Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Факсимильная подпись на различных документах в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Внутренними правилами организации, а также договорами с контрагентами фирма может сама установить условия использования штампа взамен оригинала. В законе нет однозначного определения случаев, когда штамп можно применять. Однако на практике широко известны ситуации, когда использование качественной подделки может привести к нерешаемым юридическим спорам.
Когда факсимильная подпись предусмотрена соглашением сторон
По общему же правилу для использования факсимиле в гражданско-правовых сделках сторонам необходимо оформить соглашение. Тогда документы, оформленные с помощью такого аналога подписи, будут создавать для сторон сделки правовые последствия.
Так как порядок использования факсимиле в договорных отношениях законодательно не установлен (за исключением порядка применения факсимиле для отдельной категории граждан, о которой мы сказали выше), то единственным основанием для его применения остается соглашение.
Если стороны заключили договор с помощью факсимиле, а соглашение об использовании факсимиле не подписали, то суд может признать такой договор:
– незаключенным3или
– недействительным по причине несоблюдения формы договора4.
Такой вывод подтверждается сложившейся судебной практикой5 и письмом МНС РФ от 01.04.2004 № 18-0-09/000042 «Об использовании факсимиле подписи». Анализируя судебную практику и требования законодательства, приходим к выводу, что заключать соглашение необходимо.
Судебная практика относительно факсимиле
Допустим, ваша организация по правилам внутреннего порядка, отраженным в регламентах, ставила штамп на доверенностях. Выше в статье мы рассмотрели, что так делать нельзя. И вот теперь торговый агент по доверенности забрал деньги у клиента вашей организации, а деньги в кассу не сдал.
Вы решили довести дело до суда. В действительности данную ситуацию можно трактовать так, что доверенность изначально не имела юридической силы, а поэтому деньги в кассу поступить не должны. Но какой же будет позиция судей относительно того, что на доверенностях стоял штамп, а не оригинал?
Существует несколько позиций суда по поводу правомерности применения штампа. Суд учитывает, что в налоговом и бухгалтерском российском законодательстве нет необходимых норм, запрещающих использование штампов. На основании этого суд может отклонить доводы налоговой инспекции о неправомерности случаев подписания бухгалтерской первичной документации с помощью штампа.
В законодательстве нет четких требований насчет того, что документы должны заверяться оригиналом. Ни в одном законодательном акте нет определения личной подписи, то есть она (теоретически) может быть как оригинальной, так и факсимильной.
Использование штампа на счетах-фактурах нарушает статью 169 Налогового Кодекса РФ. Это обосновано тем, что применение штампов допускается только в рамках гражданско-правовых отношений, а налоговая сфера таких возможностей не предусматривает.
Важно помнить: если документы, которые отправляются в налоговую, должны быть заверены только оригиналом, то по-другому не получится предъявить НДС к вычету.
Существовало множество дел, где по факту нарушалось налоговое законодательство, что приводило к негативному судебному решению. Поэтому для того чтобы избежать судебных споров, которые могут возникнуть в ходе экономической деятельности, необходимо заверять бухгалтерские и налоговые документы оригинальными автографами уполномоченных сотрудников.
Итак, если вы считаете, что факсимильная подпись — это удобный штампик, который значительно ускорит рабочий процесс в вашей фирме и освободит несколько рабочих рук, то это не так. Очень немногие документы можно заверить таким образом.
Без опасений штамп можно использовать для внутренней документации, в деловых переписках, при подписании договоров, если ранее контрагенты оговаривали возможность применения таких печатей в делопроизводстве.
Cудебная практика относительно факсимильной подписи
Что же касается судебной практики, то следует отметить, что она далека от единообразия. До 27.09.2011 г. существовало две прямо противоположных позиции.
Позиция первая: использование факсимиле не является нарушением, так как факсимильная подпись является аналогом собственноручной.
