Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: готовим приказ о закреплении автомобиля за сотрудником». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По своей структуре настоящую официальную бумагу можно условно разделить на четыре составных блока: реквизиты, обозначение участников процедуры, утверждение технического состояния автомобиля, подписи. Следует уделить должное внимание каждому из них.
Законодательно применение акта приема передачи транспортного средства между двумя водителями не закреплено. На практике такой документ применяется, чтобы зафиксировать факт перехода автомобиля от сотрудника к сотруднику, и отметить в документе техническое состояние, комплектацию и внешний вид машины.
Акт приема передачи – это документ первичного бухучета, на основании которого основные средства ставятся на баланс и снимаются с него.
Срок хранения первичных документов 5 лет. Несмотря на то, что автотранспорт передается в пределах одного и того же предприятия, и это движение материальных ценностей не отражается в балансе, следует соблюсти сроки хранения документации, прописанные в ч.1 ст.17 ФЗ № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации». По истечении этого срока архивная документация уничтожается в установленном порядке.
Текст документа состоит из трёх основных частей.
Шапка должна содержать:
- Наименование документа;
- Дату и место составления;
- Данные водителя (ФИО должность);
- Данные ответственных лиц (ФИО, должности и т.п.);
- Данные о документе, на основании которого происходит передача автомобиля;
Основной блок для удобства составляют в виде таблицы. Он содержит подробные сведения об объекте передачи:
- Марка;
- Модель;
- Когда выпущен:
- Показания одометра:
- Подробный перечень сопутствующего инструментария, оборудования, запчастей и т.д.;
- Подробное перечисление и описание всех дефектов и неисправностей.
Этот блок содержит важную информацию, поэтому он должен содержать максимально подробную информацию.
В заключение основного блока необходимо указать, что у сторон нет взаимных претензий по состоянию объекта передачи.
В поле для подписей акт заверяют своими автографами с обязательной расшифровкой все ответственные лица.
На что ориентироваться при передаче транспортного средства водителю
В организациях, которые практикуют закрепление того или иного автомобиля за водителем обычно существует четкий порядок приема-передачи транспортного средства от одного ответственного лица другому. Он учитывает все этапы этой процедуры, начиная от создания соответствующего приказа руководителем предприятия, включая осмотр машины, письменную фиксацию ее состояния и заканчивая формированием специального акта.
Следует отметить, что в компаниях, в которых грамотно организована процедура закрепления автомобиля за водителями, перед передачей транспортного средство какому-либо работнику, с ним проводится подробный вводный и первичный инструктаж.
Более того, водитель обязан пройти стажировку, и только после этого ему будет доверена отдельная машина.
Когда требуется в организации передаточный акт?
Передаточный акт или акт закрепления авто за ответственным лицом составляется в ситуациях:
- В компании нет штатных единиц водителей, но есть транспортные средства. Организация вправе предоставить право пользования служебным автомобилем любому штатному работнику.
- Предприятие желает закрепить автомобиль и меру ответственности за его сохранность за конкретным водителем.
Право пользования транспортным средством предоставляется на основании правильно составленной документации:
- приказа о допуске к управлению ТС;
- акта приема-передачи автомобиля;
- доверенности на управление;
- путевых листов;
- внесения изменений в трудовой договор.
Акт закрепления транспортного средства за водителем
Акт закрепления транспортного средства за водителем — это документ, производный от трудового договора либо от приказа руководителя о назначении работника на должность водителя.
Акт является способом фиксации трех взаимосвязанных действий — закрепления ТС за водителем, передачи водителю автомобиля и приема водителем переданного ему транспортного средства.
Закрепление автомобиля
По условиям трудового контракта работодатель обязуется обеспечить работника работой и рабочим местом. Для водителя рабочее место — это кабина транспортного средства.
Поскольку автомобиль — это дорогостоящий объект, водитель одновременно с рабочим местом получает и обязанность следить за сохранностью транспортного средства. Для фиксации этой обязанности составляется акт закрепления транспортного средства за определенным водителем.
