Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Бухгалтерский учет топливных карт». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Перед выездом транспорта (до начала работы агрегата) оформляются путевые листы (учетные листы агрегатов). Оформление путевых листов и учетных листов агрегатов выполняется специализированными документами программы или вручную, путем заполнения бланка.
Заполнение настроек подсистемы «Учет ГСМ»
Перед тем как работать с подсистемой, рекомендуется выполнить ее настройку, что обеспечит в дальнейшем существенное сокращение временных затрат на подготовку и обработку документов учета ГСМ.
В первую очередь следует заполнить справочник Виды ГСМ (раздел Администрирование, группа команд Учет ГСМ), затем ввести нормы расхода ГСМ, поправочные коэффициенты и значения в соответствующие справочники, а также настроить режим округления результатов расчета нормативного и фактического расхода ГСМ (раздел Нормативно-справочная информация, группа команд Учет ГСМ).
Нормы расхода задаются для каждого вида ГСМ на 100 км пробега и в зависимости от типа нормы могут иметь основной параметр расчета (например, «время простоя (ч)» или «объем транспортной работы (т-км)») и его значение по умолчанию. Нормы расхода позволяют указать сезонность применения (день и месяц начала, день и месяц окончания действия). Для нормы расхода смазочных материалов и специальных жидкостей указывается вид горючего и значение расхода при расходе 100 единиц горючего.
Нормы для агрегатов имеют основной параметр расчета, в качестве которого могут быть:
- продолжительность работы (ч);
- объем работы (единицы настраиваются);
- показания счетчика.
Формирование отчетов для контроля корректности расходования ГСМ
Подсистема позволяет формировать следующие отчеты:
- Движение ГСМ в агрегатах и машинах — отражает по каждому агрегату остатки ГСМ на начало и конец периода, а также поступление и выбытие ГСМ за период;
- Движение ГСМ в транспортных средствах — отражает по каждому транспортному средству пробег и остатки ГСМ на начало и конец периода, а также пробег, поступление и выбытие ГСМ за период;
- Журнал учета движения путевых листов (ф. №8) — формируется журнал учета по форме 0345008, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78;
- Журнал учета движения рабочих листов агрегатов — формируется журнал учета для агрегатов и машин по форме, аналогичной форме 0345008;
- Отчет по топливным картам — представляет сведения по заправкам топливными картами для сверки с данными поставщика ГСМ;
- Расход ГСМ по основным средствам и сотрудникам — представляет сведения о нормативном и фактическом расходе ГСМ, а также об экономии или перерасходе ГСМ, сгруппированные по основным средствам и сотрудникам.
Списание горюче-смазочных материалов
Бухгалтеры списывают израсходованные ГСМ на основании документов — путевых листов, ведомостей или актов, составленных уполномоченными лицами. Как часто происходит эта операция, определяет порядок списания ГСМ в бюджетных учреждениях, установленный в учетной политике. В небольших организациях, в которых нет автопарка и расход топливных материалов небольшой, удобно делать это ежемесячно. Вот так выглядят основные проводки:
| Дебет | Кредит | Суть операции |
|---|---|---|
| 040120272 | 010533443 | Списание на текущие расходы |
| 0109хх272, где «хх» нужный код | 010533443 | Списание на себестоимость |
При составлении бухгалтерской отчетности осуществляется проверка списания ГСМ в бюджетных учреждениях за весь период и при необходимости делаются корректировки.
Отметим, что порядок получения ГСМ от АЗС различен. В большинстве случаев приобретение осуществляется по безналичному расчету. Договор с поставщиком заключается в соответствии с Федеральным законом N 44-ФЗ .
Федеральный закон от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».
Пример 1. Казенное учреждение имеет свою заправочную станцию. В январе 2016 г. им заключен государственный контракт на поставку бензина (АИ-92) на сумму 500 000 руб. Расходы по доставке ГСМ составили 25 000 руб. Условиями контракта предусмотрено перечисление аванса поставщику (30% суммы контракта) в размере 150 000 руб.