Суд отклонил довод инспекции о неправомерном применении вычета в том числе на основании подписания первичных документов посредством факсимиле. При этом суд указал, что такая подпись не является копией подписи, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи. При этом суд отметил, что налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, предусматривающих запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа — факсимиле (Постановление ФАС Центрального округа от 12.08.2011 по делу N А48-3632/2010)
Суд указал, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах не указывают на то, какая подпись считается личной. При этом личная подпись может быть собственноручной, факсимильной и цифровой. Так как Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» не содержит требования заверять документы собственноручной подписью, факсимильная подпись может рассматриваться в качестве надлежащей подписи на документе бухгалтерского учета (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.08.2007 по делу N А42-4217/2006)
Позиция вторая: применение факсимиле на счете-фактуре является нарушением п. 6 ст. 169 НК РФ, т.к. воспроизведение подписи посредством факсимиле предусмотрено только в гражданском законодательстве, нормы налогового законодательства такую возможность оформления подписи не предусматривают. Эта позиция подтверждается Постановлением Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 27 сентября 2011 г. N 4134/11, которое обязательно к применению всеми нижестоящими арбитражными судами.
Например, Постановлением ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2012 по делу N А56-69600/2010 (налоговая инспекция отказала в вычете, в частности, потому, что товарные накладные подписаны факсимиле) дело было направлено на новое рассмотрение со ссылкой на Постановление Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 N 4134/11.
Существовали и другие судебные решения с аналогичной позицией. Например, суд указал, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов и счетов-фактур (Постановление ФАС Поволжского округа от 19.07.2007 по делу N А65-3666/2006).
Аналогичные выводы содержат Постановление ФАС Северо-Западного округа от 24.01.2005 по делу N А13-6464/04-19, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.01.2007 N Ф04-8449/2006(29482-А46-33) по делу N 23-1356/05 и другие.
Итак, подведем итоги. Факсимиле можно без опасений применять в текущей деловой переписке; при заключении, изменении, расторжении гражданско-правовых договоров, но только при наличии между сторонами письменного соглашения.
Не следует применять факсимиле при выдаче доверенностей и, во избежание осложнений с налоговыми органами, а также чтобы обезопасить себя в суде, не использовать при подписании бухгалтерских и иных документов, имеющих финансовые последствия.
Обратите внимание, что должностным лицам территориальных налоговых органов также запрещается использовать факсимиле подписи в основной деятельности. Требование об уплате налога, сбора, пени, штрафа должно быть подписано руководителем (заместителем руководителя) налогового органа собственноручно. Ненормативный акт налогового органа, подписанный путем проставления факсимиле, считается недействительным. (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.07.2010 по делу N А58-9855/09).
Что такое факсимиле и зачем оно нужно
Процесс изготовления приспособления начинается со сканирования автографа физического лица. Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины визы, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, редко дерево.
Штампы с факсимиле используются организациями с большим объемом документооборота, требующим от руководителя значительных затрат времени на подписание бумаг, или в случаях частого отсутствия и занятости руководства.
Использование аналога живой подписи предполагает возникновение определенной ответственности у компании-работодателя и у сотрудника, чья подпись используется в виде штампа.
Вопрос: Можно ли предусмотреть в проекте контракта возможность использования факсимильного воспроизведения подписей представителей сторон при подписании документов о приемке результатов исполнения обязательств? Посмотреть ответ
Приспособление выдается уполномоченному работнику, который несет ответственность за его применение, при этом перечень его полномочий должен строго оговариваться.
Важно! Оттиск следует хранить в условиях, предотвращающих возможность злоупотребления или несанкционированного использования.
Снижаем риски при работе с факсимиле
Для снижения у покупателя рисков отказа в налоговых вычетах нужно, чтобы со счетами-фактурами правильно работал продавец. Именно на него возлагается обязанность по составлению счетов-фактур, соответствующих требованиям ст. 169 НК и служащих основанием для вычета у покупателя (постановление Президиума ВАС от 20.04.2010 № 18162/09).
