Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как получить копию трудовой, заверенную работодателем». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда нам нужно подтвердить свою занятость в различных организациях. Например, в банках обычно не выдают даже небольшие кредиты, если человек не может предоставить документ, подтверждающий его занятость. Копия трудовой также может понадобиться для устройства на дополнительную работу, поскольку предоставить второму работодателю оригинал невозможно.
Куда нужна копия трудовой книжки?
Мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда нам нужно подтвердить свою занятость в различных организациях. Например, в банках обычно не выдают даже небольшие кредиты, если человек не может предоставить документ, подтверждающий его занятость. Копия трудовой также может понадобиться для устройства на дополнительную работу, поскольку предоставить второму работодателю оригинал невозможно.
Копия обязательно должна быть качественной. Если на какой-либо ее странице будет плохо видно какое-то слово, печать или подпись, то лучше переделать заново.
Каждая страница должна быть помечена надписью «копия верна». Рядом ставится подпись, подтверждающая достоверность информации. Это не обязательно должна быть подпись руководителя предприятия. Вместо него может расписаться, например, начальник отдела кадров. Рядом с автографом должна быть написана расшифровка должности и фамилии.
Страницы копии желательно пронумеровать. Круглая печать предприятия подтверждает достоверность предоставляемой информации. Ее лучше всего поставить рядом с подписью (или прямо на ней).
Для получения копии трудовой книжки необходимо подать соответствующее письменное заявление в отдел кадров. Следует указать причину, по которой она вам понадобилась, но работодатель не имеет права отказать вам в предоставлении копии, даже если отсутствует уважительная причина, по которой был получен соответствующий запрос.
Куда нужна копия трудовой книжки?
Мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда нам нужно подтвердить свою занятость в различных организациях. Например, в банках обычно не выдают даже небольшие кредиты, если человек не может предоставить документ, подтверждающий его занятость. Копия трудовой также может понадобиться для устройства на дополнительную работу, поскольку предоставить второму работодателю оригинал невозможно.
Копия обязательно должна быть качественной. Если на какой-либо ее странице будет плохо видно какое-то слово, печать или подпись, то лучше переделать заново.
Каждая страница должна быть помечена надписью «копия верна». Рядом ставится подпись, подтверждающая достоверность информации. Это не обязательно должна быть подпись руководителя предприятия. Вместо него может расписаться, например, начальник отдела кадров. Рядом с автографом должна быть написана расшифровка должности и фамилии.
Страницы копии желательно пронумеровать. Круглая печать предприятия подтверждает достоверность предоставляемой информации. Ее лучше всего поставить рядом с подписью (или прямо на ней).
Для получения копии трудовой книжки необходимо подать соответствующее письменное заявление в отдел кадров. Следует указать причину, по которой она вам понадобилась, но работодатель не имеет права отказать вам в предоставлении копии, даже если отсутствует уважительная причина, по которой был получен соответствующий запрос.
Как правильно заверить копию трудовой книжки
Снять копию с рассматриваемого документа для специалистов кадрового отдела фирмы труда не составит. Но как заверить копию трудовой книжки?
С 01.07.2018 порядок оформления заверительных надписей, в т. ч. на копиях трудовых книжек, установлен новым нацстандартом «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст в ред. от 14.05.2018). Согласно этому стандарту правильная заверительная надпись при выдаче копии документа для представления в другую организацию должна выглядеть так (она может быть рукописной, а может быть в виде штампа):
Подлинник документа находится в ООО «ХХХ» в деле № Х за ХХХХ год.
Должность Подпись Расшифровка
Но для копии трудовой книжки будут три дополнительных нюанса:
Для чего надо предъявлять оригинал трудовой книжки
Если заемщик является держателем зарплатной карты банка, в котором оформляется заем, то копия может не понадобиться: все зависит от условий кредитной организации.
- Для трудоустройства: владелец книжки может взять в отделе кадров копию, чтобы вместе с ней направиться на потенциальное новое место работы. Для руководителя это может послужить доказательством наличия требующегося опыта и отсутствия негативных причин увольнения: за пьянство, кражу и т.д.
- Для пенсионного фонда: через него происходит расчет страхового стажа и пенсии.
