Как восстановить утраченную трудовую книжку?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как восстановить утраченную трудовую книжку?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Потеря трудовой книжки — это серьезно. Это не как с паспортом, который можно восстановить в течение месяца, подав обращение на сайте государственных услуг. В данном случае не получится купить новый бланк и просто заполнить его заново. Если трудовая книжка утеряна, вам придется очень долго и кропотливо собирать сведения о своем стаже, трудовых перемещениях и соответствующих приказах и распоряжениях у всех работодателей.

Массовая утрата трудовых книжек

Вкратце рассмотрим массовую утрату работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (п. 34 Правил, Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утвержденный постановлением Минтруда РФ от 24.06.1994 № 50). Речь идет о стихийных бедствиях, экологических и техногенных катастрофах, массовых беспорядках и других чрезвычайных обстоятельствах.

В этих случаях трудовой стаж работников устанавливается специально организованной комиссией, создаваемой органами исполнительной власти субъекта РФ. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Факт и периоды работы определяются комиссией из документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия – на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе. Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. На основании акта работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки.

Отметим, что срок для проведения расследования комиссией и выдачи работнику дубликата трудовой книжки не установлен³⁹.

Ответственность за невыдачу трудовой книжки при увольнении в размере заработка за период, в течение которого работник не мог устроиться на работу, организация будет нести только в случае признания действий работодателя, повлекших массовую утрату трудовых книжек, незаконными⁴⁰.

Что говорится в законе о восстановлении трудовой книжки

В ТК РФ основному документу каждого работника посвящена 66-я статья. А в ст. 65 подчёркнута обязательность предъявления книжки работодателю. Поэтому россиянину, который потерял трудовую книжку, понадобится поскорее восстановить её.

Нормативными актами не используется понятие восстановления. Они рассматривают процедуру, относящуюся к оформлению дубликата. Процесс регламентируют два подзаконных акта, утверждённых в связи с использованием и хранением основного документа работника:

• Правила, принятые правительственным постановлением № 225 в 2003 году, в пунктах 31, 32;
• Инструкции, утверждённые постановлением Минтруда № 69 в 2003 году, в пунктах 7.1, 7.2.

Восстановление трудовой книжки через государственный архив

На вопрос, можно ли восстановить трудовые книжки посредством обращения к услугам российских архивных учреждений, утвердительный ответ даётся, если есть два условия:

1. Запрашиваемая информация действительно передавалась туда на хранение организацией, где был занят работник.
2. Госархив находится в пределах города (района), откуда поступил запрос.

При совпадении названных условий можно получить из госархива справку. В архивной справке укажут:

• где работал заявитель;
• с какой даты и по какую.

Стоимость запрашиваемой информации устанавливается с учётом таких обстоятельств:

• насколько широки рамки интересующего периода;
• в скольких организациях за это время был трудоустроен заявитель.

Запрос госархиву передаётся при посещении или заказным почтовым отправлением. Однако до этого понадобится созвониться с сотрудниками архивного учреждения, чтобы они дали необходимую консультацию.

Трудовая утеряна по вине работодателя

К сожалению, трудовая может быть утеряна и по вине работодателя. На каждом предприятии должен быть человек, который отвечает за хранение этих документов. Поэтому если книжка будет утеряна, то виновен будет и этот работник, и сам работодатель.

Ситуация может сложиться по-разному! В зависимости от этого работник должен будет предпринять те или иные шаги:

• если работник уволился с прежнего места работы, а работодатель не отдаёт ему трудовую книжку, то это нарушение прав работника. Он может написать исковое заявление в суд, пожаловаться в инспекцию по труду или в прокуратуру. Законных оснований для того, чтобы не возвращать трудовую книжку, у работодателя нет;
• если начальство признаёт свою вину, а у работника нет претензий, то он может попросить оформить дубликат. Просьба выражается в виде письменного заявления.