Горюче-смазочные материалы, как и другие группы материальных запасов, принимаются к бухгалтерскому учету по фактической стоимости. Перечень расходов, включаемых в фактическую стоимость материальных запасов, установлен п. 102 Инструкции N 157н. К ним, в частности, относятся не только суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу) ГСМ, но и суммы, уплачиваемые за доставку материальных запасов до места их использования, включая страхование доставки.
Применение КОСГУ и КВР в бухучете
Коды классификации операций сектора государственного управления (далее — КОСГУ) применяются в целях бухгалтерского (бюджетного) учета в порядке, предусмотренном Инструкцией № 157н.
Выбор, какие КВР и коды КОСГУ применяются, зависит от условий покупки топлива.
В соответствии с приказом № 209н увеличение стоимости ГСМ отражается по КОСГУ 343. В соответствии с таблицей соответствия видов расходов классификации расходов бюджетов и статей (подстатей) классификации операций сектора государственного управления, применяемой в 2022 году (начало действия — 11.03.2022), допускается использование этой подстатьи с КВР:
- 220 — закупка товаров, работ и услуг для обеспечения специальным топливом и горюче-смазочными материалами, продовольственного и вещевого обеспечения органов в сфере национальной безопасности, правоохранительной деятельности и обороны;
- 221 — обеспечение топливом и ГСМ в рамках гособоронзаказа;
- 244 — прочая закупка товаров, работ и услуг.
Как распределяются расходы на бензин по КОСГУ и КВР по таблице соответствия:
| Вид расходов | КОСГУ | ||
| Код | Наименование | Код | Наименование |
| 220 Закупка товаров, работ и услуг для обеспечения специальным топливом и горюче-смазочными материалами, продовольственного и вещевого обеспечения органов в сфере национальной безопасности, правоохранительной деятельности и обороны | |||
| 221 | Обеспечение топливом и горюче-смазочными материалами в рамках государственного оборонного заказа | 222 | Транспортные услуги |
| 224 | Арендная плата за пользование имуществом (за исключением земельных участков и других обособленных природных объектов) | ||
| 226 | Прочие работы, услуги | ||
| 229 | Арендная плата за пользование земельными участками и другими обособленными природными объектами | ||
| 310 | Увеличение стоимости основных средств | ||
| 343 | Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов | ||
| 224 | Продовольственное обеспечение вне рамок государственного оборонного заказа | 226 | Прочие работы, услуги |
Правила списания ГСМ по путевым листам
Порядок списания ГСМ по путевым листам предполагает 2 метода списания: по нормативу либо по факту. Для того чтобы разобраться, когда и какой способ использовать, обратимся к самой форме ПЛ.
Предположим, что предприятие пользуется ПЛ из постановления 78. Бланки данного документа содержат графу для указания расхода топлива. Колонки этой графы отражают, сколько топлива было в баке при выезде машины, сколько выдано и сколько осталось в баке при возвращении автотранспорта. В этом случае можно рассчитать фактический расход горючего по ПЛ. Неспециализированные транспортные предприятия при самостоятельной разработке своего ПЛ тоже могут включить в документ эти графы. Тогда при фактическом расчете затраченного ГСМ не возникнет трудностей.
Во II разделе приказа 152 в качестве обязательных реквизитов не указано отражение оборотов по движению топливных ресурсов. При этом в п. 6 данного документа можно увидеть требование об указании показаний одометра при выезде и въезде обратно транспортного средства, то есть пробег в километрах.
Как списывать ГСМ по путевым листам в случаях, когда в ПЛ не указаны обороты по топливу? Можно воспользоваться списанием ГСМ по нормативу — правила такого списания приведены в распоряжении Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Документ содержит нормативные затраты топлива для различных марок авто и порядок расчета затрат топлива согласно пройденному автотранспортом расстоянию.
Нормы расхода топлива
Расчет топливных расходов производится на основании утвержденных норм. Данные «лимиты» отражены в Методических рекомендациях «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», утвержденных Распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. N АМ-23-р (далее — Методические рекомендации). Сами нормы предназначены для расчетов планового расхода, для ведения статистической и оперативной отчетности, определения себестоимости перевозок и работ, для расчетов по налогообложению предприятий и т.д.
