Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Онлайн расчет командировочных и суточных выплат сотрудникам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Средний заработок во время командировки выплачивается за рабочие дни, согласно графику организации. Если даже командировка длительная, то за выходной выплачиваются только суточные. Средний заработок в этом случае не положен. Ведь работник не работает в выходные дни, а отдыхает (пункт 9 Положения о командировках).
Правовая регламентация расчета командировочных
Порядок осуществления расчета командировочных выплат регламентирован ст. 139 ТК РФ и Постановлением № 922 Правительства РФ от 23 декабря 2007 года.
Требования вышеуказанных нормативных актов включены в алгоритм работы калькулятора, осуществляющего расчеты в полном соответствии с установленной процедурой.
Так, для расчета командировочных предусмотрена следующая последовательность действий:
- установление количества отработанных дней за последний год, или за фактически отработанный период без учета больничных, времени нахождения в декрете, в отпуске и т.д.;
- установление общего заработка за отчетный период. Вычисление производится путем суммирования сумм, полученных в качестве заработной платы за каждый месяц расчетного периода (за исключением сумм, полученных на основании закона, например, в виде оплаты листка нетрудоспособности или в виде пособия по беременности и родам);
- расчет среднедневного заработка. Производится путем деления общей суммы заработка за расчетный период на количество отработанных дней за тот же период;
- расчет командировочных к выдаче. Производится путем умножения среднедневного заработка на количество дней командировки без учета нерабочих дней. Если же командированный в период командировки работал в выходные или праздничные дни, то расчет за эти дни должен быть проведен в двойном размере.
Расчет средней зарплаты при командировке
Если работодатель направляет сотрудника в командировку, дни отсутствия оплачиваются по особым правилам. Работодатель должен выплачивать за эти дни среднюю заработную плату. Об этом говорит статья 167 Трудового кодекса РФ.
Ошибки в расчете средней зарплаты при оплате командировок сотрудников входят в ТОП-5 ошибок, которые мы выявляем по итогам аудита расчета зарплаты. А все потому, что в этом вопросе есть много нюансов, которые нельзя упускать.
О том, как рассчитать среднюю зарплату для командировочных и не допустить ошибок, пойдет речь в этой статье.
Считать нужно по правилам, которые прописаны в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном Постановлением от 24.12.2007 г. № 922.
Формула расчета выглядит так:
Начисления за расчетный период/Отработанные дни за этот период
Приведем пошаговый алгоритм расчета средней зарплаты при командировке.
Если в расчетном периоде повышали зарплату
В этом случае средний заработок нужно проиндексировать (п. 16 Положения). Но делать это нужно только в том случае, если зарплату повысили в целом по организации, а не отдельно взятому работнику. Причем не имеет значения, повысили всем одинаково или по-разному.
Для индексации нужно высчитать коэффициент. Для этого старый оклад делят на новый.
Пример
Старый оклад – 30 000 руб., новый – 36 000 руб. Коэффициент повышения 36 000 : 30 000 = 1,2.
Индексировать нужно зарплату и все выплаты, которые напрямую от нее зависят, например, премии и надбавки по фиксированному проценту или кратно окладам.
Если премии и доплаты в локальных документах указаны в виде диапазона процентов или конкретной суммой – их не индексируют.
Так, если сотрудник получал премии в 30% от оклада или в размере двух окладов – их индексируют. Если премия установлена в размере от 10% до 30% от оклада, или 15 000 руб. – эти суммы не индексируют.
Порядок индексации зависит от того, в какой момент было повышение.
Ситуация 1. Зарплату повысили в промежутке между началом и концом расчетного периода
Тогда индексируют выплаты с начала периода до повышения.
Пример
Сотрудник едет в командировку 15 марта 2019 года. Расчетный период – с 1 марта 2018 года по 28 февраля 2019 года. Зарплату подняли с 1 января 2019 года. Все выплаты в промежутке с 1 марта до 31 декабря 2019 года, которые будут участвовать в расчете средней зарплаты, нужно умножить на коэффициент повышения, а уже потом складывать все выплаты и считать среднедневной заработок.
Ситуация 2. Зарплату повысили после конца расчетного периода, но до начала командировки
В этом случае весь среднедневной заработок умножают на коэффициент повышения.
Пример
Сотрудник едет в командировку 20 апреля 2019 года. Расчетный период – с 1 апреля 2018 года по 31 марта 2019 года. Зарплату подняли с 1 апреля 2019 года. Бухгалтер сначала посчитает среднедневной заработок, а потом умножит его на коэффициент повышения.
Ситуация 3. Зарплату повысили во время командировки
В этой ситуации проиндексировать нужно только среднедневной заработок за дни после повышения.
