Номенклатура дел в 2023 году: сроки хранения документов и новые штрафы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Номенклатура дел в 2023 году: сроки хранения документов и новые штрафы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.

Сроки хранения документов организаций

Категория документации	Вид документов	Прежние сроки	Новые сроки
Налоговый учет	Счета-фактуры	4 года	5 лет
Налоговый учет	Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами	75 лет	5 лет
Налоговый учет	Книги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСН	Постоянно	5 лет
Налоговый учет	Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников	При наличии лицевых счетов — 5 лет При отсутствии лицевых счетов — 50 лет (если документы оформлены с 2003 года)/75 лет (если документы оформлены до 2003 года)	50/75 лет
Налоговый учет	Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов	При наличии лицевых счетов — 5 лет При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет	При наличии лицевых счетов — 6 лет При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Бухгалтерский учет	Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах	5 лет, для части этой документации — постоянно	10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Бухгалтерский учет	Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы)	При наличии лицевых счетов — 5 лет При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет	При наличии лицевых счетов — 6 лет При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Кадровый учет	Приказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения	5 лет	3 года
Кадровый учет	Заявки о потребности в иностранных сотрудниках	5 лет	1 год
Кадровый учет	Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности	Постоянно	5 лет
Кадровый учет	Карточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков	3 года	5 лет
Кадровый учет	Документы учета аварий и несчастных случаев на производстве	Постоянно	45 лет
Кадровый учет	Графики отпусков	1 год	3 года

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и сохранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела и передается на хранение в архив организации или (при ликвидации и в некоторых других случаях) в государственный архив.

Под формированием дел следует понимать группирование исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел:

1. Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:
   • наименование организации (в полном виде);
   • наименование структурного подразделения (в полном виде);
   • номер дела (в соответствии с номенклатурой);
   • заголовок дела;
   • номера статей по срокам хранения в номенклатуре по перечню (при необходимости).
2. В дело подшиваются:
   • только оформленные и исполненные документы;
   • один оригинал, за исключением нескольких случаев;
   • изданные в одном календарном году.
3. Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) требуется разделение на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и, как правило, их подшивают в разные дела в зависимости от продолжительности хранения. Так, срок хранения приказов на отпуск — 5 лет, а распоряжений о приеме сотрудников на работу или увольнении — уже 75, поэтому их и определяют в разные папки.

Архивное хранение документов и дел — обязанность каждой организации

Обязанность по хранению документов в архиве организации и сроки хранения предусмотрены различными законами. Так, срок хранения для налоговых целей определяет Налоговый кодекс. Для бухгалтерских документов срок закреплен законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Сколько хранить документы по личному составу, указывает закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Свод сроков хранения также можно найти в приказе Росархива России от 20.12.2019 № 236.

Внимание! Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558, регламентировавший сроки хранения до 2020 года, утратил силу с 18.02.2020. Подробности см. здесь.

Чтобы вам легче было разобраться со сроками хранения документов в архиве, мы составили укрупненную таблицу по основной документации, которая возникает в процессе работы любой организации.

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и сохранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел.

1. Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:

• наименование организации (в полном виде);
• наименование структурного подразделения (в полном виде);
• номер дела (в соответствии с номенклатурой);
• заголовок дела;
• срок сбережения документов по номенклатуре. К примеру, срок хранения приказов по основной деятельности — постоянно, но если организация не является источником комплектования архивов, то до ее ликвидации.

2. В дело подшиваются:

• только оформленные и исполненные документы;
• один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев;
• изданные в одном календарном году.

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и, как правило, их подшивают в разные дела. На каждом ставят сроки хранения приказов по личному составу: например, на папке с приказами о предоставлении отпуска по уходу за ребенком — 75 лет, с приказами о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска — 5 лет, с приказами о дисциплинарных взысканиях — 3 года и т. д.

По делам об административных правонарушениях

Исполнение постановлений по делам об административных правонарушениях – заключительная стадия производства по делу об административном правонарушении. Основными задачами исполнительного производства являются:

– обеспечение исполнения вынесенного постановления;

– соблюдение принципа неотвратимости наказания;

– предупреждение административных правонарушений в будущем.

На основании ст. 31.2 Кодекса постановление по делу об административном правонарушении обязательно для исполнения всеми органами государственной власти, органами местного самоуправления, должностями лицами, гражданами и их объединениями, а также юридическими лицами.

В соответствии с ч. 1 ст. 31.3 Кодекса обращение постановления по делу об административном правонарушении возлагается на должностное лицо, вынесшее постановление.

Согласно ч. 2 ст. 31.2 Кодекса постановление по делу об административном правонарушении подлежит исполнению не с момента его вынесения, а только с момента его вступления в законную силу.