В силу этого акта происходит одновременно несколько юридически значимых действий:
- передача принадлежащего работодателю транспортного средства работнику;
- фиксация состояния ТС на момент передачи;
- фиксация комплектации ТС на момент передачи;
- фиксация наличия дополнительного оборудования, передаваемого одновременно с ТС;
- оснащенность автомобиля;
- прием работником ТС в состоянии и в комплектации, указанными в акте передачи.
Так, одновременно с автомобилем за водителем могут быть закреплены:
- ремонтные инструменты (ключи, отвертки, домкрат и т.д.);
- прицепы, цепи, запаски, запчасти и другие комплектующие;
- электронные средства связи — навигаторы, мобильные телефоны, рации;
- дополнительное оборудование — спецсигналы, аптечка, проблесковые маяки, цепи, ведра и т.д.
Одновременно за одним водителем может быть закреплено не более трех транспортных средств.
Одно транспортное средство может быть закреплено не более чем за четырьмя водителями.
Характеристики автомобиля
Акт закрепления автомобиля за водителем, помимо перечисления комплектующих, должен содержать в себе перечисление характеристик самого транспортного средства, а именно:
- марка и тип автомобиля (грузовой, легковой, пикап, самосвал, снегоочиститель, автобус, автокран, автоподъемник, микроавтобус и т.д.);
- тип топлива, вид трансмиссии, мощность двигателя;
- регистрационные данные автомобиля — номерной знак, номер двигателя, номер кузова, номер шасси;
- количество посадочных мест, емкость кузова, прицепа, тип выгрузки (бортовой, бункер);
- оснащение ТС — автомагнитола, противотуманные фары, кондиционер, защита от солнца и прочее;
- грузоподъемность (в том числе и грузоподъемность автокрана или автоподъемника).
К характеристикам автомобиля будет относиться и его состояние. Желательно перечислить в акте все существующие внешние дефекты автомобиля, например:
- степень изношенности салона, шин, кузова;
- степень повреждения внешнего слоя покраски, наличие царапин и прочее.
В качестве дополнительных сведений указывают дату регистрации автомобиля и дату прохождения последнего техосмотра.
Сколько времени и как хранить приказ
После окончательного формирования приказа и ознакомления с ним всех упомянутых в нем работников предприятия, а также тех, кого он касается напрямую, бланк следует вложить в отдельную папку, где лежат другие распорядительные акты фирмы. Здесь он должен находится весь период действия, который может быть обозначен в самом документе или же автоматически приравнен к одному году.
Потом данное распоряжение можно отправить в архив организации и по истечения срока хранения утилизировать с соблюдением процедуры, установленной в законодательстве.
При наличии автомобиля или собственного автопарка в организации, логичным действием руководства является закрепление каждого транспортного средства за отдельно взятым сотрудником. Таким образом, ответственность за сохранность в процессе эксплуатации автомобиля возлагается на определенное лицо. Обычно автомобиль закрепляется за водителем, инженером или техническим служащим.
Оформление приказа о закреплении за водителем автомобиля
Страница обновлена: 28.02.2017
При наличии автомобиля или собственного автопарка в организации, логичным действием руководства является закрепление каждого транспортного средства за отдельно взятым сотрудником. Таким образом, ответственность за сохранность в процессе эксплуатации автомобиля возлагается на определенное лицо. Обычно автомобиль закрепляется за водителем, инженером или техническим служащим.
Для того, чтобы прикрепить одного или нескольких человек к определенным транспортным средствам, руководителю требуется издать приказ о закреплении за водителем автомобиля.
Согласно статье 1079 ГК РФ, автомобиль является не просто дорогостоящим имуществом на балансе предприятия, но и представляет собой источник повышенной опасности. Поэтому обязанность по возмещению вреда, если таковой был причинен третьим лицам, возлагается на организацию, либо гражданина, который обладает транспортным средством на правах собственности, по договору аренды, на правах хозяйственного ведения или на основании доверенности.