Если руководитель и главбух не имеют возможности подписывать счета-фактуры, можно найти другие выходы из этой ситуации — например, передоверить право подписи счетов-фактур другим лицам. Для этого требуется оформить локальный акт (приказ, распоряжение и др.) или закрепить полномочия доверенностью и в счете-фактуре рядом с подписью и расшифровкой уполномоченного лица указать реквизиты приказа или доверенности. Если доверенность на право подписания счетов-фактур выдаст ИП, в счете-фактуре нужно будет указать реквизиты сразу двух документов — выданной доверенности и свидетельства о гос. регистрации ИП.
ВАЖНО! Налоговый вычет придется отстаивать в суде, если счет-фактура будет подписан неуполномоченным лицом. Исход предсказать затруднительно, так как одни судьи поддерживают в этом вопросе контролеров и отказывают в вычете (постановление Президиума ВАС РФ от 11.11.2008 № 9299/08), а другие выступают за налогоплательщиков (постановления Президиума ВАС РФ от 20.04.2010 № 18162/09, АС Уральского округа от 07.11.2014 № А76-2528/2014).
Подробнее о том, какие неточности в счете-фактуре допустимы, читайте в материале «Какие ошибки в заполнении счета-фактуры не критичны для вычета НДС?».
Свидетельствование верности копий документов
Заверение копий документов — одно из самых популярных нотариальных действий. Ведь очень часто, собираясь подавать пакет документов в какую-либо организацию, в списке требований мы встречаем именно формулировку «нотариально заверенная копия паспорта/свидетельства о рождении/свидетельства о браке». Часто этой услугой пользуются, чтобы не предъявлять оригинал документа. В большинстве случаев копия, заверенная нотариусом, имеет такую же юридическую силу, что и оригинал документа.
Свидетельствование копий документов осуществляется нотариусом в порядке, предусмотренном Основами законодательства РФ о нотариате. При совершении этого нотариального действия нотариус свидетельствует верность копий документов, а также выписок из них, не противоречащих законодательству РФ. У нотариуса можно заверить копию документа, выданного юридическим лицом, гражданином или органом государственной власти.
Свидетельствование верности выписки из документа осуществляется только тогда, когда оригинал документа содержит несколько отдельных решений, не связанных между собой. В выписке должен быть отражен полный текст части документа, содержащей определенный вопрос. При свидетельствовании верности копии с копии документа, копия документа также должна быть засвидетельствована нотариально или в ином установленном законодательством Российской Федерации порядке.
В соответствии с «Основами законодательства РФ о нотариате» нотариус не свидетельствует копии документов, которые:
— имеют приписки, подчистки, неоговоренные исправления или зачеркнутые слова в тексте;
— выполнены карандашом;
— содержат нечитаемый или нечетко написанный текст, а также стертые подписи и печати;
— являются ветхими, или у них нарушена целостность.
Однако ряд требований, предъявляемых ранее к документам граждан или юридических лиц при посещении ими нотариуса, с июля 2015 года упростился. Так, статья 45 Основ теперь включает в себя новые требования к документам, представленным для совершения нотариального действия. В частности раньше требовалось, чтобы представленные для совершения нотариального действия документы были прошиты. Теперь целостность документа, изложенного на нескольких страницах, должна быть обеспечена путем его скрепления или иным, исключающим сомнения в его целостности, способом. Кроме того, появилась оговорка, касающаяся правила, которое запрещает принимать документы, имеющие неоговоренные исправления, подчистки, приписки, зачеркнутые слова. Теперь появилось исключение из этого правила. В статье говорится о том, что если имеющиеся в документе неоговоренные исправления или иные недостатки являются несущественными, для цели, ради которой представлен документ, если нотариус понимает смысл документа, и это никак не связано с фамилией, именем, отчеством, с суммами и датами рождения, то такой документ принимается.
Нотариус не свидетельствует подлинности копий следующих документов:
— документов, не легализованных на территории РФ в установленном законом порядке и не соответствующих нормам международного права;
— документов на иностранном языке (подлинность подписи переводчика на переведенном документе должна быть удостоверена нотариусом).
Заверение копии документа, объем которого больше одного листа, осуществляется нотариусом только в том случае, когда все листы оригинала прошиты (или скреплены иным, исключающим сомнения в его целостности, способом) и пронумерованы.