Иногда бывает так, что работодатель не желает отдавать работнику его документ, мотивируя это различными причинами, например:

• не хочет отпускать ценного работника;
• желает заставить его работать ещё, пока он не завершить некий объём работы;
• хочет взыскать с него некие суммы, не предусмотренные законодательством;
• прочие причины.

Важно! Работодатель не имеет права задерживать трудовую книжку работника! Это нарушение его трудовых прав. Если работодатель делает вид, что никакого заявления об увольнении не было, и поэтому он не обязан выдавать трудовую, сотруднику нужно будет поступить следующим образом:

• написать заявление на увольнение в двух экземплярах, один из них отнести в отдел кадров и проверить, чтобы оно было должным образом зарегистрировано в качестве входящего документа. На втором экземпляре должен стоять номер входящего документа и дата регистрации;
• ровно через 2 недели работник считается уволенным. Следовательно, администрация обязана вернуть трудовую книжку;
• если этого не произошло, то нужно обращаться в комиссию по трудовым спорам, если такая работает на предприятии. Если такой нет, то этот шаг можно пропустить;
• если будет отказано в принятии заявления, или проблема не будет решена, то нужно обращаться в инспекцию по труду или сразу в суд;
• если на предприятии работает КТС, то к ним обязательно нужно обратиться. Если нет, то сразу в ФИТ. Это называется досудебный порядок урегулирования спора. Без его соблюдения суд документы не примет.

Восстановление ТК работодателем, требуемые документы

Трудовая книжка может быть утеряна по нескольким причинам. Вот основные:

• ТК потерял работник.
• Документ потерял отдел кадров предприятия, где работает сотрудник.
• Утеря произошла в государственной организации, например, в Пенсионном фонде.
• Книжка пришла в негодность в результате неумелых действий какого-либо лица или при форс-мажоре.

Если документ теряется в результате стихийных бедствий, то восстановление в таком случае выполняется по упрощенной схеме.

Если человек работает в организации, то восстановление производит работодатель. Несмотря на то, что книжка хранится на предприятии, но работник имеет право взять ее во временное пользование для выполнения своих дел. Чаще всего именно в этот момент и происходит утеря. Работник должен сразу уведомить об этом руководство и написать заявление. Оно пишется на имя генерального директора с просьбой сделать дубликат.

Если это первое или единственное место работы, то процедура упрощается:

• Работник покупает бланк, при условии, что утеря произошла по его вине, и отдает его в отдел кадров.
• Кадровик заполняет бланк с личными данными и ставит в правом верхнем углу отметку о дубликате.
• В документ вносится информация, которая обычно записывается в книжках.
• Сюда же заполняется информация о награждениях и поощрениях, если они имели место и подтверждены необходимыми документами.
• Если человек продолжает работать на предприятии, то организация не ставит печать на трудовой книжке — сделать это можно только после увольнения.

Как восстановить трудовую книжку?

После того, как будут собраны все документы для восстановления записей в трудовой книжке, работодателю стоит оформить дубликат в следующем порядке.

Работник должен составить заявление о выдаче дубликата трудовой книжки, передать его работодателю вместе со всеми документами для восстановления списка мест работы. Если работодатель осуществляет восстановление трудовой книжки при утере работником (образец заявления представлен в конце статьи), то для выдачи дубликата предусмотрен строгий срок – 15 дней со дня обращения работника. Для других ситуаций, при которых требуется выдача дубликата книжки, срок оформления строго не прописан.

В случаях, когда работник просит выдать ему дубликат книжки по причине нахождения там недействительной записи, то необходимо сделать пометку на действующей трудовой книжке. Восстановление трудовой книжки (образец записи) будет выглядеть следующим образом: «Взамен выдан дубликат (серия и номер дубликата)». В правом верхнем углу первой страницы дубликата делается пометка «Дубликат».

Затем работодатель заполняет титульный лист дубликата в общем порядке, основываясь на документах, предоставленных работником.

