Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Переходящий отпуск в 6 НДФЛ как отразить в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При подготовке формы 6-НДФЛ бухгалтеры сталкиваются с трудностями, как отражать те или иные суммы НДФЛ, исчисленные и удержанные налоговым агентом. В статье рассмотрим, как правильно отразить отпускные выплаты в четырех различных ситуациях.
Отражения отпускных в 6-НДФЛ: примеры и порядок заполнения
На основании профстандарта каждый специалист может наметить для себя конкретные направления повышения квалификации. Для этого достаточно пройти обучение в Школе Бухгалтера. Все наши курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».
Порядок заполнения расчета по форме 6-НДФЛ утвержден Приказом ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@.
В расчете 6-НДФЛ отпускные отражаются в том периоде, в котором они фактически выплачены.
В Письмах ФНС РФ от 12.02.2016 № БС-3-11/553@, от 24.03.
2016 № БС-4-11/5106 указано, что при выплате доходов в виде оплаты отпусков налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты.
Начисленные, но не выплаченные отпускные, в расчет 6-НДФЛ не включаются. Согласно п. 1 ст. 223 НК РФ датой фактического получения дохода в виде отпускных является день их выплаты.
Дата перечисления НДФЛ с отпускных — это последнее число месяца, в котором они выплачены.
Если в 6-НДФЛ допускают ошибку (указывают данные, не соответствующие действительности), сдают корректирующий отчёт. Нужно ли это делать, если произведен перерасчет отпускных? Возможны два варианта:
- Дата начисления отпускных и пересчет относятся к одному отчетному периоду (кварталу). Тогда корректировка не сдается, потому что фактически форма 6-НДФЛ с недостоверными сведениями не сдавалась.
- Выплата отпускных и перерасчёт произошли в разных отчётных периодах (кварталах). Тогда:
Выплаты в натуральной форме в 6-НДФЛ
Доходы в натуральной форме отражают в 6-НДФЛ по общим правилам, однако есть некоторые особенности.
Такой доход может облагаться по ставке 13%, 15% или 30% в зависимости от того, кому он выплачивается и по какому основанию. Если вы выплачивали физлицам доходы, облагаемые по разным ставкам, заполняйте разд. 1 и 2 отдельно для каждой из них.
В разд. 1 НДФЛ с дохода в натуральной форме отражается, если срок его перечисления приходится на последние три месяца отчетного периода. Отразить налог нужно следующим образом:
- в поле 020 включите удержанный с таких доходов НДФЛ, срок перечисления которого приходится на последние три месяца отчетного периода;
- в поле 021 укажите срок перечисления налога;
- в поле 022 отразите сумму НДФЛ, срок перечисления которого приходится на дату, указанную в поле 021 соответствующей строки.
При необходимости заполните другие поля разд. 1.
Раздел 2 составляется на отчетную дату нарастающим итогом с начала года в отношении доходов, облагаемых по соответствующей ставке. Начиная с отчетного периода, в котором доход в натуральной форме передан физлицу, отражайте его в разд. 2 следующим образом:
- в поле 100 укажите ставку в отношении которой заполняется раздел (например, «13»);
- в поле 110 включите сумму дохода в натуральной форме;
- в поле 120 укажите количество физлиц, с начала года получивших от вас облагаемый доход, в том числе в натуральной форме;
- в поле 130 отразите общую сумму налоговых вычетов, которые вы предоставили с начала года;
- в поле 140 отразите исчисленный НДФЛ с дохода в натуральной форме начиная с отчетного периода, когда доход был передан физлицу;
- в поле 160 отразите удержанный НДФЛ с дохода в натуральной форме начиная с отчетного периода, когда налог был удержан. Если налог с него не был удержан (например, из-за того, что физлицу не выплачивались доходы в денежной форме), то в поле 160 поставьте «0» (при условии, что налог по соответствующей ставке не был удержан с других доходов).
- в поле 170 укажите НДФЛ, который не был удержан на отчетную дату.
При необходимости заполните другие поля разд. 2.
Компания выдает отпускные несколько раз за месяц
Почти все сотрудники берут по одному дню отпуска в месяц. Компания перечисляет отпускные несколько раз за месяц, а НДФЛ платит один раз — в конце месяца.
НДФЛ с отпускных компания вправе перечислять один раз в месяц. Крайний срок — последний день месяца, в котором компания перечисляла деньги сотрудникам (п. 6 ст. 226 НК РФ). Но дата получения дохода в виде отпускных — день их выдачи. На эту же дату надо удержать НДФЛ. Значит, по каждой выплате даты в строках 100 и 110 будут отличаться. Поэтому в разделе 2 заполняйте столько строк 100–140, сколько раз компания выдавала отпускные.