Горюче-смазочные материалы должны расходоваться в пределах установленных норм. Отсутствие внутреннего локального акта об утверждении норм расхода ГСМ является грубым нарушением законодательства. Раньше учреждение могло разрабатывать и утверждать собственные нормы расхода топлива (Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Р 3112194-0366-03), утв. Минтрансом России 29 апреля 2003 г.). Но сегодня данный документ утратил силу, а утвержденные Методические рекомендации содержат положение лишь о том, что предприятие может в случае производственной необходимости уточнять или ввести отдельные поправочные коэффициенты (повышающие или понижающие) к нормам расхода топлива при соответствующем обосновании и по согласованию с Минтрансом России (п. 6 Методических рекомендаций).
Методическими рекомендациями установлены нормы расхода топлива для различных видов транспорта — для каждой модели, марки и модификации эксплуатируемых автомобилей, соответствующие определенным условиям работы автомобильных транспортных средств согласно их классификации и назначению. Нормы включают расход топлива, необходимый для осуществления транспортного процесса, без учета его расхода на технические, гаражные и прочие внутренние хозяйственные нужды.
Пунктами 5 и 6 Методических рекомендаций установлен ряд повышающих и понижающих коэффициентов. Они могут устанавливаться распорядительным документом руководителя организации и распространяться на автомобили данной организации. Если коэффициенты устанавливает орган местного самоуправления, они могут применяться всеми организациями, расположенными на данной территории. Поправочные коэффициенты к нормам расхода топлива устанавливаются в зависимости от времени года, местности, где работает автомобиль, высоты над уровнем моря и т.д.
Если необходимо применять несколько надбавок, то их значения не перемножаются, а суммируются.
Что собой представляют топливные карты
Топливная карта представляет собой инструмент для учета отпуска ГСМ. Нужна она не для совершения платежей, но для обеспечения строгой отчетности. Существуют эти разновидности ТК:
- Лимитированные. На карту заносится определенный объем бензина. Устанавливается предельный объем трат ресурса за некий период.
- Нелимитированные. Расход бензина не ограничивается. Тратить ресурс можно в том объеме, в котором он находится на карте.
- Литровые. Приобретаются литры ресурса. Отпуск бензина происходит вне зависимости от его фактической стоимости.
- Денежные. Пополняется ТК. Ресурс приобретается по его актуальной рыночной стоимости.
Выбор карты зависит от специфики деятельности компании, от удобства персонала.
Бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов
Согласно п. 117 Инструкции N 157н учет ГСМ осуществляется на счете 105 03 «Горюче-смазочные материалы». В бухгалтерском учете казенных учреждений и бюджетных учреждений — получателей бюджетных средств используется счет 0 105 33 000 «Горюче-смазочные материалы — иное движимое имущество учреждения» (п. 21 Инструкции N 162н ).
Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.
Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н.
Принятие ГСМ к учету, как и всех материальных запасов, производится по фактической стоимости, то есть с учетом всех расходов, связанных с их приобретением и доставкой. В частности, согласно п. 102 Инструкции N 157н перечень таких расходов включает:
- суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);
- суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материальных ценностей;
- вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены материальные запасы, в соответствии с условиями договора;
- суммы, уплачиваемые за заготовку и доставку материальных запасов до места их использования, включая страхование доставки (вместе — расходы по доставке).
Следует учесть, что учреждение, осуществляющее централизованные закупки материальных запасов и (или) торговую (производственную) деятельность, согласно установленной им учетной политике затраты, произведенные по заготовке и доставке материальных запасов до центральных (производственных) складов (баз) и (или) грузополучателей, включая страхование доставки, вправе не включать в фактическую стоимость приобретаемых материальных запасов, а относить в состав расходов на финансовый результат текущего финансового года (п. 103 Инструкции N 157н).
Правила учета ГСМ — нормативы
Компании имеют право на утверждение собственного лимита расходования топлива:
- заимствуют сведения о расходовании ГСМ из технической документации на машину;
- собирают комиссию и производят замеры.
Замеры расхода бензина производятся по следующей схеме (отдельно для порожнего и груженого ТС, для летних и зимних поездок, для простоя с включенным двигателем и т.д.):
- В пустой бак заливается бензин, фиксируется его объем.