- Для получения загранпаспорта: одним из условий ФМС является предоставление копии трудовой.
- Для восстановления оригинала трудовой, если он утерян. Если утрата книжки произошла по вине кадровика или руководителя, то восстановлением должны заниматься они.
Где могут потребовать трудовую книжку
Если заемщик является держателем зарплатной карты банка, в котором оформляется заем, то копия может не понадобиться: все зависит от условий кредитной организации.
- Для трудоустройства: владелец книжки может взять в отделе кадров копию, чтобы вместе с ней направиться на потенциальное новое место работы. Для руководителя это может послужить доказательством наличия требующегося опыта и отсутствия негативных причин увольнения: за пьянство, кражу и т.д.
- Для пенсионного фонда: через него происходит расчет страхового стажа и пенсии.
- Для получения загранпаспорта: одним из условий ФМС является предоставление копии трудовой.
- Для восстановления оригинала трудовой, если он утерян.
Если утрата книжки произошла по вине кадровика или руководителя, то восстановлением должны заниматься они.
Нередко принимается решение сразу в день его подачи. На основании документа издается приказ о предоставлении копии.
Проставляется дата ее формирования, а также ставится подпись.
- Все листы нумеруются и скрепляются.
- установления степени платежеспособности предполагаемого клиента;
- определения его основного стабильного источника дохода;
- подстраховки для возможного взыскания суммы кредита по месту работы заемщика в случае ее невозврата.
При это нередко работники пенсионного фонда требуют от работника кадрового отдела предоставления оригинала трудовой. Следует знать, что подобное требование является незаконным и кадровику стоит отказать.
Но, в то же время, он может пойти на встречу ПФР и под подписку выдать работнику оригинал. Но следует помнить, что согласно требованиям НПД о хранении документов рассматриваемого типа, в случае его утери ответственность полностью ложится именно на работодателя.
Он обязан будет в кратчайшие сроки восстановить рассматриваемый документ. Нужна ли копия трудовой книжки для визы Для оформления некоторых документов в случае поездки за рубеж необходимо обязательно предоставлять копию трудовой книжки – не только для загранпаспорта.
Для получения копии трудовой книжки необходимо подать соответствующее письменное заявление в отдел кадров. Следует указать причину, по которой она вам понадобилась, но работодатель не имеет права отказать вам в предоставлении копии, даже если отсутствует уважительная причина, по которой был получен соответствующий запрос.
Организации, куда предоставляется копия трудовой книжки чаще всего Наиболее часто информация из трудовой книжки используется для получения банковских кредитов, так что рекомендуется указывать именно такую причину. Для оформления загранпаспорта копия этого документа по новым правилам уже не требуется.
Если вы хотите устроиться на дополнительную работу, то об этом благоразумнее будет промолчать во избежание недоразумений. Предприятия и организации готовы предоставить своим сотрудникам копии трудовой даже без указания причины.
Помимо подтверждения правдивости сообщенных будущим заемщиком сведений, банку это нужно для:
Кредитная комиссия банка принимает решение о выдаче кредита, исходя из произведенного анализа вероятности возврата долга. Немалую роль в этом играет информация о постоянстве клиента в трудовых отношениях, источником которой является его трудовая книжка.
Как раз потому нужна заверенная копия.
Тогда потенциальные работодатели могут запросто увидеть опыт своего будущего сотрудника. Порой бывает, что сотрудник или же работодатель потерял трудовую.
В этом случае рекомендуется ее восстановление. Если отсутствует копия документа, данная операция занимает много времени.
Если у сотрудника есть заверенная копия, это реально осуществить лишь за 1 день. Поэтому следует позаботиться о наличии такого документа заблаговременно.
Обычно трудовая нужна при обращении к банку за кредитом.
Вы можете обратиться в суд и указать, что работник получил трудовую книжку и в течение долгого времени владеет ей незаконно. Суд присудит работнику еще больший штраф за его деяния и впредь работник не сможет осуществлять подобных действий. Также вы просто можете уволить работника за не предоставление трудовых документов. Заключение Как видите совсем не сложно выйти из подобной ситуации.