Постановление по делу вступает в законную силу, в порядке ст. 31.1 Кодекса, в следующих случаях:

– после истечения срока, установленного для обжалования постановления по делу об административном правонарушении, если указанное постановление не было обжаловано или опротестовано (срок обжалования постановления по делу об административном правонарушении, в соответствии со ст. 30.3 Кодекса, исчисляется 10 сутками со дня вручения или получения копии постановления);

– после истечения срока, установленного для обжалования решения по жалобе, протесту, если указанное решение не было обжаловано или опротестовано, за исключением случаев, если решением отменяется вынесенное постановление;

– немедленно после вынесения, не подлежащего обжалованию решения по жалобе, протесту, за исключением случаев, если решением отменяется вынесенное постановление.

Под обращением постановления к исполнению понимается передача вступившего в законную силу постановления органу, должностному лицу, вынесшему его, для обеспечения реализации назначенного наказания.

Однако Кодекс предусматривает возможность добровольного исполнения постановления о назначении административного наказания.

Исполнение постановления о назначении предупреждения, в соответствии со ст. 32.1 Кодекса, осуществляется непосредственно лицом, вынесшим постановление, путем вручения или направления копии постановления в порядке ст. 29.11 Кодекса.

Добровольное исполнение постановления о назначении административного штрафа ст. 32.2 Кодекса возложено на лицо, привлеченное к административной ответственности, в срок не позднее тридцати дней со дня вступления постановления в силу, либо со дня истечения срока отсрочки или рассрочки. При этом ч. 4 ст. 32.2 Кодекса закреплена обязанность лица, привлеченного к административной ответственности, по направлению, должностному лицу, вынесшему постановление, копии документа, свидетельствующего об уплате административного штрафа.

При неуплате административного штрафа в срок, предусмотренный ч. 1 ст. 32.2. Кодекса, а также в случае отсутствия у должностного лица, вынесшего постановление, документа, свидетельствующего об уплате административного штрафа, по истечении тридцати дней со срока, указанного в ч. 1 ст. 32.2 Кодекса, должностное лицо, вынесшие постановление, направляет копию постановления, о назначении административного наказания заверенную гербовой печатью с сопроводительным письмом судебному приставу-исполнителю для взыскания суммы административного штрафа в порядке, предусмотренном федеральным законодательством.

На основании Федерального закона от 21 июля 1997 г. № 119-ФЗ «Об исполнительном производстве» (ст. 14) постановление о назначении административного наказания может быть предъявлено к исполнению в течение трех месяцев со дня вынесения. Кроме того, должностное лицо, вынесшие постановление, принимает решение о привлечении лица, не уплатившего административный штраф, к административной ответственности на основании ч. 1 ст. 20.25 Кодекса.

Приостановление исполнения постановления о назначении административного наказания производится должностным лицом, вынесшим постановление, в порядке ст. 31.6 Кодекса, в случае принесения протеста на вступившее в законную силу постановление по делу об административном правонарушении до рассмотрения протеста, о чем выносится определение, которое при необходимости немедленно направляется в орган, должностному лицу, приводящим это постановление в исполнение.

На основании ст. 31.9 Кодекса постановление о назначении административного наказания не подлежит исполнению, если оно не было приведено в исполнение в течение одного года со дня его вступления в законную силу.

При этом течение срока давности прерывается, если лицо, привлеченное к административной ответственности, уклоняется от исполнения постановления о назначении административного наказания. Исчисление срока давности в этом случае возобновляется со дня обнаружения указанного лица либо его вещей, доходов, на которые в соответствии с постановлением о назначении административного наказания может быть обращено административное наказание.

Также необходимо иметь в виду, что в случае отсрочки или приостановления исполнения постановления о назначении административного наказания течение срока давности приостанавливается до истечения срока отсрочки или срока приостановления, а в случае рассрочки исполнения постановления о назначении административного наказания течение срока давности продлевается на срок рассрочки.

Постановление о прекращении исполнения постановления о назначении административного наказания выносится должностным лицом, вынесшим постановление о назначении наказания, в случаях перечисленных в ст. 31.7 Кодекса, а именно:

– издания акта амнистии, если такой акт устраняет применение административного наказания;

– отмены или признания утратившими силу закона или его положения, устанавливающих административную ответственность за содеянное;

– смерти лица, привлеченного к административной ответственности, или объявления его в установленном законом порядке умершим;

– истечения сроков давности исполнения постановления о назначении административного наказания, установленных ст. 31.9 Кодекса;

– отмены постановления.

Перечень обстоятельств является исчерпывающим, и при наличии хотя бы одного из них постановление о назначении административного наказания теряет законную силу, что влечет, соответственно, прекращение его исполнения.