На примере
Сотрудники берут отпуск по одному дню в месяц. В апреле компания выдавала отпускные пять раз: — 4 апреля — 12 000 руб., НДФЛ — 1 560 руб. (12 000 руб. × 13%); — 7 апреля — 9 000 руб., НДФЛ — 1 170 руб. (9 000 руб. × 13%); — 11 апреля — 18 000 руб., НДФЛ — 2 340 руб. (18 000 руб. × 13%); — 14 апреля — 7 000 руб., НДФЛ — 910 руб. (7 000 руб. × 13%); — 26 апреля — 11 000 руб., НДФЛ — 1 430 руб. (11 000 руб. × 13%).
Крайний срок перечисления НДФЛ — 30 апреля. Это выходной, поэтому перечислить НДФЛ можно не позднее 4 мая. Компания заполнила раздел 2, как в образце 38.
Выплаты в натуральной форме в 6-НДФЛ
Доходы в натуральной форме отражают в 6-НДФЛ по общим правилам, однако есть некоторые особенности.
Такой доход может облагаться по ставке 13%, 15% или 30% в зависимости от того, кому он выплачивается и по какому основанию. Если вы выплачивали физлицам доходы, облагаемые по разным ставкам, заполняйте разд. 1 и 2 отдельно для каждой из них.
В разд. 1 НДФЛ с дохода в натуральной форме отражается, если срок его перечисления приходится на последние три месяца отчетного периода. Отразить налог нужно следующим образом:
- в поле 020 включите удержанный с таких доходов НДФЛ, срок перечисления которого приходится на последние три месяца отчетного периода;
- в поле 021 укажите срок перечисления налога;
- в поле 022 отразите сумму НДФЛ, срок перечисления которого приходится на дату, указанную в поле 021 соответствующей строки.
При необходимости заполните другие поля разд. 1.
Раздел 2 составляется на отчетную дату нарастающим итогом с начала года в отношении доходов, облагаемых по соответствующей ставке. Начиная с отчетного периода, в котором доход в натуральной форме передан физлицу, отражайте его в разд. 2 следующим образом:
- в поле 100 укажите ставку в отношении которой заполняется раздел (например, «13»);
- в поле 110 включите сумму дохода в натуральной форме;
- в поле 120 укажите количество физлиц, с начала года получивших от вас облагаемый доход, в том числе в натуральной форме;
- в поле 130 отразите общую сумму налоговых вычетов, которые вы предоставили с начала года;
- в поле 140 отразите исчисленный НДФЛ с дохода в натуральной форме начиная с отчетного периода, когда доход был передан физлицу;
- в поле 160 отразите удержанный НДФЛ с дохода в натуральной форме начиная с отчетного периода, когда налог был удержан. Если налог с него не был удержан (например, из-за того, что физлицу не выплачивались доходы в денежной форме), то в поле 160 поставьте «0» (при условии, что налог по соответствующей ставке не был удержан с других доходов).
- в поле 170 укажите НДФЛ, который не был удержан на отчетную дату.
При необходимости заполните другие поля разд. 2.
Пример формирования декларации
Дата отражения заработка – последнее число месяца, в котором он начислен. Отпускные проводятся днем их выплаты согласно письму Министерства Финансов 03-04-06-2187.
День удержания подоходного налога совпадает с числом выплаты прибыли. Срок передачи НДФЛ в казну – это последнее число месяца, где такая прибыль выплачена.
Приведем пример заполнения 6 НДФЛ.
В третьем квартале доходы выплачены в следующие числа:
- 10 июля – 25000 (налог 3250);
- 21 августа – 47000 (налог 6110);
- Подоходный налог перечислен в казну одновременно с выплатой;
- 29 сентября начислены отпускные 27616 рублей. Выплата работнику произведена в ближайший день 2 октября.
Сотрудник в апреле ушел в отпуск. Компания рассчитала и начислила отпускные 31 марта, а выдала в апреле.
Дата получения дохода в виде отпускных — день их выдачи (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Когда компания начислила отпускные, значения не имеет. Поэтому в разделы 1 и 2 расчета эти выплаты включите во втором квартале.
В строках 100 и 110 запишите дату выдачи. Крайний срок перечисления налога с отпускных — последний день месяца, в котором компания их выдала (п. 6 ст. 226 НК РФ). 30 апреля приходится на выходной день. Поэтому в строке 120 запишите ближайший рабочий день — 4 мая (письмо ФНС России от 11.05.16 № БС-4-11/8312@).