Но все же выдачу трудовых книжек стоит осуществлять осторожно, ведь не раз бывали случаи, когда работники подставляли своих руководителей, не возвращая документы. Осуществляйте выдачу на основании закона и тогда вы точно будете уверены в том, что вас никто не обманет, но, а если даже и обманет, то вы с легкостью смоете за себя постоять.
Этот документ – главное доказательство наличия стажа у гражданина РФ. При оформлении пенсии по старости ПФР может запросить у подающего документы копию трудовой. Этот момент регламентируют такие нормативно-правовые документы:
- Ст. № 66 Трудового кодекса РФ.
- П. 6 Правил подсчета величины трудовой пенсии.
- Постановление правительства № 555 (24. 07. 02 г.)
В соответствии с этими НПД, работники Пенсионного фонда могут запросить у человека перечень документов, куда входит и копия трудовой книжки.
Но для оформления в ПФ и в соц отдел обязательно предоставление оригинала трудовой книжки. Я не хотела бы афишировать тему инвалидности в отделе кадров. Но там мне пояснили, что они 100% не могут мне выдать оригинал трудовой книжки, кроме как для оформления пенсии.
Когда я «намекнула» в ОК, если мне нужен будет оригинал трудовой книжки для оформления пенсии по инвалидности — мне сказали, что они мне предоставят оригинал по процедуре, но при этом я должна предоставить справку МСЭ и программу реабилитации для оценки допуска на работу.
Сколько стоит заверить копию трудовой книжки у нотариуса в 2020 году
Каждый нотариус выставляет свои расценки на работу с документами, и копии трудовой не исключение. Но некоторые тарифы регулируются на государственном уровне и не могут быть больше, чем это предусмотрено. Так плата за оформление документа состоит из нескольких частей:
- Госпошлины. Размер этого показателя контролируется законом и периодически меняется зависимо от указки правительства.
- Цены на рассматриваемую нотариальную услугу. Нотариусы могут сами устанавливать цены на свои услуги, которые зависят от их профессиональной компетенции и опыта, а также от средних показаний по региону. В Москве цены будут выше, чем в глубинке России.
- Объёма требуемой работы. Если нужно сделать одну заверенную копию, цена будет меньше, чем если нужно заверять несколько копий разных трудовых книжек. Высчитывается этот показатель индивидуально.
Расценки идут на каждую заверенную нотариусом страницу. Чем больше копий нужно сделать, тем дороже обойдется услуга. Некоторые категории граждан за 2020 год имеют льготы на рассматриваемые услуги. Это касается инвалидов 1 и 2 группы, которые получают скидку на госпошлину в 50% от суммы. 100% скидки при оплате госпошлины могут получить защитники страны и госслужащие. Но на услугах нотариуса лучше не экономить, особенно в делах, где замешана трудовая книжка.
Как заверить копию трудовой книжки
Если вы являетесь ответственным за ведение, хранение и учет трудовых книжек в организации, и такая обязанность возложена на вас по приказу, заверить копию трудовой книжки придется именно вам. Инструкция 1 Попросите работника, обратившегося к вам с просьбой заверить копию трудовой для банка, написать заявление на выдачу заверенной копии трудовой книжки.
Важно
Выполнить его просьбу вам необходимо в срок не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника с таким заявлением. 2 Сделайте ксерокопии всех заполненных листов трудовой книжки, включая ее первую страницу с указанием фамилии, имени и отчества ее владельца
На копии последней страницы поставьте ручкой надпись «Работает по настоящее время в должности…», укажите свою должность, распишитесь, расшифруйте подпись, проставьте дату заверения копии и печать отдела кадров.
Пошаговая инструкция для работодателя: как оформить? Копия выдается по просьбе работника работодателем в трехдневный срок (62-я ст. Трудового Кодекса). Работодатель не вправе требовать за это вознаграждение и интересоваться зачем понадобилась копия.
Инфо
Право на доступ гражданина к своим персональным данным предусмотрено 89-й ст. ТК, за его нарушение 90-й ст. предусмотрена ответственность для должностных лиц, вплоть до уголовной.
