя соответствующего подразделения или иного ответственного работника.

Планирование и контроль единичных поездок можно осуществлять с помощью служебных записок. Сотрудник составляет ее на имя руководителя. В служебной записке работник указывает основания поездки, цели и задачи. Документ обязательно передается нанимателю для согласования.

Действующими сегодня нормативными актами не установлена единая форма служебных записок и учетных журналов. Соответственно, руководство предприятия может утвердить свои бланки. Для введения документации в оборот директор издает соответствующий приказ.

Сложности на практике

Надо, однако, сказать, что ФСС и ПФР иногда считают, что наниматель обязан рассчитывать взносы с сумм компенсаций. Аргументируют они свою позицию тем, что при разъездном характере работы надбавки и выплаты — это элементы зарплаты. Подтверждают свои доводы проверяющие фондов положениями ст. 129 ТК, в которой дано определение заработка. В результате после проверок нанимателю вменяют штрафы и пени, обязуют его доначислить взносы. Такие решения, безусловно, необходимо оспаривать. Судебные инстанции в большинстве случаев встают на сторону нанимателя, приводя следующие аргументы:

1. Возмещение за работу выплачивается с разрешения работодателя.
2. Компенсация необходима для покрытия дополнительных расходов сотрудника, которые возникают у него при выполнении трудовой функции.
3. Суммы возмещения никак не могут включаться в состав заработка, соответственно, начислять взносы не нужно.

Упрощенный документооборот

Как показывает практика, далеко не всегда командированный сотрудник может сохранить оправдательные бумаги. Бывает так, что к отчетной дате часть билетов утеряна, нет чеков с заправок, квитанций и пр. Но ведь без них сотруднику не будут возмещены расходы. Для таких случаев и предусмотрен упрощенный документооборот.

Руководитель предприятия определяет и утверждает размер надбавки за разъездной характер работы. Эта сумма должна учитывать:

1. Среднюю стоимость проезда на общественном транспорте.
2. Оплату аренды жилья.
3. Внеплановый или незначительный ремонт транспортного средства.
4. Услуги связи (мобильный телефон, факс).

Целесообразно устанавливать фиксированную доплату за разъездной характер работы водителям, экспедиторам, мерчендайзерам и другим сотрудникам, выполняющим трудовую функцию за пределами предприятия, но в границах одной местности.

Похожие записи:

• Если долг продан коллекторам, проценты насчитываются?
• Сколько стоит подать на развод в 2023 году
• Как привлечь неплательщика алиментов к уголовной ответственности