Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как осуществляется выдача трудовой книжки при увольнении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Образец трудовой книжки является законодательно закрепленным. Правила, согласно которым ведутся, хранятся и выдаются трудовые книжки, регламентируются федеральными органами исполнительной власти, которые уполномочены на это Правительством РФ.
Законодательные регламентации по трудовой книжке
Законодательные основы обращения с трудовыми книжками содержатся в следующих актах:
- Постановление Правительства РФ от 16.04 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» содержит правила ведения и хранения этого документа, а также образцы необходимых бланков, особенности их изготовления и распространения среди работодателей;
- ст. 66 ТК РФ предписывает пользоваться для разрешения вопросов, связанных с трудовыми книжками, вышеупомянутыми Правилами № 255;
- ст. 65 ТК РФ говорит об обязательности наличия трудовой для заключения договора между работником и работодателем;
- ст. 80 ТК РФ, посвященная вопросам увольнения по желанию работника, прямо содержит норму о выдаче трудовой и других документов, связанных с его работой, в последний день на службе увольняющегося сотрудника при предъявлении последним письменного заявления;
- ст. 140 ТК РФ настаивает на необходимости окончательного расчета с сотрудником в день его увольнения, в том числе и касательно принадлежащих ему документов, в том числе и трудовой книжки;
- ст. 234 освещает ответственность работодателя в случае нарушения им права сотрудника на новое трудоустройство, невозможное без трудовой книжки, если она не была выдана увольняемому в срок, а ст. 237 говорит о возможности возмещения морального вреда за такое нарушение.
О выдаче трудовой книжки при увольнении по тк рф: кто подписывает, уведомление
Отмена трудовой книжки или замена ее электронной версией обсуждается в России еще начиная с 2005 года. Сторонники и противники упразднения бумажного бланка располагают весомыми аргументами, изменяются стандарты и требования к его ведению.
Так, например, с 2020 года отменена необходимость ставить печать организации на титульном листе. Но оформление трудовой книжки остается обязанностью работодателя, которая контролируется государственными органами при выездных проверках.
Такая необходимость связана с тем, что данный документ является сегодня основным доказательством трудового и страхового стажа гражданина. Она необходима при получении кредитов и ипотеки, выездной визы и усыновлении детей. Во время действия трудового договора документ хранится у работодателя.
Но по письменной просьбе он ненадолго может получить его в пользование.
Когда должны отдать трудовую книжку при увольнении?
Последний день работы сотрудника с датой увольнения должны совпадать. Записывать сведения, которые касаются увольнений, в трудовую книжку следует как раз в этот день. Раньше не стоит этого делать, так как работник может передумать, позже не позволяет законодательство. Возврат трудовой книжки при увольнении ТК РФ обязывает осуществлять также в день увольнения. Для этого можно использовать несколько способов:
- Сотрудник лично является в отдел кадров.
- Трудовая передается через доверенное лицо.
- Пересылка по почте.
В первом случае работник приходит в кадровый отдел, когда должны отдать трудовую книжку при увольнении, то есть в день, являющийся последним на должности в компании. Он просматривает записи, если со всеми пунктами согласен, забирает книжку с собой и расписывается в журнале. Если была замечена ошибка – кадровые служащие исправляют ее в соответствии с Правилами оформления.
Если в день, когда обязаны выдать трудовую книжку при увольнении, сотрудник не имеет возможности или желания явиться лично, допускается вариант с доверенным лицом. Процедура требует наличия доверенности, в обязательном порядке заверенной нотариусом, с указанием в ней:
- Паспортных данных, как увольняемого, так и его доверенного лица;
- Перечня прав, которыми предполагается наделить доверенную личность;
- Периода действия доверенности.
Правила заполнения и возврат трудовой книжки при увольнении
Увольнение сотрудника может быть инициировано работником, работодателем или происходить по соглашению сторон. В первом варианте работник должен оповестить отдел кадров и руководство предприятия о предстоящем уходе за две недели.
Трудовую книжку работнику должны выдать при увольнении, независимо от причин ухода сотрудника. Важно правильно оформлять запись о том, что прекращены трудовые отношения, и соблюсти временные рамки. Заполнение трудовой производится на основании положений в изданном руководителем учреждения приказе об увольнении. Трудовая книжка при увольнении выдается с такими вписанными данными:
- В графе 1 – нумерация по порядку;
- В графе 2 предусмотрено место для обозначения даты окончания трудового договора;
- Графа 3 отведена для описания причины увольнения с отсылом на конкретную статью ТК РФ;
- В графу 4 вносятся данные о приказе, его номер и дата издания.