Регистрация и учет дел об административных правонарушениях в области пожарной безопасности осуществляется в журнале учета административных дел государственным инспектором по пожарному надзору, назначенным для этого руководителем органа ГПН. Регистрация – присвоение административному делу порядкового номера (с начала года) и фиксация кратких данных о правонарушении. Указанный журнал учитывается в канцелярии органа ГПН и хранится в течение трех лет на основании приказа МЧС России от 30 декабря 2004 г. № 630 «Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России, с указанием сроков хранения».

Учет заключается в отражении количества, характера зарегистрированных дел и результатов их разрешения в журнале, а также установленных формах статистической отчетности.

Сотрудником, осуществляющим регистрацию и учет, ведется также журнал учета представлений об устранении причин и условий, способствовавших совершению административных правонарушений. Сотрудник, осуществляющий регистрацию дел, при обнаружении в представленных на регистрацию материалах нарушения требований Кодекса и настоящих рекомендаций докладывает об этом вышестоящему должностному лицу, которое изучает материалы и дает соответствующее указание.

Документы, предусмотренные Кодексом, оформляются разборчиво от руки или при помощи технических средств, без помарок и исправлений.

При направлении протокола об административном правонарушении и других материалов дела вышестоящему должностному лицу на рассмотрение выносится определение, предусмотренное ст. 29.9 Кодекса.

Сроки хранения налоговых документов

В течение пяти лет должны храниться сведения налогового и бухгалтерского учета, а также другие документы, необходимые для расчета и уплаты налогов, включая документы, подтверждающие:

• получение доходов;
• осуществление расходов;
• удержание налогов.

Эти нормы указаны в Налоговом кодексе РФ – в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 и подпункте 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ. Срок отсчитывается с момента окончания налогового периода, в котором документ использовался в последний раз в следующих целях:

• для составления отчетности;
• для исчисления и уплаты налогов;
• для подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.

Организация хранения документов в архиве

• Через тюрьмы к звездам! Почему бывшие узники Гуантанамо возглавили Афганистан?
• Видеофакт: зубры гуляют в полях Солигорского района
• Более 100 евро за мегаватт — в Прибалтике взлетели цены на электричество
• Невыгодная правда о Куропатах. Что волнует в Беларуси католических деятелей и их польских кураторов?
• В Червене кассир похищал деньги покупателей и тратил их на свою девушку
• В минском аэропорту аварийно «посадили» самолет
• Республиканский автопробег «Символ единства» проедет по Минской области с 12 по 15 сентября
• Как лесоводы охраняют зеленые богатства Червенского района
• На районный праздник «Дажынкі-2021» к молодечненцам приедут «Беларусы»
• Подтвердить чемпионство в двух турнирах и выйти из группы Еврокубка – цели «Горизонта» в новом сезоне

• Технологии
• Хобби и стиль
• Происшествия
• Общество
• Образование
• Новости партнеров
• Недвижимость
• Мультимедиа МЛЫН.BY
• Люди
• Это интересно
• Здоровье
• Еда
• Диалог с властью
• Дела житейские
• В мире
• Афиша

Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством

Сроки хранения бухгалтерских документов

Как было указано выше, сроки хранения установлены Федеральным законом №402. Для большинства видов бухгалтерских документов он составляет 5 лет. Есть несколько нюансов, связанных с порядком расчета этого срока.

Согласно закону №402, для первичных документов, регистров бухгалтерского учета, аудиторских заключений отсчет пятилетнего периода начинается с момента соответствующего отчетного года. Что касается учетной политики компании и другой документации, связанной с организацией и ведением бухгалтерского учета, а также средств, которые обеспечивают воспроизведение документов в электронной форме и проверку подлинности электронной подписи, 5 лет отсчитывается с года, в котором документы в последний раз использовались для составления отчетности.

Кассовые книги, корешки чековых книжек, табели, ордера, переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества, квитанции, авансовые отчеты и другие оправдательные документы, которые прошли проверку, необходимо хранить не менее пяти лет. При возникновении разногласий срок может быть продлен до момента принятия решения по делу, если оно вынесено за пределами указанного срока.

Срок хранения таких документов как справки, акты, протоколы, ведомости, заключения об определении амортизации, переоценке, списании НА и ОС отсчитывается с момента выбытия активов.

Путевые листы хранят 5 лет, но срок может быть увеличен до 50 лет, в случае отсутствия других подтверждающих документов вредных и опасных условий труда.

Обратите внимание. Срок хранения, приравненный к 50 годам, распространяется исключительно на документы, созданные после 1 января 2003 года. Ранее этот срок составлял 75 лет.

Сроки хранения налоговых документов

В течение пяти лет должны храниться сведения налогового и бухгалтерского учета, а также другие документы, необходимые для расчета и уплаты налогов, включая документы, подтверждающие:

• получение доходов;
• осуществление расходов;
• удержание налогов.