Пример
Сотрудник уехал в командировку с 25 марта по 4 апреля 2019 года. За 11 дней ему выплатили средний заработок из расчета 1 250 руб. в день. С 1 апреля в организации повысили зарплату на 20%. Коэффициент повышения – 1,2. Проиндексировать нужно только зарплату за период с 1 по 4 апреля. За эти дни сотруднику полагается не 1 250 рублей в день, а 1 250 * 1,2 = 1 500 рублей. Значит, нужно будет доплатить ему 1 000 руб. (250 руб.* 4).
Как видите, нюансов очень много. А любая ошибка приводит к тому, что сотрудникам недоплачивают или переплачивают, неправильно считают налоги и взносы, а в отчеты попадают неверные цифры. В 85% случаях мы выявляем проблемы в ходе аудита расчета зарплаты.
Бесплатный перерасчет зарплаты за любой квартал
Если у вас есть сомнения относительно правильности начисления зарплаты и налогов либо вам просто важно убедиться, что у вас все в порядке – свяжитесь с нами. Мы проведем для вас перерасчет зарплаты, и вы сможете не только оперативно исправить ситуацию, но и принять решение о переходе на аутсорсинг зарплаты, имея на руках конкретные цифры и факты.
Поверьте, в 85% случаев проблемы существуют, и лучше о них знать.
Закажите аудит расчета зарплаты, чтобы убедиться, что на этом участке у вас нет рисков, проверить своего бухгалтера и исправить ошибки, если они есть. Избежать таких ошибок поможет передача расчета зарплаты на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice.
Зачем нужен средний заработок
Это усредненный размер выплаченного сотруднику вознаграждения за определенный расчетный период: три месяца, полгода или год. Значение понадобится для вычисления выходного пособия и компенсации неиспользованного отпуска при увольнении или других компенсационных выплат. Простой по вине работодателя закрывается на основании усредненного показателя заработной платы. Справку с такой информацией требуют при постановке работника на учет в центре занятости и в банке для выдачи кредита.
Ситуации, когда работодатель начисляет по среднедневному заработку:
- отпуск;
- командировка;
- повышение квалификации;
- исполнение сотрудником государственных обязанностей (сбор, роль присяжного в суде);
- расчет во время дополнительных дней по уходу за ребенком-инвалидом.
Пример расчета командировочных
Допустим, начальник отдела технического контроля Клубтэкаев отправляется в командировку 05.12.2022 на 12 календарных дней. В период с 01.12.2021 по 30.11.2022 всего 247 рабочих дней. Исключаем период нахождения в ежегодном оплачиваемом отпуске — 20 рабочих дней, 11 рабочих дней за период временной нетрудоспособности. Итого 216 отработанных дней.
За отчетный период зарплата Клубтэкаева составила 540 000 рублей (45 000 рублей × 12 месяцев).
Средний дневной заработок составил 2500 рублей (540 000 рублей / 216 отработанных дней). Напомним, его выплачивают только за рабочие дни, в которые сотрудник находится в командировке. В нашем случае из 12 дней поездки 2 — выходные, и за них Клубтэкаев средний заработок не получит.
Клубтэкаев уезжает в служебную поездку на 12 дней, следовательно, суточных он получит 8400 рублей (700 рублей × 12 дней).
Общая сумма, которую необходимо выплатить сотруднику:
2500 руб. × 10 рабочих дней + 700 руб. × 12 календарных дней = 33 400 руб.
Ради интереса проверяем расчеты на калькуляторе.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1: Как рассчитать компенсацию за суточные, если их выплатили после поездки?
Ответ: Расчет компенсации производят так же, как и расчет при задержке заработной платы. Проценты при этом считаются исходя из ставки ЦБ РФ за каждый день, что работодатель просрочил выплату, то есть по ставке не ниже 1/150.
Вопрос №2: Может ли размер суточных при командировке по России быть меньше 700 рублей?
Ответ: Конечно. Сумма в 700 рублей ограничивает не размер суточной выплаты, а предел, свыше которого на суточное потребуется начислить взносы и уплатить НДФЛ. Установить же размер суточных Вы праве абсолютно любой.
Вопрос №3: Что делать, если сотрудник не может предоставить проездной билет из командировки?
Ответ: В этом случае можно взять те документы, которые могут подтвердить командировку, например, подтверждающие съем жилья, служебная записка с места направления сотрудника или с путевым листом.
Как отчитаться об использовании суточных в командировке
Независимо от того, сколько суточные в командировке, отчитываться за них не нужно. Сумма предназначена для питания и передвижения по месту проведения командировки, может быть потрачена на усмотрение сотрудника. Документально подтверждать второстепенные затраты не нужно. Это прописано в п. 3 ст. 217 НК РФ. Но для обоснования расходов в налоговом и бухгалтерском учете, суточные нужно включать в авансовый отчет.