В идеале дата прекращения отношений, когда производится заполнение информации и последний рабочий день совпадают. Кадровая служба не может вносить запись ранее, поскольку увольняющееся лицо вправе отозвать заявление. Получение трудовой книжки при увольнении должно происходить непосредственно в день завершения деятельности:
- Вручение сотруднику лично. При присутствии работника и нахождении кадровой службы на одной физической территории производится выдача трудовой книжки на руки. Гражданин просматривает внесённые записи и при согласии забирает документ, удостоверяя факт получения личной подписью.
- Передача по доверенности. Осуществляется в случае отсутствия возможности или желания явиться лично. Кто может забрать трудовую книжку вместо работника? Это право может быть делегировано любому лицу по инициативе увольняемого путём оформления соответствующего документа. Доверенность заверяется выдавшим учреждением с указанием:
- паспортных данных обоих граждан;
- срока действия;
- данных заверившей организации с подписью ответственного представителя и печати.
- Пересылка ценным письмом с описью вложения. Возврат трудовой книжки при увольнении через почту допускается только при согласии увольняющегося гражданина на основании статьи 84.1 ТК РФ. Для получения согласия в день расторжения отношений сотруднику направляется уведомление, при одобрении которого осуществляется пересылка документа.
Законодательные регламентации по трудовой книжке
Образец трудовой книжки является законодательно закрепленным. Правила, согласно которым ведутся, хранятся и выдаются трудовые книжки, регламентируются федеральными органами исполнительной власти, которые уполномочены на это Правительством РФ.
Законодательные основы обращения с трудовыми книжками содержатся в следующих актах:
- Постановление Правительства РФ от 16.04 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» содержит правила ведения и хранения этого документа, а также образцы необходимых бланков, особенности их изготовления и распространения среди работодателей;
- ст. 66 ТК РФ предписывает пользоваться для разрешения вопросов, связанных с трудовыми книжками, вышеупомянутыми Правилами № 255;
- ст. 65 ТК РФ говорит об обязательности наличия трудовой для заключения договора между работником и работодателем;
- ст. 80 ТК РФ, посвященная вопросам увольнения по желанию работника, прямо содержит норму о выдаче трудовой и других документов, связанных с его работой, в последний день на службе увольняющегося сотрудника при предъявлении последним письменного заявления;
- ст. 140 ТК РФ настаивает на необходимости окончательного расчета с сотрудником в день его увольнения, в том числе и касательно принадлежащих ему документов, в том числе и трудовой книжки;
- ст. 234 освещает ответственность работодателя в случае нарушения им права сотрудника на новое трудоустройство, невозможное без трудовой книжки, если она не была выдана увольняемому в срок, а ст. 237 говорит о возможности возмещения морального вреда за такое нарушение.
Записи, вносимые в трудовую книжку
Выдать сотруднику трудовую книжку работодатель обязан правильно оформленной. При увольнении стоит проверить следующие моменты заполнения на соответствие Правилам ведения и хранения трудовых книжек:
- каждая запись, внесенная в книжку за время работы у данного работодателя, должна быть заверена подписью начальства (ответственного лица);
- на каждой подписи должна стоять печать организации или ее отдела кадров;
- должна наличествовать и подпись самого сотрудника (кроме тех случаев, когда книжка выдается не ему либо он отказывается ее получить);
- записи формулируются в установленной законом форме;
- последней должна стоять запись об увольнении из данной организации;
- если книжка велась не только на государственном языке, но и на региональном (республики, которая находится в составе РФ), то соответствующим образом должны быть заверены оба текста.
Имеет ли право работодатель не отдавать?
У работодателя такого права нет и быть не может. Он не только не имеет права задержать документ, он обязан проявить активность и инициативу, если работник халатно отнёсся к получению собственной книжки.
В последний рабочий день увольняющегося лица, уполномоченный сотрудник, обязан созвониться с ним или связаться иным образом и напомнить о необходимости забрать ТК.
Если работник не присутствует на рабочем месте в последний день, работодатель обязан письменно, заказным письмом уведомить его о необходимости забрать свою книжку.