Эти нормы указаны в Налоговом кодексе РФ – в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 и подпункте 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ. Срок отсчитывается с момента окончания налогового периода, в котором документ использовался в последний раз в следующих целях:

• для составления отчетности;
• для исчисления и уплаты налогов;
• для подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.

Сроки хранения кадровой документации

Итак, в течение 5 лет хранятся:

• Документы (справки, информация, ведомости и т. д.), касающиеся наличия, комплектования или движения работников.
• Документы (списки, сведения, справки), касающиеся высвобождения или потребности в рабочем составе, создании рабочих мест, пола, возраста, профессиональной квалификации сотрудников.
• Переписка, касающаяся вопросов трудоустройства.
• Документы о переводе сотрудников на сокращенный рабочий день или неделю.
• Документы, касающиеся трудовых споров.
• Отчеты, касающиеся состояния и проверки работы с сотрудниками, хранятся на постоянной основе, а заявки (справки) о высвобождении и потребности работников — также в течение пяти лет.

Документы об антитеррористической защищенности, пожарной безопасности, организация гражданской обороны и защите от чрезвычайных ситуаций

ВИД ДОКУМЕНТА

СРОК ХРАНЕНИЯ

ПРИМЕЧАНИЕ

Планы повышения защищенности критически важных объектов

(1) После замены новыми

Паспорта безопасности объектов (территорий) с массовым пребыванием людей

(1) После актуализации паспорта безопасности

Паспорта безопасности объектов топливно-энергетического комплекса

(1) После актуализации паспорта безопасности

Паспорта безопасности объектов (территорий), подлежащих обязательной охране войсками национальной гвардии Российской Федерации

(1) После актуализации паспорта безопасности

Документы (протоколы, планы, отчеты, информации, справки, акты, переписка) о повышении антитеррористической защищенности организации

Журналы инструктажа по антитеррористической защищенности и гражданской обороне

Положения, инструкции, порядки руководителя объектового звена Российской системы чрезвычайных ситуаций (РСЧС)

(1) После замены новыми

Документы (планы, сведения, протоколы, докладные записки, акты, переписка) о деятельности объектового звена Российской системы чрезвычайных ситуаций (РСЧС)

Документы (планы, акты, отчеты, справки, списки, переписка) об организации работы по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций

Планы подготовки и приведения в готовность нештатных формирований гражданской обороны

(1) После замены новыми

Планы действий по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций

(1) После замены новыми

Переписка о мерах по предупреждению чрезвычайных ситуаций

Планы и схемы оповещения граждан по сигналам оповещения гражданской обороны, при получении информации о чрезвычайной ситуации

До замены новыми

Планы-схемы эвакуации из здания при чрезвычайных ситуациях

До замены новыми

Списки эвакуируемых работников и членов их семей

(1) После замены новыми

Журнал вводного инструктажа по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций

Журналы учета занятий по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций

Книги учета имущества гражданской обороны

Документы (планы, отчеты, инструкции, докладные, служебные записки, акты, справки, переписка) об обеспечении противопожарного, внутриобъектового, пропускного режимов организации

Документы (акты, заключения, переписка) о пожарах

(1) С человеческими жертвами, при уничтожении документов в результате пожара — Постоянно

Журналы учета инструктажей по пожарной безопасности

Списки противопожарного оборудования и инвентаря

(1) После замены новыми

Переписка о приобретении противопожарного оборудования и инвентаря

Планы и схемы оповещения граждан, пребывающих в запасе, при объявлении мобилизации

До замены новыми

«Клерк. Премиум» — закрытое сообщество бухгалтеров. Неограниченные консультации от экспертов «Клерка». Онлайн-курсы и вебинары.

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится. Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

• Перед уничтожением дел с датой оформления в 2010 году и позднее сроки их хранения нужно сверять с перечнем, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, либо приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.
• Документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000. Это обусловлено тем, что приказ № 558, которым введен в действие перечень-2010, не имеет обратной силы, то есть не распространяется на ранее возникшие отношения — иное прямо не оговорено в нём самом. А отдельные сроки перечня-2000 и перечня-2010 не совпадают по одним и тем же видам документов.

При конкретизации даты уничтожения документов следует помнить, что в акт на уничтожение разрешено включать те документы, срок хранения которых истек к 1 января года составления акта. К примеру, дело 2015 года со сроком хранения 5 лет допустимо включить в акт не ранее 2021 года.

Похожие записи:

• Платежное поручение по налогам (ЕНП). Новые реквизиты, образец заполнения
• Сколько водитель будет платить за ДТП своим коэффициентом КБМ?
• Что потребуется для техосмотра в 2023 году