Обратиться к нотариусу за свидетельствованием копии документа вправе любой гражданин, в том числе и не являющийся владельцем документа.
Перед заверением копий документов нотариус должен проверить, полностью ли соответствует копия оригиналу (по информации и внешним признакам).
Заверенную копию нотариус выдает на руки заявителю только после того, как его личность будет подтверждена документально. Для этого необходимо предъявить документ, удостоверяющий личность. Предпочтительнее — паспорт.
уполномоченное государством должностное лицо, имеющее право совершать нотариальные действия от имени Российской Федерации в интересах российских граждан и организаций (юридических лиц).
Каждый руководитель предприятия должен принимать непосредственное участие в подписи любых документов фирмы. Даже если у последнего есть факсимиле с оттиском его подписи, это совсем не означает, что данный штамп может находиться в руках у любого сотрудника. В организации нужно обязательно сделать положение «Об использовании факсимиле» и утвердить исчерпывающий список должностных лиц, которые по роду своей деятельности могут им воспользоваться. Например, очень часто факсимиле требуется в кадрах для проставления подписи уполномоченного лица на определенных документах, выдаваемых работникам. Кроме того, нередко данный оттиск используют секретари руководителей при проставлении подписи начальника на грамотах, поздравительных открытках или благодарственных письмах.
На законодательном уровне понятия факсимиле до сих пор не существует.
Хотя данное понятие фигурирует в положениях, актах, инструкциях, письмах различных учреждений и организаций и даже затрагивается в Гражданском кодексе Российской Федерации, определения юридического характера этому понятию не дано.
В толковых словарях и энциклопедических справочниках можно найти определения факсимиле, которые немного различаются, но можно вывести общее: факсимиле – это штамп, позволяющий поставить точную копию подписи должностного лица, которая служит удостоверением его полномочий.
Основная проблема факсимиле – по сравнению с собственноручной личной подписью нельзя с уверенностью сказать, что в подписанном факсимиле документе отражено волеизъявление того человека, чья подпись и была поставлена с помощью факсимиле.
Следовательно, употребление факсимильной подписи будет оправданным только при создании оптимального механизма идентификации правового статуса и подлинности документов, утвержденных факсимильным способом.
Подписание документов факсимильной подписью
Дьявол кроется именно в том, что выполнение подписи при помощи факсимиле не урегулировано законом, а при возникновении спора суд не всегда может занять вашу сторону.
Однако закон допускает, что договор может содержать пункт о согласии сторон в том, что договор может быть заверен факсимильной подписью.
Мы поможем сделать факсимиле
Онлайн конструктор печатей и штампов на нашем сайте поможет вам делать без дизайнера не только печати. Имея очень легкий для освоения интерфейс, конструктор также может быть использован для изготовления факсимиле. Для этого необходимо загрузить туда векторное изображение подписи (или любой другой картинки) в популярном векторном формате svg, который доступен для экспортирования в любом популярном редакторе векторной графики, будь то Adobe Illustrator, Corel DRAW или свободная и бесплатная программа Inkscape.
С нашим конструктором совсем не трудно сделать печать самому. Вы создаете эскиз, а мы изготавливаем по нему уже готовый штамп. По большому счету, вам даже не придется вставать со своего рабочего места, так как заказ происходит в режиме онлайн, а доставка готовой печати осуществляется в самый короткий срок. По эскизу, который вы разработаете в нашем редакторе, вы можете скачать печать бесплатно и использовать ее в тех целях, в каких вам заблагорассудится.
Факсимиле — от древности до наших дней
Прародителем современного факсимиле можно считать древний знак (часто с изображением животного), который наши предки ставили на имущество или скот, чтобы обозначить свою собственность. Это помогало при решении споров и разногласий по поводу определения собственника какой-либо материальной ценности.