Документы об отправленном уведомлении должны храниться в личном деле бывшего сотрудника. ТК должна быть возвращена даже при условии, что работник находится за пределами населённого пункта и не может лично получить свою книжку.
В этом случае можно воспользоваться следующими вариантами:
- С письменного согласия уволенного работника она пересылается Почтой России.
- Передать её через посредника на основании доверенности, удостоверенной нотариусом.
Ни в коем случае нельзя:
- Удерживать ТК, если работодателем возложена на работника материальная ответственность.
- Заставлять его подписывать обходной лист или иным образом затягивать выдачу ТК.
- Заставлять специалиста выполнить (завершить) необходимую работодателю работу.
- Шантажировать его и угрожать ему, например, увольнением «по статье» в случае отказа выполнить условие работодателя.
Несколько вопросов и ответов
Вопрос 1. Сотрудник, уволенный по собственной инициативе, не пришел за трудовой. Чтобы избежать штрафа, наниматель решил послать ему уведомление. Существует ли стандартная его форма?
Ответ. Работодатель вправе написать уведомление в произвольной форме. Унифицированного бланка такого документа не разработано. Следует только подробно описать ситуацию и предложить работнику забрать трудовую лично или же согласиться на почтовую отправку.
Вопрос 2. Существуют ли какие-либо ограничения в сроках при подаче иска на руководителя, который отказывается выдать трудовую уволенному сотруднику?
Ответ. Затягивать с обращением в судовую инстанцию нельзя, поскольку срок исковой давности касательно подобных споров составляет 3 месяца ().
Вопрос к эксперту. Ветров И. И. принял решение обратиться в суд с иском на компанию, не возвращающую ему трудовую после увольнения. На что он должен будет потратить средства?
Ответ. Большинство дел касательно нарушений работодателем сроков выдачи документов при увольнении решается в пользу бывших сотрудников. В результате судебные расходы, состоящие из госпошлины и затрат, связанных с рассмотрением спора, возмещает работодатель. Сотруднику придется заплатить 200 руб., если он подаст иск о компенсации морального вреда. При этом его желаемый размер значения не имеет. От уплаты госпошлины бывший работник освобождается.
Практикующий юрист Вересов К. Т.
Каждый работодатель обязан освоить азы ТК, чтобы не тратить заработанные средства на оплату штрафов. Нанимателю выгодно соблюдать трудовое законодательство, особенно касательно вопросов увольнения сотрудников. При малейшем нарушении те могут обратиться не только в трудовую инспекцию, но и в суд. Тогда расходы предприятия заметно увеличатся – они пополнятся новой статьей «Судовые издержки».
У работодателя такого права нет и быть не может. Он не только не имеет права задержать документ, он обязан проявить активность и инициативу, если работник халатно отнёсся к получению собственной книжки.
В последний рабочий день увольняющегося лица, уполномоченный сотрудник, обязан созвониться с ним или связаться иным образом и напомнить о необходимости забрать ТК.
Если работник не присутствует на рабочем месте в последний день, работодатель обязан письменно, заказным письмом уведомить его о необходимости забрать свою книжку.
Документы об отправленном уведомлении должны храниться в личном деле бывшего сотрудника. ТК должна быть возвращена даже при условии, что работник находится за пределами населённого пункта и не может лично получить свою книжку.
Выдача трудовой книжки по доверенности
Трудовая книжка, как и многие другие документы, может быть выдана не только лично, но и доверенному лицу, если соответствующие полномочия оформлены должным образом. Это подразумевает надлежащее оформление доверенности – документа, делегирующего определенные полномочия, в данном случае, получение трудовой книжки, указанному лицу. Это бывает в случаях, например, когда сотрудник физически не может забрать документ.
Это тоже важно знать:
Увольнение директора ООО по собственному желанию: оформление
Доверенность должна быть написана в установленной законом форме и заверена у нотариуса.
Важно! Доверенность может считаться недействительной, если на ней не стоит дата ее составления.
Без даты невозможно выявить, имеет ли документ юридическую силу. Если доверенность написана без указания срока ее действия, то считается, что он составляет 1 год.
Правильно оформленная доверенность должна содержать в себе следующие сведения:
- Дату создания, а также место составления, чтобы было понятно, где и как будет действовать доверенность, когда кончаются сроки ее полномочий.
- Вписанные паспортные данные хозяина трудовой. Инициалы, дата рождения и место проживания должны быть указаны без ошибок. Этот пункт строго проверяется при выдаче трудовой книжки на месте работы.