Авансом выплачивают только суточные, которые указаны в законодательстве фиксированными суммами. Авансовый отчет предоставляет сотрудник не позже трех дней с момента возвращения. Заполнение документа осуществляют по образцу. Суточные списывают в день утверждения авансового отчета. Вычет НДС возможен только в случае поездок за границу.
Временные отрезки, которые исключаются из расчетного периода
Как уже было отмечено, расчетный период предполагает двенадцать месяцев, которые предшествуют этапу, в котором определяют средний заработок. Правда, отдельные временные этапы, а также начисленные суммы за них при вычислении исключаются. Это периоды, когда:
- За сотрудником сохраняется средний его заработок (не исключаются лишь перерывы для кормления малыша).
- Работникам выплачивается декретное либо больничное пособие.
- Сотрудник не работал по причине простоя, в котором виновен работодатель, или по другим причинам, которые не зависят от обеих сторон.
- Работник в забастовке не участвовал, но и не выполнял свои обязанности из-за нее.
- Сотруднику предоставляли выходные по уходу за инвалидом.
- Работника в других случаях освобождали от деятельности с частичным либо полным сохранением заработной оплаты или без нее.
Как правильно оплатить командировку сотруднику
Средний заработок, выплачиваемый за время командировки, облагается НДФЛ и страховыми взносами аналогично обычной заработной плате. А вот с возмещаемых расходов за проезд и проживание ни НДФЛ, ни страховые взносы не платят.
Особый порядок обложения установлен для суточных. Так, суточные в пределах нормативов не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами. Нормативы установлены пунктом 3 статьи 217 НК РФ:
- 700 рублей — за каждый день командировки на территории России;
- 2500 рублей — за каждый день командировки за границу.
Суммы суточных сверх нормативов облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
Чтобы признать оплату командировочных в составе расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль, необходимо, чтобы они были обоснованы и документально подтверждены. Если у вас есть все подтверждающие оплату проезда и проживания документы, а размеры суточных установлены в ЛНА, то препятствий к признанию в налоговых расходах нет.
Сотруднику за все рабочие дни командировки выплачивается зарплата по среднему заработку. Кроме нее трудовым законодательством работнику также гарантирована компенсация расходов на транспорт и проживание. Отдельными соглашениями часть ответственности за возмещение командировочных издержек может возлагаться на контрагентов работодателя. В договорах с подрядчиками могут содержаться условия компенсации тех или иных расходов заказчиком.
Если сотрудник направлен в командировку в выходной день, то здесь действует такой порядок.
Например, работник улетает в командировку в воскресенье, чтобы в понедельник в 10 ч. утра присутствовать на совещании. Или другой пример, когда работник отработал всю неделю в командировке с понедельника по пятницу, однако билет обратно купил только на поздний вечер пятницы и в место назначения приехал уже в субботу.
В обоих случаях заработную плату за выходные дни не выплачивают. За выходные работник получит только суточные.
Если в выходной день, который выпал на день командировки, сотрудник работал, то такой день должен быть оплачен в двойном размере. Если же по обычному графику работника этот выходной для всех день для командированного – обычный рабочий день, его оплачивают по среднедневному заработку.
Кроме работодателя ответственность за компенсацию командировочных расходов в общем случае никто другой не несет. Но она может быть в той или иной степени возложена на партнера компании-работодателя, к которой (например, в целях ведения переговоров) едет командируемый. Для этого можно заключить с таким партнером отдельный договор. По нему работодатель после получения авансового отчета от командированного может выставить партнеру счет (акт) на компенсацию тех или иных расходов. При этом копия авансового отчета работника может прилагаться к счету (акту).
В свою очередь, права на получение компенсации от работодателя в общем случае никто другой, кроме штатных сотрудников, не имеет. Но если работа выполняется по гражданско-правовому договору физлицом, то данным договором может быть предусмотрена компенсация издержек подрядчика (п. 2 ст. 709 ГК РФ). Аналогичные по существу компенсации могут устанавливаться договорами с ИП.
В расчетный период нужно включать не все календарные дни, а только фактически отработанное время. То есть те часы, дни, смены, в которые специалист фактически выполнял свои непосредственные обязанности. Исключите из 12 расчетных месяцев следующие периоды, но только при их наличии:
- дни законного трудового отдыха (основного, дополнительного, учебного);
- время болезни, а также отпуска декретные и по уходу за детьми;
- периоды более ранних командировок;
- время простоя, независимо от причин;
- дни, положенные родителям детей-инвалидов;
- донорские дни;
- прочее время, в которое специалист был освобожден от выполнения своей работы.
Полный перечень периодов, которые следует исключать из расчетов, приведен в п. 5 Постановления № 922.