Постепенно печати приобретали более цивилизованный вид, вместо знаков и картинок на них стали появляться именные гербы, удостоверяющие личность владельца печати. Использовались они для заверки различных документов. Печати такого вида, к которому мы все привыкли, впервые появились на Древнем Востоке, где хорошо была развита торговля — ими скреплялись торговые договоры.
В наше время можно встретить огромное разнообразие печатей и штампов — от штампика «Погашено», используемого в кассовых документах, до гербовых печатей, которые венчают важные правительственные постановления.
Одной из разновидностей современной печати является факсимиле. Словари расшифровывают этот термин как «точное воспроизведение графического оригинала фотографическим или печатным способом». Коммерсанты же под этим словом подразумевают клише-печать, воспроизводящее подпись официального лица.
Подписание документов с помощью факсимиле в гражданско-правовых отношениях
Через каждую организацию проходит огромная численность разных бумаг и документации, большая часть которой требует наличия подписи руководителя. При этом первое лицо компании не всегда может оперативно подписывать документы. Руководитель попросту может быть занят или находиться в командировке.
Чтобы не допускать простоев в работе, в компаниях часто используют факсимиле – аналог подписи первого руководителя. В то же время не каждый документ можно ей заверить: при использовании факсимиле необходимо придерживаться строгих правил.
Случаи, в которых допускается использование факсимильной подписи, прописываются в нормативных документах компании и в договорах партнеров.
Об этом говорится в статье 160 Гражданского кодекса РФ.
- при отсутствии руководителя на рабочем месте;
- при необходимости ускорить процесс выполнения договоров и сделок;
- при скоплении большого количества документов, нуждающихся в подписи руководителя;
- при необходимости упрощения внутреннего документооборота в организации.
Чтобы избежать неправомерного использования факсимиле, главой организации должен быть издан специальный документ, определяющий порядок хранения и применения штампа.
В этом же нормативном акте должен быть прописан список документов, которые могут быть заверены с помощью факсимильной подписи, и определен человек, отвечающий за ее использование. Этот человек должен отвечать за хранение штампа и за его правомерное применение.
- первичной бухгалтерской документации;
- нормативных и законодательных документов;
- налоговых деклараций (согласно закону, если налоговая декларация подписана с помощью факсимиле и подана в налоговые органы, это не доказывает, что плательщик подтвердил предоставленную им информацию);
- доверенностей на совершение юридически значимых действий;
- договоров трудоустройства и иных коллективных контрактов;
- векселей;
- платежных документов и поручений (за исключение чеков для выплаты пенсий);
- счетов-фактур;
- документации для участия в конкурсах и тендерах;
- заявлений от физических и юридических лиц.
Также факсимиле нельзя использовать при оформлении банковских карт с образцами оттиска печати и подписи.
Что касается договоров, использование факсимиле для их подписи допускается, но только в том случае, если обе стороны на это согласны (соответствующий пункт должен быть зафиксирован в самом контракте).
- квитанций, приходных и расходных ордеров;
- записей в кассовых книгах;
- учетных бланков;
- удостоверений сотрудников;
- патентов и сертификатов, касающихся авторских прав;
- ведомостей и справок о зарплате работников;
- табелей учета рабочего времени;
- свидетельств о ЕГЗ;
- страховок;
- приказов, грамот, благодарственных листов;
- писем с поздравлениями;
- уведомлений;
- внутренних документов.
Таким образом, использование аналога подписи руководителя допускается при заверке документов, не несущих серьезной материальной ответственности.
Любая компания может сделать такое количество устройств факсимиле, которое необходимо для обеспечения ее бесперебойной работы. Главное, чтобы количество устройств и количество ответственных сотрудников было закреплено в документах организации.
- сокращение времени, затрачиваемого руководителем на изучение документации;
- сокращение сроков, необходимых для выполнения условий договоров и сделок;
- ускорение процесса обмена документами внутри самой организации;
- ускорение работы бухгалтерии.
В то же время использование факсимиле налагает определенную ответственность. Руководитель организации должен контролировать процесс использования штампа, ведь нередко документы, подписанные подобным способом, становятся предметом судебных споров.