- Данные доверенного лица согласно его паспорту. Информация также будет проверяться, и в компании сделают запись о том, кто именно забрал трудовую книжку бывшего сотрудника.
- Полномочия доверенного лица. Важно указать, на что оно имеет право, например: проверить наличие всех нужных записей в документе, забрать трудовую книжку с собой, забрать зарплату и т.д.
- Образец подписи лица, которое будет действовать от имени бывшего рабочего.
- Доверитель должен подписать данный документ, чтобы заверить его подлинность.
После получения трудовой книжки поверенный должен написать сотруднику отдела кадров или другому уполномоченному лицу расписку о получении документа.
Не все работодатели соглашаются выдавать трудовую по доверенности, поскольку в законодательстве не указан такой способ применительно к данному виду документа. Можно сослаться на ст. 185 ГК РФ, где указаны общие положения о доверенности. Если не удается получить согласие руководителя, тогда можно согласиться получить трудовую книжку по почте.
Если работника нет на месте
Бывают такие ситуации, когда в последний рабочий день в организации сотрудник на работе отсутствует и у руководства попросту нет возможности отдать ему лично трудовую книжку и другие бумаги. В этом случае обязательно ли забирать трудовую книжку в день увольнения — для самого сотрудника нет. Никаких санкций за то, что он оставит документы о стаже у работодателя, не предусмотрено.
Если человек не имеет возможности забрать документы и получить расчет самостоятельно, он вправе доверить это другому лицу. Для этого составляется и заверяется доверенность, которую представитель предъявляет в отдел кадров организации вместе с документами, удостоверяющими личность. В законодательстве не указано, кто может забрать трудовую книжку вместо работника при увольнении — любой человек, на которого оформлена доверенность владельцем документов.
Работнику обязаны направить письменное уведомление о необходимости явиться при первой возможности и забрать документы. В это же уведомление включают запрос на разрешение направить книжку почтой. Если такое разрешение не получено, делать этого нельзя. Необходимо продолжать хранить все бумаги у себя, дожидаясь, пока человек не заберет их лично или не пришлет доверенное лицо. Аналогичный порядок предусмотрен в том случае, если сотрудник отказался забирать свою ТК. Составляется акт об отказе в день, когда должны отдать трудовую книжку при увольнении с работы, и документы остаются на хранении в организации.
В случае, если работник выбрал электронную трудовую книжку и отсутствует в последний рабочий день или отказывается получать форму СТД-Р на руки, работодатель вправе просто выслать этому сотруднику форму СТД-Р ценным письмом с описью вложения и ничего не хранить у себя (кроме платежного документа и второго экземпляра описи).
Важно понимать, что с момента направления такого уведомления в адрес работника руководство организации освобождается от ответственности за задержку выдачи ТК. Она хранится в организации вместе с документами действующих сотрудников, а кадровик ежегодно составляет опись невостребованных ТК на хранении.
Внесение записи в трудовую книжку при расторжении договора
Продолжаете вести бумажные трудовые книжки? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите полный алгоритм работы с бумажными трудовыми книжками с учетом последних изменений законодательства.
Факт увольнения работника подтверждается соответствующим приказом, на основании которого делается запись в трудовой книжке. Запись содержит сроки увольнения и основания для прекращения трудовых отношений.
Порядок внесения записей регламентируется Порядком по заполнению трудовых книжек, утвержденным приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н.
Увольнение сотрудника предполагает, что записи, которые были внесены в документ во время работы у данного работодателя, заверяются итоговыми подписями руководства и работника, а также печатью (при наличии). Об этом свидетельствует п. 36 Порядка по приказу № 320н. Подпись работника может отсутствовать, если нет возможности передать ему документ лично в руки.
Сама запись об увольнении производится в следующем порядке:
Запись о расторжении трудового договора должна включать ссылку на основание ― соответствующую статью ТК РФ.
ВНИМАНИЕ! Действующими с 01.09.2021 правилами ведения трудовых книжек (утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н) ознакомление работника под подпись с вносимыми в бумажную трудовую книжку записями о работе не предусмотрено (раньше работники расписывались под записью об увольнении). Подробнее о новых правилах оформления трудовой книжки, действующих с сентября 2021 года, читайте здесь.
Прочую информацию об оформлении трудовой книжки можно получить из статьи «Роструд разрешил “штамповать” трудовые книжки».