В графу 3 следует внести запись об общем трудовом стаже. Общий стаж работы следует записать суммарно: общее количество лет, месяцев, дней. При этом не нужно детально расписывать названия компаний, периоды работы у них, должности сотрудника.

Затем в хронологическом порядке необходимо расписать детально всю информацию. В графе 2 – поставить день приема на работу, в графе 3 – записать наименование прежней компании — работодателя, подразделение и должность с указанием квалификации. Например, за основу можно принять следующий образец восстановления трудовой книжки: «Принят в общество с ограниченной ответственностью «Людмила» (ООО «Людмила») на должность старшего кладовщика склада № 5». Записи о переводах делаются таким же образом.

Привлечение инстанций

Теоретически, безработный гражданин может обратиться за получением дубликата утерянного документа к своему последнему работодателю. Но кадровики не обязаны заниматься оформлением ТрК, утерянной их бывшим сотрудником. Так что, здесь все будет зависеть только от доброй воли специалиста.

Максимум, что может сделать кадровик с предыдущего места работы гражданина – это внести записи в бланк нового документа, при условии, что все данные о более раннем трудоустройстве имеются в наличии.

Также дубликат можно оформить в МФЦ. При обращении необходимо будет предъявить сотруднику паспорт, передать пустой бланк ТрК, и предоставить данные о предыдущих местах работы. Процесс оформления здесь может занять от нескольких дней до месяца, в зависимости от ситуации.

Действия работодателя

Коротко расскажем о том, как работодателю восстановить трудовую книжку при утере ее сотрудником. Самый простой вариант здесь – если данный работодатель является для гражданина первым, а ранее он нигде не работал. В этом случае кадровик просто заполняет новый бланк, принесенный сотрудником, на основании имеющихся у него документов. Вносятся все записи – о приеме, переводах, повышениях и т.д. Единственный момент – на первой странице документа должно, помимо прочей информации, стоять слово «Дубликат».

В случае, если сотрудник, утерявший документ, ранее работал в других местах, он должен принести бумаги, подтверждающие этот факт. Как минимум, потребуется справка из ПФР. Здесь оформление ТрК будет иметь следующие особенности:

• надпись «Дубликат» на первой странице;
• в начале документа – сведения о суммарном стаже из справки от ПФР;
• данные о предыдущих местах работы (при наличии подтвержденной информации о них);
• запись о текущем работодателе.

Если гражданин не может подтвердить информацию о предыдущих местах работы, она просто не вносится в новый бланк. По закону, достаточно указания общего количества стажа и записи от предприятия, выдающего дубликат.

Если же ТрК была утеряна по вине работодателя, кадровикам придется самостоятельно собирать всю информацию о сотруднике. Они обращаются в Пенсионный фонд, архивы, делают запросы в действующие городские и иногородние организации, в которых работал их специалист. Дубликат в этом случае должен быть заполнен по всем правилам.

Как восстановить трудовую книжку / Статьи / Журнал «Кадровое дело»

Утеря трудовой книжки может самым негативным образом отразиться на дальнейшей карьере сотрудника и перспективах его трудоустройства.

Узнайте, как восстановить трудовую книжку при утере работником или работодателем, как восстановить записи в ней с помощью подтверждающих документов, как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд в 2016 году, а также как восстановить утраченную трудовую книжку, если организация, в которой трудился работник, уже ликвидирована.

Из этой статьи вы узнаете:

• можно ли восстановить трудовую книжку, если оригинал пропал или испорчен;
• как восстановить трудовую книжку при ее утере работником;
• как восстановить записи в трудовой книжке;
• как работодателю восстановить трудовую книжку работника.

Отсутствие трудовой книжки может стать для работника источником целой череды проблем, начиная с невозможности устроиться на новую работу и заканчивая сложностями с оформлением пенсии. Поэтому в случае кражи, утери или порчи столь важного документа неизменно возникает вопрос: как восстановить утраченную трудовую книжку?