В арбитражных судах нет единой точки зрения
Некоторые суды согласились с тем, что вычет по счету-фактуре, который заверен факсимильной подписью, не предоставляется. Однако большинство судов до недавнего времени приходили к противоположному выводу и разрешали вычет НДС по таким счетам-фактурам. При этом арбитры отмечали, что факсимильная подпись не является копией подписи физического лица.
Она лишь представляет собой один из способов выполнения оригинальной личной подписи. Поэтому использование факсимиле не свидетельствует о нарушении требований к подписанию счета-фактуры, установленных в НК РФ. Кроме того, суды указывали, что налоговое законодательство не содержит норм, которые бы устанавливали допустимые способы подписания счетов-фактур.
В Налоговом кодексе РФ не содержится запрета на совершение подписи руководителя организации или ее главного бухгалтера путем проставления штампа-факсимиле. Таким образом, наличие факсимильного оттиска личной подписи должностного лица на счете-фактуре не может являться основанием для отказа в вычете НДС по нему.
Использование факсимиле на иных кадровых документах
Использование факсимиле при заверении кадрового документа иного характера, например приказа, грамоты и т. д., также не основано на трудовом законодательстве и может свидетельствовать о несовпадении решения руководителя организации и сотрудников, заверивших документ с помощью факсимильной подписи.
Руководитель может отсутствовать по разным причинам, в том числе потому, что находится в отпуске или на больничном. То есть может возникнуть ситуация, когда факсимиле на кадровом документе проставлялось, а руководитель фактически не мог исполнять свои обязанности в тот момент. На практике заверить документ за него должен был другой сотрудник, который имеет право замещать директора.
ДЛЯ СПРАВКИ! Несмотря на то что суды принимают в качестве доказательств все документы, относящиеся к делу; бумаги, в которых вместо собственноручной подписи стоит факсимиле, могут быть поставлены под сомнение.
Если руководитель предприятия всё же примет решение применять факсимильную подпись в кадровом делопроизводстве, то оформить это необходимо путем закрепления волеизъявления руководителя в локальном акте организации. Прописывается порядок проставления подписи, указывается перечень документов, которые могут быть заверены факсимильным способом. Также следует назначить лицо, ответственное за использование факсимильной печати; эта обязанность закрепляется в должностной инструкции.
Подписание документов с помощью факсимиле в гражданско-правовых отношениях
Нормы гражданского законодательства допускают при совершении сделок применять факсимильное воспроизведение подписи. Для этого возможность и порядок использования такой подписи должны быть предусмотрены соглашением сторон, законом или иными правовыми актами (п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ). Правовой статус факсимильной подписи законодательно не установлен. Следовательно, единственным основанием для такого подписания документов может являться лишь письменное соглашение сторон сделки. Соглашение об использовании факсимиле составляется в произвольной форме, а при наличии между сторонами договорных отношений — в виде приложения или дополнения к основному договору. В нем указывают:
- наименование должностей и Ф. И. О. работников, подписи которых могут быть выполнены с помощью факсимиле;
- образцы факсимильных оттисков этих подписей;
- перечень документов, которые могут быть заверены с помощью факсимиле;
- порядок действия сторон в случае увольнения указанных должностных лиц;
- срок действия соглашения (в нем можно указать, что соглашение действует до тех пор, пока любая из сторон письменно не уведомит другую сторону о своем намерении расторгнуть это соглашение).
Судебная и арбитражная практика при использовании факсимиле
Постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 26.05.2008 г. по делу № А55-16332/2007
Заявителем кассационной жалобы выступило ЗАО «Молочная ферма 3». Жалоба подавалась на решение Арбитражного суда Самарской области и постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда по иску ООО «Крестьянско-фермерское хозяйство «Коммунарское» к ЗАО «Молочная ферма 3» о взыскании суммы долга по договору купли-продажи. При этом решением Арбитражного суда требования ООО «Крестьянско-фермерское хозяйство «Коммунарское» были удовлетворены частично в части взыскания невыплаченной задолженности по вышеуказанному договору. Апелляционная инстанция оставила данное решение без изменений.