Таким образом, приказ о закреплении за водителем автомобиля необходим с точки зрения ответственности за использование транспортного средства, представляющего повышенную опасность для окружающих. Кроме того, как отмечено выше, автотранспорт является дорогостоящим имуществом, требующим контроля, который возможен при определении определенного материально ответственного лица. Возможны два способа закрепления автотранспорта:
После окончательного формирования приказа и ознакомления с ним всех упомянутых в нем работников предприятия, а также тех, кого он касается напрямую, бланк следует вложить в отдельную папку, где лежат другие распорядительные акты фирмы. Здесь он должен находится весь период действия, который может быть обозначен в самом документе или же автоматически приравнен к одному году.
Правила составления приказа
Унифицированной формы приказа о закреплении транспорта за водителем в 2020 году не предусмотрено. Такое распоряжение составляется в произвольном виде, с учетом узаконенных норм.
Если в компании утвержден специальный шаблон либо структура распорядительной документации, то необходимо использовать действующие образцы для составления приказа. Если же готового бланка нет, то документ составляют в свободной форме.
Печать на распоряжении проставлять не обязательно. Только если иного не предусмотрено учредительными документами компании.
Приказ издается в единственном экземпляре, с которым должны быть под роспись ознакомлены заинтересованные лица. При необходимости копии распоряжения передаются ответственным сотрудникам, для использования в работе.
Пример акта закрепления за водителем транспортного средства
Закрепляется транспортное средство за определенным сотрудником исключительно после того, как водителем были пройдены вводный и первичный инструктаж, а также стажировка. По факту передача автотранспорта происходит на основании акта приема – передачи (акта о закреплении), после того как был издан соответствующий приказ руководителя.
Необходимость составления акта обусловлена тем, что данный документ в определенной мере защищает и законного владельца, и сотрудника, которому передается автомобиль в эксплуатацию. Например, если машина имела изначально какие-либо дефекты, вследствие которых возникла поломка, наемному работнику будет сложно доказать без акта о закреплении, что неисправность возникла не по его вине. Точно также возможна обратная ситуация, когда убытки может понести работодатель по вине недобросовестного подчиненного.
Во избежание конфликтных ситуаций в будущем, следует крайне внимательно отнестись к осмотру самого транспортного средства перед подписанием акта о закреплении. Водитель обязан проверить соответствие реального состояния автомобиля с техническими характеристиками, которые указаны в акте, сверить идентификационные номера, провести тщательный осмотр автомобиля. Если изъянов, незаявленных в акте приема-передачи, во время осмотра не выявлено, стороны подписывают документ, после чего факт закрепления транспортного средства за водителем считается совершенным. С этого момента ответственность, как за сам автотранспорт, так и за перевозимых людей или грузы, переходит к сотруднику, исполняющему функции водителя.
Особенности оформления бланка
Если вам поручено составление приказа о закреплении транспортного средства за водителем, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже рекомендации и посмотреть его образец.
Для начала – общая информация, которая касается всех приказов. На сегодняшний день приказы не имеют единого стандарта оформления, так что делать их можно в произвольном виде или, если в организации имеется разработанный шаблон документа – по его типу. Для приказов подойдут как обыкновенные листы любого удобного формата (но общепринятый А4), так и фирменные бланки компании.
Писать текст документа можно от руки или набирать на компьютере (в первом случае следует обращать внимание на то, чтобы в бланке не было никаких ошибок и исправлений).
Составляя приказ, неизменно требуется учесть только один важный критерий – он должен быть заверен оригинальной подписью директора предприятия (связано это с тем, что все приказы всегда пишутся от его имени) или работника, которому разрешено в установленном порядке действовать от лица руководителя, а также всеми сотрудниками, которые в нем указаны.
Удостоверять бланк приказа печатью не обязательно, т.к. необходимость в этом есть только в том случае, если норма по штампованию локальных бумаг организации с помощью различного рода клише закреплена в ее учетной политике.
Приказ формируется всегда в одном подлинном экземпляре, а если его надо размножить, делаются заверенные ответственным сотрудником копии. Сведения о документе заносятся в журнал учета распорядительных документов фирмы.