- Автомобиль ездит до момента полного опорожнения бензобака.
- По спидометру определяется, сколько километров авто проехало до опустошения бака.
- Определяется, сколько топлива требуется для проезда 1 километра (число литров делится на количество километров).
- Составляется акт комиссии с подписями всех ее членов.
Учет расхода ГСМ в путевом листе
Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.
Если же обратиться к приказу Минтранса № 152, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.
Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.
Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.
Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.
Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть на нашем сайте.
Как списать расходы на ГСМ
Потребуется первичный документ – путевой лист. Он составляется для каждого автомобиля по правилам Министерства финансов (приказ от 11.09.2020 № 368).
Что указывают в листе:
- Название и номер. Прописывают вид автомобиля, номер присваивается по хронологии.
- Сроки. Организация самостоятельно определяет периоды действия документа. Так, он может быть оформлен на один день или один рейс – тогда прописывают нужную дату. Иногда путевой лист составляют на длящийся период и указывают день его начала и день окончания. В этом случае отметка даты и времени проставляется при каждом выезде. Общий бланк здесь не подойдет, фирме следует разработать свой.
- Сведения о владельце. Вся информация вносится по уставным документам.
- Тип, марка и государственный знак автомобиля. Должны соответствовать свидетельству о регистрации и паспорту ТС.
- Данные одометра на момент выезда и возвращения. Необходимы для подсчета пробега.
Внимание! Если показания одометра отсутствуют, налоговая откажет в расходах по налогу на прибыль.
- Дата и время выезда. Указывают часы и минуты, а при необходимости также промежуточные остановки.
- Информация о техническом контроле. Актуально для компаний и ИП, которые профессионально занимаются перевозками либо используют грузовой транспорт, автобус.
- Данные о водителе и его медосмотре: Ф. И. О., дата и время осмотра. Все водители проходят обязательное предрейсовое освидетельствование. Кроме того, правило распространяется на сотрудников, чья работа связана с постоянными разъездами. При этом послерейсовый осмотр обязателен не для всех, а только для тех, кто перевозит пассажиров или опасные грузы.
- Информация о перевозке. Сюда относят виды сообщения: городское, пригородное, междугородное или международное.
Новое в релизе 1.0.2.1 программного продукта 1C:ВДГБ: Комплексный учет питания, ГСМ и автотранспорта для государственных учреждений:
- Реализован обмен данными с типовой конфигурацией программы 1С: Вещевое довольствие 7.7 (релиз 7.70.004 и выше) — выгрузка из программы 1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8 настройки плана счетов, справочников и последующая загрузка в 1С: Вещевое довольствие, а также выгрузка проводок из программы 1С: Вещевое довольствие и последующая их загрузка в 1С: Бухгалтерию государственного учреждения 8.
- Предусмотрен помощник обмена данными с программой 1С: Вещевое довольствие 7.7.
- В поставку включена обновленная методика перехода с конфигурации 1С: Бухгалтерия бюджетного учреждения редакции 1.0 на конфигурацию 1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 1.0.
Как правильно оформить списание ГСМ по топливным картам
Отметим, что если организация-покупатель согласно заявке приобретает сразу несколько смарт-карт, на каждую отдельную смарт-карту не зачисляются ни деньги (смарт-карта не является платежным средством), ни литры. Предоплата процессинговому центру вносится за общее количество заявленного бензина по всем топливным картам в совокупности. По сути, смарт-карта представляет собой всего лишь техническое средство, выдаваемое водителям, для отпуска нефтепродуктов на АЗС. Именно поэтому при выдаче смарт-карты ее держателю (водителю) не передаются ни деньги, ни денежные документы. Соответственно использование счетов 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и 50 «Касса» субсчет 50-3 «Денежные документы» в таком случае необоснованно. Факт выдачи фиксируется только в ежемесячном журнале учета приема и выдачи смарт-карт, а на счетах бухгалтерского учета не отражается.
В пункте 37 названного документа сказано, что неотфактурованные поставки принимаются на склад с составлением акта о приемке материалов (форма № М-7, утвержденная постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а). При необходимости после получения документов от процессинговой или топливной компании цена корректируется (если учетные цены отличаются от цен, которые установлены в прайс-листе на дату выставления счета).