Если компания начислит отпускные в июне, а выдаст в июле, эта выплата попадет в расчет за девять месяцев.
На примере
Компания в марте начислила работнику отпускные — 12 000 руб. Деньги работнику компания выдала 4 апреля. В этот день удержала НДФЛ — 1 560 руб. (12 000 руб. × 13%). Отпускные компания включила в разделы 1 и 2 расчета за полугодие. В июне компания начислила отпускные другому работнику — 19 000 руб. Деньги компания выдала только в июле, поэтому эти отпускные отразила в разделах 1 и 2 расчета за девять месяцев. Отпускные в разделе 2 расчета за полугодие компания заполнила, как в образце 33.
Почти все сотрудники берут по одному дню отпуска в месяц. Компания перечисляет отпускные несколько раз за месяц, а НДФЛ платит один раз — в конце месяца.
НДФЛ с отпускных компания вправе перечислять один раз в месяц. Крайний срок — последний день месяца, в котором компания перечисляла деньги сотрудникам (п. 6 ст. 226 НК РФ). Но дата получения дохода в виде отпускных — день их выдачи. На эту же дату надо удержать НДФЛ. Значит, по каждой выплате даты в строках 100 и 110 будут отличаться. Поэтому в разделе 2 заполняйте столько строк 100–140, сколько раз компания выдавала отпускные.
На примере
Сотрудники берут отпуск по одному дню в месяц. В апреле компания выдавала отпускные пять раз:
— 4 апреля — 12 000 руб., НДФЛ — 1 560 руб. (12 000 руб. × 13%);
— 7 апреля — 9 000 руб., НДФЛ — 1 170 руб. (9 000 руб. × 13%);
— 11 апреля — 18 000 руб., НДФЛ — 2 340 руб. (18 000 руб. × 13%);
— 14 апреля — 7 000 руб., НДФЛ — 910 руб. (7 000 руб. × 13%);
— 26 апреля — 11 000 руб., НДФЛ — 1 430 руб. (11 000 руб. × 13%).
Крайний срок перечисления НДФЛ — 30 апреля. Это выходной, поэтому перечислить НДФЛ можно не позднее 4 мая. Компания заполнила раздел 2, как в образце 38.
Компания выдала отпускные сотруднику в мае. Но дни отдыха приходятся на май и июнь.
Дата получения дохода в виде отпускных — день, когда компания выдала деньги (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). На какие дни приходится отдых, значения не имеет. Поэтому заполняйте выплату в одном блоке срок 100–140. Компания удерживает НДФЛ с отпускных в день выдачи, поэтому в строке 110 запишите эту дату. В строке 120 поставьте крайний срок перечисления НДФЛ. Для отпускных это последний день месяца, в котором компания выдала деньги работнику (п. 6 ст. 226 НК РФ).
На примере. Компания 23 мая выдала сотруднику отпускные — 18 000 руб. В этот же день удержала НДФЛ — 2 340 руб. (18 000 руб. × 13%). Крайний срок перечисления НДФЛ — 31.05.2016. Отпуск приходится на 5 дней в мае — 28-31-го числа и 3 дня в июне — 1-3-го числа. Компания не делила отпускные между месяцами, а записала в одном блоке строк 100–140, как в образце 40.
Компания выдала отпускные двумя частями
Сотрудник уходил в отпуск с 1-го числа следующего месяца. Компания рассчитала отпускные из известных выплат и перечислила за три дня до начала отдыха. После этого пересчитала и доплатила отпускные.
Компания не может точно определить средний заработок, если работник идет отдыхать с 1-го числа месяца. Ведь в расчет отпускных компания берет выплаты за 12 месяцев, предшествующих отдыху. А отпускные обязана выдать за три дня до начала отдыха (ст. 136 ТК РФ). Поэтому отпускные потребуется рассчитать дважды и доплатить уже в следующем месяце.
Доплата — это тоже отпускные. В такой ситуации срок для перечисления НДФЛ — последний день месяца, в котором компания выдала деньги (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Также сроки оплаты налога будут отличаться, если компания задерживает отпускные. Например, часть выдает до отдыха, а остаток доплачивает в следующем месяце. НДФЛ потребуется удержать с каждой выплаты, а перечислить в последний день месяца, в котором работник получил деньги.
Средний заработок за один и тот же отдых компания покажет два раза в строках 100–140 раздела 2. А если отпускные она доплатила в следующем квартале, они попадут в расчет за девять месяцев.