- Работник составляет письменное обращение к работодателю, которое выглядит следующим образом: адресуется руководителю организации (указывается полное наименование фирмы, должность и ФИО руководителя полностью);
- указываются ФИО и должность работника;
- обращение именуется «Заявлением»;
- в содержательную часть включается просьба выдать копию трудовой книжки со ссылкой на 62-ю ст.
Как заверяется копия трудовой книжки: порядок по ГОСТу и частые ошибки
При обращении в банковскую организацию для получения кредитного займа, гражданину необходимо предоставить пакет обязательных документов. Одним из таких документов является копия трудовой книги.
В том случае, когда данный документ имеется на руках, предоставление официальной копии не вызывает затруднений. Для этого следует обратиться в нотариальную контору и оплатить стоимость услуги.
Для того чтобы заверить бланк у нотариуса, необходимо иметь документ, подтверждающий личность владельца трудовой книги. После соблюдения всех установленных правил, нотариус подготовит все необходимые копии и заверит их согласно установленному порядку. Длительность данной процедуры составляет около тридцати минут.
При наличии официального места трудовой деятельности данная процедура немного усложняется, поскольку документ хранится в кадровом отделе. В этой ситуации следует обратиться к руководству компании или сотрудникам кадровой службы.
Для этого нужно составить соответствующую заявку, где нужно указать, что копия трудовой книги требуется для банка или другой государственной инстанции. Срок формирования документа составляет три рабочих дня.
При заверении ТК обычно допускаются эти ошибки:
- Штамп о том, что это копия документа, поставлен только на отдельных листах, а не на всех.
- На части листов отсутствует заверяющая подпись с печатью.
- На последнем листе отсутствует отметка о том, что сотрудник работает в настоящее время.
- Поставлена подпись заверяющего листа, однако она не подкреплена указанием должности и ФИО лица.
- Человек, который заверяет копию, не обладает нужными полномочиями.
- Отсутствует указание места хранения оригинала документа.
- Печать поставлена только на «белой» части листа, она не затрагивает копию.
Перечень распространенных ошибок нужен для того, чтобы не допускать их самим. Как правило, за недочеты никакой ответственности не накладывается. Однако неправильно заверенная копия не будет иметь юридической силы.
Такой срок не установлен. Но так как копия призвана воспроизводить информацию подлинника (п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013), верной она остается до момента появления очередной записи в книжке.
Срок действия копии по своему усмотрению устанавливает учреждение, в которое документ представляется.
Например, банки при выдаче кредита, как правило, ограничивают период актуальности одним месяцем со дня заверения. Поэтому сроки уточняют по месту требования.
- Работодатель обязан заверить и предоставить копию трудовой книжки в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления сотрудником.
- Заверительная надпись в 2021 году дополняется ссылкой на местонахождение подлинника документа.
- Юридическое значение заверенная копия имеет при подписании уполномоченным лицом.
- Срок действия заверенной копии трудовой книжки не установлен и уточняется по месту требования.
На ксерокопии трудовой, как и в любом другом документе должна быть указана дата оформления этого дубликата, этот момент очень важен, так как он является показателем достоверности данных, которые отражены на этих листах бумаги. Так, например, если работник запрашивает копию для предоставления в кредитную организацию, то сведения о трудоустройстве играют ключевую роль при принятии банком положительного или отрицательного решения для выдачи займа, обратившемуся клиенту.
Основная масса банков нашей страны устанавливает срок годности этой копии в один календарный месяц. Форма же проставления даты выдачи копии может быть любой: как цифрами, так и прописаны словами, нередко можно встретить и оформление в виде сочетания цифрового и словарного обозначения даты заверения ксерокопии трудовой.
Без заявления — никаких документов
Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.
Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он должен обратиться к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии. Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец. В последнем случае важно, чтобы обращение было подписано лично заявителем.
Для каких целей требуется заверять записи в трудовой
Чаще встречающимся органом, который запрашивает у гражданина предоставление копии своей трудовой, является банк, например, Сбербанк или иное кредитное учреждение.