Что выгоднее: арендовать машину у сотрудника или компенсировать ему расходы
Однако с невыгодной позицией чиновников можно поспорить. Налоговый кодекс не объясняет, что понимать под личным имуществом. И когда сотрудник управляет машиной по доверенности, он имеет полное право использовать ее для служебных целей и получать за это возмещение.
Поэтому выгоднее заключить договор аренды (см. таблицу ниже. – Примеч. ред.). Здесь нет нормативов, арендная плата учитывается в расходах в полной сумме, и ГСМ можно списывать без опаски. У арендных платежей есть один минус – с них надо удерживать НДФЛ.
В компаниях с многочисленным автопарком и предприятиях, занимающихся перевозками продукции, машина закрепляется персонально за водителем или несколькими сотрудниками фирмы (техник, инженер, водитель) — бригадный вариант.
Особо заостряем ваше внимание на оформлении путевых листов, так как этот документ будет являться оправдательным и для разных расходов. Существует приказ Минтранса от 18 сентября 2008 г. № 152, который устанавливает обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.
Особенности оформления бланка
Если вам поручено составление приказа о закреплении транспортного средства за водителем, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже рекомендации и посмотреть его образец.
Для начала – общая информация, которая касается всех приказов. На сегодняшний день приказы не имеют единого стандарта оформления, так что делать их можно в произвольном виде или, если в организации имеется разработанный шаблон документа – по его типу. Для приказов подойдут как обыкновенные листы любого удобного формата (но общепринятый А4), так и фирменные бланки компании.
Писать текст документа можно от руки или набирать на компьютере (в первом случае следует обращать внимание на то, чтобы в бланке не было никаких ошибок и исправлений).
Составляя приказ, неизменно требуется учесть только один важный критерий – он должен быть заверен оригинальной подписью директора предприятия (связано это с тем, что все приказы всегда пишутся от его имени) или работника, которому разрешено в установленном порядке действовать от лица руководителя, а также всеми сотрудниками, которые в нем указаны.
Удостоверять бланк приказа печатью не обязательно, т.к. необходимость в этом есть только в том случае, если норма по штампованию локальных бумаг организации с помощью различного рода клише закреплена в ее учетной политике.
Приказ формируется всегда в одном подлинном экземпляре, а если его надо размножить, делаются заверенные ответственным сотрудником копии. Сведения о документе заносятся в журнал учета распорядительных документов фирмы.
Оформление приказа о закреплении за водителем автомобиля
Страница обновлена: 28.02.2017
При наличии автомобиля или собственного автопарка в организации, логичным действием руководства является закрепление каждого транспортного средства за отдельно взятым сотрудником. Таким образом, ответственность за сохранность в процессе эксплуатации автомобиля возлагается на определенное лицо. Обычно автомобиль закрепляется за водителем, инженером или техническим служащим.
Для того, чтобы прикрепить одного или нескольких человек к определенным транспортным средствам, руководителю требуется издать приказ о закреплении за водителем автомобиля.
Согласно статье 1079 ГК РФ, автомобиль является не просто дорогостоящим имуществом на балансе предприятия, но и представляет собой источник повышенной опасности. Поэтому обязанность по возмещению вреда, если таковой был причинен третьим лицам, возлагается на организацию, либо гражданина, который обладает транспортным средством на правах собственности, по договору аренды, на правах хозяйственного ведения или на основании доверенности.
Таким образом, приказ о закреплении за водителем автомобиля необходим с точки зрения ответственности за использование транспортного средства, представляющего повышенную опасность для окружающих. Кроме того, как отмечено выше, автотранспорт является дорогостоящим имуществом, требующим контроля, который возможен при определении определенного материально ответственного лица. Возможны два способа закрепления автотранспорта:
После окончательного формирования приказа и ознакомления с ним всех упомянутых в нем работников предприятия, а также тех, кого он касается напрямую, бланк следует вложить в отдельную папку, где лежат другие распорядительные акты фирмы. Здесь он должен находится весь период действия, который может быть обозначен в самом документе или же автоматически приравнен к одному году.