На примере
Сотрудник ушел отдыхать с 1 июня.
Компания выдала отпускные 27 мая — 10 000 руб. НДФЛ — 1 300 руб. (10 000 руб. × 13%). 1 июня компания пересчитала отпускные и доплатила сотруднику 2000 руб. НДФЛ — 260 руб. (2000 руб. × 13%). Компания заполнила 6-НДФЛ, как в образце 36.
Как отразить отпускные в 6-НДФЛ
Отражение отпускных в расчете 6-НДФ вытекает из порядка заполнения самой формы. Она заполняется ежеквартально по итогам 1 квартала, полугодия, 9 месяцев и года. Кроме титульного листа расчет включает два раздела:
- Раздел 1 содержит сведения нарастающим итогом с начала года. В этот раздел попадают доходы и налоги, начисленные с начала года. Критерий – дата начисления, не имеет значение, когда налог перечислен в бюджет,
- Раздел 2 включает сведения только за отчетный квартал. Критерий для включения сведений в раздел 2 – попадание срока перечисления НДФЛ в один из трех месяцев отчетного квартала. То есть во второй раздел сведения отбираются не по дате получения дохода и удержания налога, а по сроку его перечисления в бюджет.
Для правильного отражения отпускных нужно знать порядок определения даты получения дохода, удержания налога с них и срока перечисления НДФЛ в бюджет.
Отражения отпускных в 6-НДФЛ: примеры и порядок заполнения
При подготовке формы 6-НДФЛ бухгалтеры сталкиваются с трудностями, как отражать те или иные суммы НДФЛ, исчисленные и удержанные налоговым агентом. В статье рассмотрим, как правильно отразить отпускные выплаты в четырех различных ситуациях.
На основании профстандарта каждый специалист может наметить для себя конкретные направления повышения квалификации. Для этого достаточно пройти обучение в Школе Бухгалтера. Все наши курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».
Порядок заполнения расчета по форме 6-НДФЛ утвержден Приказом ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@.
В расчете 6-НДФЛ отпускные отражаются в том периоде, в котором они фактически выплачены.
В Письмах ФНС РФ от 12.02.2016 № БС-3-11/553@, от 24.03.
2016 № БС-4-11/5106 указано, что при выплате доходов в виде оплаты отпусков налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты.
Начисленные, но не выплаченные отпускные, в расчет 6-НДФЛ не включаются. Согласно п. 1 ст. 223 НК РФ датой фактического получения дохода в виде отпускных является день их выплаты.
Дата перечисления НДФЛ с отпускных — это последнее число месяца, в котором они выплачены.
Что отличает отпускные и больничные по части НДФЛ?
В форму 6-НДФЛ наряду с обычными выплатами, облагаемыми налогом на доходы физлиц, попадают отпускные и больничные. В отличие от заработной платы, выплачиваемой через каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ), их начисляют:
- отпускные — при оформлении отпуска с выплатой не позже 3 календарных дней до его начала (ст. 136 ТК РФ);
ВНИМАНИЕ! Чтобы не ошибиться с датой выплаты отпускных и не попасть на штраф от трудовой инспекции и на проценты за просрочку выплат работникам, прочтите нашу публикацию «Если отпуск с понедельника, выдать отпускные в пятницу нельзя».
- больничные — в течение 10 календарных дней после получения от работника соответствующего документа и выплачивают вместе с ближайшей зарплатой (п. 1 ст. 15 закона РФ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29.12.2006 № 255-ФЗ»).
ВАЖНО! Работодатель с 2021 года оплачивает только первые 3 дня больничных и некоторые пособия. Остальные выплаты осуществляет ФСС напрямую, т.к. с 2021 года по всей России действует пилотный проект.
При различиях в сроках начислений и выплат для отпускных и больничных существуют одинаковые правила для определения:
- даты признания дохода полученным для целей расчета НДФЛ — он соответствует дате выплаты дохода (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ);
- срока для уплаты НДФЛ — ей является последняя дата месяца, в котором сделаны выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).
В части последнего срока отпускные и больничные отличаются от всех прочих доходов, НДФЛ с которых должен платиться не позже первого рабочего дня, наступающего за днем выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Из-за этой особенности в 6-НДФЛ отпускные и больничные в большинстве случаев будут показываться обособленно от иных выплат.
Об особенностях учета в 6-НДФЛ авансов по зарплате читайте в статье «Как правильно отразить аванс в форме 6-НДФЛ (нюансы)?».