Общие положения работы с поставщиками топлива
При приобретении топлива по топливным картам между продавцом топлива и бюджетным учреждением заключается договор. В нем определяются условия взаимодействия сторон договора: права и обязанности сторон, цена и порядок расчетов и другие условия сотрудничества. Порядок поставки топлива по топливным картам, способы оплаты у разных продавцов топлива могут отличаться. В связи с этим бюджетное учреждение выбирает того продавца топлива, условия работы которого оптимальны. Мы в рамках статьи рассмотрим лишь одну, наиболее часто встречающуюся схему взаимодействия продавца (организации, занимающейся сбытом топлива) и покупателя (бюджетного учреждения).
Как правило, договором поставки предусматривается отпуск топлива при наличии 100%-ной предоплаты. Перечисленная покупателем топлива сумма денежных средств отражается на топливной карте. То есть бюджетное учреждение — продавец на счет поставщика перечисляет некую сумму денежных средств (обычно это установленный в учреждении ежемесячный лимит отпуска топлива, умноженный на стоимость литра топлива у данного продавца). Денежные средства перечисляются на основании счета, выставленного продавцом. Реже встречается другая схема расчетов между покупателем и продавцом: когда покупателю устанавливается определенный лимит отпуска топлива в месяц, по итогам которого он производит его оплату.
Ежемесячно продавец топлива предоставляет покупателю комплект документов, необходимых для отражения в учете операций по приобретению топлива (счет на оплату топлива, счет-фактуру, отражающий объем отгруженного товара — топлива, товарную накладную, акт сверки расчетов, оборот по топливным картам с указанием количества поступивших на топливную карту денежных сумм, количества заправок и объема заправленного топлива с обозначением места заправки по карте и др.). Списание средств производится при отпуске топлива на основании предъявленной лицом топливной карты. Следует отметить, что в некоторых договорах поставки прописывается, что любое лицо, являющееся фактическим держателем топливной карты, выданной продавцом покупателю во исполнение договора, считается уполномоченным представителем покупателя (бюджетного учреждения). При этом оператор АЗС не обязан дополнительно проверять наличие соответствующих полномочий у держателя топливной карты. То есть в случае, если при утере топливной карты ею воспользуется другое лицо и заправит свой автомобиль, продавец за то, что он заправил этот автомобиль, ответственности не несет.
Как нами уже упоминалось выше, продавцом может быть установлена скидка покупателю топлива — бюджетному учреждению при приобретении определенного объема топлива. Также продавец может оставить за собой право отпускать топливо покупателю при отсутствии денежных средств на карте, но при этом покупатель обязуется оплатить топливо по действующим на АЗС отпускным ценам — без скидок (данное условие прописывается в договоре). В случае отпуска топлива без предварительной оплаты покупатель обязуется произвести оплату в течение установленных договором банковских дней, исчисляемых с даты получения счета. Моментом исполнения обязанности по оплате топлива считается дата зачисления соответствующей суммы денежных средств на расчетный счет продавца.
С продавцом топлива, как и с любым другим контрагентом, проводится сверка расчетов. Иногда условия и периодичность проведения совместной сверки расчетов между покупателем и продавцом топлива также оговариваются в договоре поставки. В частности, может быть прописано, что акт сверки расчетов составляется стороной-инициатором в двух экземплярах, каждый из которых должен быть подписан уполномоченным представителем стороны-инициатора и скреплен его печатью. В течение установленного договором срока (например, такой срок может быть определен как десять рабочих дней со дня получения акта сверки расчетов) сторона-получатель должна подписать, скрепить печатью и направить один экземпляр акта сверки расчетов стороне-инициатору или направить стороне-инициатору свои письменные мотивированные возражения по поводу достоверности содержащейся в акте сверки расчетов информации. Акт сверки расчетов считается принятым стороной-получателем без возражения и в редакции стороны-инициатора, если сторона-получатель в течение определенного договором срока не направит стороне-инициатору один экземпляр акта сверки расчетов, подписанный и скрепленной печатью стороны-получателя, или письменные мотивированные возражения по поводу достоверности содержащейся в акте сверки информации.