Потом данное распоряжение можно отправить в архив организации и по истечения срока хранения утилизировать с соблюдением процедуры, установленной в законодательстве.
Акт закрепления транспортного средства за водителем
Акт закрепления транспортного средства за водителем — это документ, производный от трудового договора либо от приказа руководителя о назначении работника на должность водителя.
Акт является способом фиксации трех взаимосвязанных действий — закрепления ТС за водителем, передачи водителю автомобиля и приема водителем переданного ему транспортного средства.
Закрепление автомобиля
По условиям трудового контракта работодатель обязуется обеспечить работника работой и рабочим местом. Для водителя рабочее место — это кабина транспортного средства.
Поскольку автомобиль — это дорогостоящий объект, водитель одновременно с рабочим местом получает и обязанность следить за сохранностью транспортного средства. Для фиксации этой обязанности составляется акт закрепления транспортного средства за определенным водителем.
В силу этого акта происходит одновременно несколько юридически значимых действий:
- передача принадлежащего работодателю транспортного средства работнику;
- фиксация состояния ТС на момент передачи;
- фиксация комплектации ТС на момент передачи;
- фиксация наличия дополнительного оборудования, передаваемого одновременно с ТС;
- оснащенность автомобиля;
- прием работником ТС в состоянии и в комплектации, указанными в акте передачи.
Так, одновременно с автомобилем за водителем могут быть закреплены:
- ремонтные инструменты (ключи, отвертки, домкрат и т.д.);
- прицепы, цепи, запаски, запчасти и другие комплектующие;
- электронные средства связи — навигаторы, мобильные телефоны, рации;
- дополнительное оборудование — спецсигналы, аптечка, проблесковые маяки, цепи, ведра и т.д.
Одновременно за одним водителем может быть закреплено не более трех транспортных средств.
Одно транспортное средство может быть закреплено не более чем за четырьмя водителями.
Характеристики автомобиля
Акт закрепления автомобиля за водителем, помимо перечисления комплектующих, должен содержать в себе перечисление характеристик самого транспортного средства, а именно:
- марка и тип автомобиля (грузовой, легковой, пикап, самосвал, снегоочиститель, автобус, автокран, автоподъемник, микроавтобус и т.д.);
- тип топлива, вид трансмиссии, мощность двигателя;
- регистрационные данные автомобиля — номерной знак, номер двигателя, номер кузова, номер шасси;
- количество посадочных мест, емкость кузова, прицепа, тип выгрузки (бортовой, бункер);
- оснащение ТС — автомагнитола, противотуманные фары, кондиционер, защита от солнца и прочее;
- грузоподъемность (в том числе и грузоподъемность автокрана или автоподъемника).
К характеристикам автомобиля будет относиться и его состояние. Желательно перечислить в акте все существующие внешние дефекты автомобиля, например:
- степень изношенности салона, шин, кузова;
- степень повреждения внешнего слоя покраски, наличие царапин и прочее.
В качестве дополнительных сведений указывают дату регистрации автомобиля и дату прохождения последнего техосмотра.
Назначение акта
Основная причина составление акта – это закрепление ответственности водителя за автомобиль.
Именно на основании акта впоследствии может быть установлена материальная ответственность водителя за повреждения автомобиля. Внешний дефект автомобиля, не зафиксированный в акте закрепления, будет считаться новым, причиненным либо по вине водителя, либо по вине третьих лиц. При наличии вины водителя он будет обязан либо оплатить ремонт, либо отремонтировать автомобиль самостоятельно.
В случае уничтожения (необратимого повреждения) транспортного средства по вине водителя, он будет обязан выплатить работодателю его стоимость с учетом естественного износа, устанавливаемого по специальной шкале и в соответствии с его остаточной стоимостью на балансе предприятия.
Составление акта
Документ составляется должностным лицом, в ведении которого находится транспортное средство с участием водителя. Акт также может быть подготовлен заранее, при условии, что водителю будет дана возможность и время ознакомиться с ним и проверить соответствие данных акта фактическому состоянию транспортного средства.