Вам будет интересно:
Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек: обязательный ли это приказ, для чего издается, как оформить
Они чаще всего делают это при следующей необходимости:
- Подтвердить, что у потенциального заемщика есть источник дохода, и он сможет вернуть кредит;
- Если платежи по кредиту не будут поступать вовремя, то по решению суда необходимую сумму могут снимать с его зарплаты;
- Для подтверждения сведений, которые были указаны в анкете;
- Определить степень постоянства работы — клиенты, которые редко меняют своих работодателей, вызывают большее доверие у банков;
- Определить причины увольнения — в случае расторжения договора по «плохим» причинам (прогулы, нарушение дисциплины и т. д.) банк может отказать в выдаче кредита.
Второй по популярности организацией, которая запрашивает трудовую, является отдел ОФМС при выдаче загранпаспорта. Сюда необходимо предоставлять заверенную копию трудовой, хотя основное значение имеют только места работы за последние 10 лет.
Общие правила оформления
Новое заверение трудовой книжки практически не изменило старого порядка оформления копий. Чтобы обозначить внесенные изменения, нужно изучить старые правила заверения и увидеть, что в них добавили, а что убрали.
Итак, для правильного заверения трудовой книжки всегда нужно учитывать следующие особенности:
- Снимаются копии всех страниц трудовой книжки (исключением являются сведения о наградах), начиная с первой, где указана информация о владельце, заканчивая последней с информацией о нынешнем месте работы. Это нужно для того, чтобы комиссия организации, которая требует образец заверения трудовой книжки, видела весь пройденный трудовой путь субъекта (в дальнейшем это может повлиять на их решение) и причины ухода с предыдущих мест работы.
- Заверить копию трудовой книжки может специалист отдела кадров, главный бухгалтер или начальник предприятия, где работает субъект.
- Не стоит увеличивать масштаб, нужно делать копию тех размеров, что и сама книжка;
- Все листы документа брошюруются и в конце на бумажной наклейке указывается количество страниц действующей копии.
Общие правила заверения трудовой книжки состоят из того, что на последней странице сшитого документа должны содержаться следующие элементы:
- номер записи;
- подтверждение «Верно» или «Копия верна», прописанное вручную или нанесенное при помощи специального штампа;
- должность специалиста, заверяющего документ;
- его инициалы и подпись;
- дата оформления;
- печать предприятия.
Для несшитых документов такая информация должна содержаться на каждом листе копии.
Некоторые организации просят поставить отметку «Работает по настоящее время». Это требование не соответствует новому ГОСТу заверения трудовой книжки, но пометку сделать можно, поскольку оно и не противоречит действующим правилам.
Ошибки при заверении документа
Распространено думать, что печать должна захватывать подпись должностного лица, заверяющего документ. Но это не так. Согласно новому ГОСТу печать ставится, не затрагивая подписи, или в отдельном месте, где указано «МП» (то есть место для печати).
Также не стоит допускать ошибки при заполнении документа. Орфографические и грамматические опечатки добавляют проблем при предоставлении копии трудовой книжки. Исправления формулировок не допускается, в том числе. Если при заверении трудовой книжки была допущена ошибка, стоит заново скопировать нужные листы и заверить заново.
Таким образом, можно сказать, что новый ГОСТ не внес существенных изменений в порядок регистрации копий трудовой книжки. Одно из главных требований, которое было добавлено в новые правила, это указание места хранения подлинника трудовой книжки при предоставлении ее в сторонние организации.
Как указано в общих правилах, оригинал документа должен находиться у работодателя в специально отведенном месте, которое сможет обеспечить сохранность бумаги. Руководитель может выдать только копию трудовой книжки, поскольку за хранение документа он будет отвечать до тех пор, пока сотрудник не заберет его при увольнении. Дубликат заверяется по письменному заявлению сотрудника не позднее трех дней с момента подачи. Копия трудовой книжки должна прошиваться и содержать на последней страницу следующую информацию:
- номер записи;
- подтверждение «Верно» или «Копия верна», прописанное вручную или при помощи специального штампа;
- должность специалиста, заверяющего документ;
- его инициалы и подпись;
- дата оформления;
- место хранения документа;
- печать предприятия.
При соблюдении всех условий документ будет иметь срок действия в течение одного месяца. Но любые изменения в трудовой книжке в этот период делают ее копию недействительной.