Для чего нужно вычислять среднемесячную зарплату?
Иногда требуется предоставление справки о среднемесячном заработке. Её могут потребовать в службах защиты социума, в центре занятости во время постановки физического лица на учет для выплат пособий в связи с временной безработицей. Также определение точной суммы необходимо во время оформления кредитов в банковских учреждениях и для судов.
Это самые распространенные случаи, при которых нужно знать показатели средней зарплаты. Коэффициент обычно считается за три месяца или полгода. Расчет среднего заработка необходим чаще всего не для личных нужд, а для срочной ситуации. Уволенные работники часто не могут найти новую подходящую должность, поэтому приходят в центр занятости. Справка о средней зарплате – один из документов, необходимых для начисления материальной помощи.
Пример расчета командировочных
Допустим, начальник отдела технического контроля А.В. Васильев отправляется в командировку 22.01.2019 на 12 дней. В период с 22.01.2018 по 21.01.2019 всего 246 рабочих дней. Исключаем период нахождения в ежегодном оплачиваемом отпуске — 20 рабочих дней, 10 рабочих дней за период временной нетрудоспособности. Итого 216 отработанных дней.
За отчетный период зарплата Васильева составила 540 000 рублей (45 000 рублей × 12 месяцев).
Средний дневной заработок составил 2500 рублей (540 000 рублей / 216 отработанных дней).
Васильев уезжает в служебную поездку на 12 дней, следовательно, суточных он получит 8400 рублей (700 рублей × 12 дней).
Таким образом, размер командировочных составил 33 400 рублей (2500 рублей × 10 дней командировки (потому что на период командировки выпадают два выходных дня) и плюс 8400 суточных).
Ради интереса проверяем расчеты на калькуляторе.
Суточные в составе расходов
Рассмотрим как учитываются суточные выплаты в составе расходов по налогу на прибыль и при расчете УСН.
| Налог | Учитываются в составе расходов |
| Налог на прибыль | · Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах утвержденного в организации лимита (за исключением однодневных командировок за пределами РФ);
· Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах 50% утвержденного в организации лимита (для однодневных загранкомандировок) |
| УСН «доходы минус расходы» | Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах утвержденного в организации лимита |
Доплата командировочных до среднего заработка
Изредка наблюдаются ситуации, в которых результат расчетов, составленных по вышеописанной формуле, значительно ниже размера заработной плате, что мог получить труженик, направленный в командировку. Действующее законодательство запрещает администрации компании ухудшать финансовые условия трудовой деятельности. Данные правила закреплены в восьмой и девятой статьях Трудового Кодекса.
В такой ситуации, работодатель обязан выдать компенсацию. Ее величина равняется разнице между заработной платой и средним заработком. Эти правила должны быть зафиксированы во внутреннем уставе. Это может быть как Положение об оплате трудовой деятельности, так и коллективный договор. При составлении расчетов, бухгалтеру компании необходимо провести сравнение заработной платы с величиной среднедневного заработка труженика.
Учитываемые выплаты и исключаемые периоды
Когда есть проблема, как рассчитать среднемесячную заработную плату, нужно знать, что при исчислении берутся все выплаты по системе оплаты работы в организации. К примеру, ими являются:
- зарплата в любой форме;
- стимулирующие надбавки;
- премии и другие вознаграждения;
- иные выплаты по профессиональной деятельности.
В расчёте не применяются выплаты, имеющие социальную направленность, к примеру, матпомощь, компенсация проезда или питания, оплата коммунальных платежей и т.д.
Также из расчёта убираются периоды, к которым относятся:
- период сохранения за человеком среднего заработка;
- болезнь;
- декрет;
- простой из-за работодателя или форс-мажора;
- забастовка, в которой человек не принимал участия, но из-за этого не работал;
- выходные по уходу за ребёнком-инвалидом и др.
Расчет средней зарплаты при командировке
Если работодатель направляет сотрудника в командировку, дни отсутствия оплачиваются по особым правилам. Работодатель должен выплачивать за эти дни среднюю заработную плату. Об этом говорит статья 167 Трудового кодекса РФ.
Ошибки в расчете средней зарплаты при оплате командировок сотрудников входят в ТОП-5 ошибок, которые мы выявляем по итогам аудита расчета зарплаты. А все потому, что в этом вопросе есть много нюансов, которые нельзя упускать.
О том, как рассчитать среднюю зарплату для командировочных и не допустить ошибок, пойдет речь в этой статье.
Считать нужно по правилам, которые прописаны в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном Постановлением от 24.12.2007 г. № 922.
Формула расчета выглядит так:
Начисления за расчетный период/Отработанные дни за этот период
Приведем пошаговый алгоритм расчета средней зарплаты при командировке.