На крупных предприятиях с большим автопарком, как правило, есть готовые шаблоны акта закрепления. При отсутствии шаблонов можно воспользоваться образцом, имеющимся на сайте, или составить акт самостоятельно в произвольной форме.
Обычно акт составляется в одном экземпляре и одной копии. Оригинал остается на предприятии, а копия вручается водителю.
Составляется акт закрепления транспортного средства за водителем в соответствии с нижеприведенной схемой:
- дата и место составления акта;
- наименование работодателя, ФИО должностного лица, составившего акт и осуществляющего передачу ТС в натуре, а также ФИО водителя и номер его трудового контракта;
- описание действия, например, «Настоящим актом оформляется закрепление за водителем Ивановым И.И. грузового автомобиля MAN , госномер 12345»;
- описание технических характеристик автомобиля;
- описание комплектующих;
- описание дополнительного оборудования.
Перечисление характеристик, оборудования и комплектации может идти как в теле самого акта сплошным текстом, так и в виде таблиц.
Подписывается акт должностным лицом, составившим его, и самим водителем.
Согласно статье 1079 ГК РФ, автомобиль является не просто дорогостоящим имуществом на балансе предприятия, но и представляет собой источник повышенной опасности. Поэтому обязанность по возмещению вреда, если таковой был причинен третьим лицам, возлагается на организацию, либо гражданина, который обладает транспортным средством на правах собственности, по договору аренды, на правах хозяйственного ведения или на основании доверенности.
Таким образом, приказ о закреплении за водителем автомобиля необходим с точки зрения ответственности за использование транспортного средства, представляющего повышенную опасность для окружающих. Кроме того, как отмечено выше, автотранспорт является дорогостоящим имуществом, требующим контроля, который возможен при определении определенного материально ответственного лица. Возможны два способа закрепления автотранспорта:
- Бригадный;
- Персональный.
Важно! За одним автомобилем возможно закрепление не более четырех водителей, тогда как к одному водителю не могут быть прикреплены транспортные средства в количестве более трех.
Закрепляется транспортное средство за определенным сотрудником исключительно после того, как водителем были пройдены вводный и первичный инструктаж, а также стажировка. По факту передача автотранспорта происходит на основании акта приема – передачи (акта о закреплении), после того как был издан соответствующий приказ руководителя.
Необходимость составления акта обусловлена тем, что данный документ в определенной мере защищает и законного владельца, и сотрудника, которому передается автомобиль в эксплуатацию. Например, если машина имела изначально какие-либо дефекты, вследствие которых возникла поломка, наемному работнику будет сложно доказать без акта о закреплении, что неисправность возникла не по его вине. Точно также возможна обратная ситуация, когда убытки может понести работодатель по вине недобросовестного подчиненного.
Во избежание конфликтных ситуаций в будущем, следует крайне внимательно отнестись к осмотру самого транспортного средства перед подписанием акта о закреплении. Водитель обязан проверить соответствие реального состояния автомобиля с техническими характеристиками, которые указаны в акте, сверить идентификационные номера, провести тщательный осмотр автомобиля. Если изъянов, незаявленных в акте приема-передачи, во время осмотра не выявлено, стороны подписывают документ, после чего факт закрепления транспортного средства за водителем считается совершенным. С этого момента ответственность, как за сам автотранспорт, так и за перевозимых людей или грузы, переходит к сотруднику, исполняющему функции водителя.
На что ориентироваться при передаче транспортного средства водителю
В организациях, которые практикуют закрепление того или иного автомобиля за водителем обычно существует четкий порядок приема-передачи транспортного средства от одного ответственного лица другому. Он учитывает все этапы этой процедуры, начиная от создания соответствующего приказа руководителем предприятия, включая осмотр машины, письменную фиксацию ее состояния и заканчивая формированием специального акта.
Следует отметить, что в компаниях, в которых грамотно организована процедура закрепления автомобиля за водителями, перед передачей транспортного средство какому-либо работнику, с ним проводится подробный вводный и первичный инструктаж.
Более того, водитель обязан пройти стажировку, и только после этого ему будет доверена отдельная машина.