В кассационной жалобе ЗАО «Молочная ферма 3» просило состоявшиеся судебные акты отменить в связи с нарушением судом норм процессуального и материального права. Заявитель кассационной жалобы указал, что соглашение сторон о возможности использования факсимильного воспроизведения подписи отсутствует, при этом судом в качестве надлежащего доказательства наличия спорной задолженности указан акт приема-передачи, подписанный факсимильным способом.
В результате суд кассационной инстанции удовлетворил требования ЗАО «Молочная ферма 3», сославшись на отсутствие надлежащих доказательств наличия возникших договорных правоотношений. к меню
Данные документы (соглашение или приказ) в той или иной форме должны быть в каждой организации, ведь они документируют факт согласия сторон на использование факсимиле. Для важных документов это может стать существенным моментом.
Но на сегодняшний момент во многих организациях подобных документов просто нет. Порядок использования факсимильной подписи часто бывает не определен не только во внешних контактах организации, но и во внутренних нормативных документах. Зачастую каждый руководитель решает сам, на какие документы можно ставить его факсимильную подпись, а на какие нельзя, не всегда вспоминая при этом требования законодательства.
Если этот порядок в вашей организации не определен, то при оценке возможности использования факсимиле для подписания писем нужно быть особенно бдительным. Ведь некоторые письма могут оказаться приглашением (офертой) или согласием заключить сделку (акцептом). Помните, что речь идет о заключении договора! Чтобы избежать проблем с этими документами, можно установить правило, согласно которому факсимиле на письмо будет проставляться только после его визирования юристом или иным специалистом, ответственным за заключение подобных договоров. Это снимет груз ответственности с того, кому доверили проставление факсимиле в отсутствие руководителя (например, с его личного помощника или начальника службы ДОУ).
к меню
Допустимые и запрещенные сферы использования факсимиле
Факсимильный оттиск может ставиться на:
- Почетных листах и грамотах.
- Страховых (медицинских) полисах.
- Служебных и наградных удостоверениях.
- Извещениях, уведомлениях, приглашениях, благодарственных или поздравительных текстах (письмах).
- Патентах, свидетельствах ФС по интеллектуальной собственности (приказы Роспатента № 60 от 03.09.1993, № 56 от31.05.2007).
- Подтверждениях итогов ЕГЭ (единого государственного экзамена) согласно инструкции ФС по контролю в сфере образования и науки (07.04.2006).
- Договорах и дополнениях к ним, если таковая возможность прописана в указанных текстах или установлена иным соглашением сторон.
Рядом правовых, нормативных актов предусматривается прямой запрет в отношении использования оттиска факсимиле, к примеру:
- Законодательные и другие акты правового характера. ФЗ в РФ визируются Президентом страны собственноручно, в субъектах государства законы также должны содержать собственноручные подписи.
- Бланк (карточка) с образцами подписей руководителей и оттиском печати компании. Инструкция ЦБ РФ № 28-И (14.09.2006) разрешает заполнение бланка с использованием компьютерной техники или печатной машины, но не предусматривает аналог собственноручной визы.
- Аукционная (конкурсная) информация. В актах по процедуре ведения аукционов и тендеров установлен прямой запрет на использование факсимильного аналога. К примеру, подобное требование содержится в приказе департамента по конкурентной политике г.Москва № 70-01-167/7 (13.07.2007), в приказе Рособразования № 1182 (02.07.2007).
- Декларация соответствия товара (изделия) требованиям сертификата соответствия или технических регламентов. Требование фактической подписи содержится в рекомендациях, утвержденных приказами Министерства промышленности и энергетики РФ № 53 (22.03.2006), № 54 (22.03.2006).
- Заявления граждан и организаций.
- Векселя.
- Налоговые декларации.
- Документы, по которым требуется нотариальное оформление. Подпись должна ставиться собственноручно и в присутствии нотариуса (ст. 44 Основ законодательства о нотариате, утвержденных ВС РФ 11.02.1993).