По сути, законный способ решения вопроса всего один — нужно обратиться к работодателю по настоящему или прежнему месту работы с заявлением о выдаче дубликата.

Сотрудник потерял трудовую книжку: что делать?

Что делать, если потерял трудовую книжку сам работник? В таком случае согласно п. «Правил ведения и хранения трудовых книжек», утвержденных правительственным постановлением № 225 от 16.04.2003 г., работнику при утере трудовой книжки выдается ее дубликат. Для его оформления необходимо документальное подтверждение о работе на прошлых рабочих местах. Сбором необходимых документов работнику придется заниматься самостоятельно.

Весь процесс состоит из нескольких последовательных этапов:

1.Собрать документы, подтверждающие предыдущие места работы (копии приказов о приеме, переводе, увольнении; справки о периоде труда, трудовые контракты, выписки из лицевого счета застрахованного гражданина и пр.).

2.Подать работодателю заявление об утере трудовой книжки с просьбой об оформлении ее дубликата.

3.Проставить в новой трудовой книжке печати и подписи прошлых работодателей.

Трудоустройство сотрудника без трудовой книжки

Наниматели могут принимать сотрудника без трудовой книжки, если он скажет, что потерял её. И это может быть на руку недобросовестным личностям. Так как они могли быть уволены по статье за прогулы, пьянство и иные нарушения дисциплинарного режима. Без этого документа невозможно отследить эти нарушения. И тут уже рискует компания.

Но в таком случае организация может отказать в трудоустройстве. При этом статья 64 Трудового кодекса не будет нарушена.

Так как есть соответствующие основания в отказе при приёме на работу:

• часть 3 статьи 303, статья 309 Трудового кодекса РФ (отсутствие трудового стажа, так как нет его подтверждения);
• несоответствие стажа.

Поэтому добросовестные сотрудники всегда заинтересованы в получении документа любыми законными путями.

Как восстановить книгу, если человек не работает?

Бывают ситуации, при которых имущество человека может быть утрачено или повреждено (кража документов, пожар). Как поступить гражданину, если его бланк потерян, а сам он на данный момент не работает? В этом случае, за помощью в восстановлении документа он может обратиться:

• к предыдущему работодателю;

• в ПФР;

• в архив;

• в судебные органы

Куда обратиться, чтобы восстановить трудовую книжку. Какие документы подтверждают рабочий стаж

Если организация ликвидирована, то необходимо обратиться в архив, по месту нахождения бывшего работодателя, куда все организации проходящие процедуру ликвидации обязаны сдавать документы по личному составу (см. Сколько лет хранятся личные дела сотрудников после увольнения).

Архив выдает справку, в которой содержатся сведения о трудовом стаже гражданина в данной организации.

Если эти два варианта не подходят, то работнику не остается ничего иного как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд или суд.

Пенсионный фонд по запросу выдает все сведения, поданные бывшими работодателями, о стаже работника. Выписки из персонифицированного учета служат основанием для внесения записей в дубликат.

Если работник начал свою трудовую деятельность после 1997-2002 года, то можно подать запрос сразу в Пенсионный фонд и получить сведения о стаже у всех работодателей в одном месте.

Еще один способ это обращение в суд, к нему прибегают, когда другие способы не принесли желаемого результата, а получить новую трудовую книжку необходимо.

Суд может помочь восстановить стаж при наличии следующих оснований:

• трудовые договора;
• выписки их приказов, личных дел и зарплатных книг;
• свидетельских показаний двух и более человек;
• ксерокопии всей трудовой книжки или ее части.

Похожие записи:

• Как заказать техпаспорт БТИ на квартиру
• Приватизация квартиры через МФЦ в 2023 году: пошаговая инструкция
• Договор дарения квартиры между близкими родственниками: правила и нюансы