Инструкция: составляем расписку о получении трудовой книжки

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: составляем расписку о получении трудовой книжки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Порядок оформления увольнения закреплен в ст. 84.1 ТК РФ. Для завершения рабочих отношений работнику в день увольнения необходимо подойти в отдел кадров для ознакомления с приказом и получения трудовой книжки. Также свою личную подпись сотруднику необходимо проставить в личной карточке Т2 и в журнале учета движения этих бланков. Обязательно указывать дату. Соблюдение данной процедуры соответствует требованиям нормативных актов, подтверждает факт выдачи трудовой книжки и снимает с работодателя ответственность за ее хранение. Среди бумаг, которые просит «на прощание» подписать работодатель, встречается и расписка о получении документов при увольнении, образец приводим в статье и рассказываем, обязательно ли составлять подобный документ.

Первый шаг в процедуре выдачи – это заявление от самого работника. Работодатель не имеет возможности самостоятельно инициировать процесс. У администрации фирмы будет три рабочих дня на удовлетворение просьбы подчинённого. Отказ не является возможным, правомерным. Если срок пропущен, сотрудник получит возможность обратиться в трудовую инспекцию. На практике проблем с этим не возникает, а книжка оказывается на руках у работника в день написания заявления.

В организациях ведётся журнал учёта трудовых книжек, в котором делается соответствующая запись о передаче документа подчинённому. В качестве подтверждения факта с сотрудника берут расписку. Это самостоятельный документ, в очередной раз подтверждающий добровольность принятия решения и принятия на себя ответственности за сохранность официальной бумаги.

Заявления нет. В каком формате выдавать СТД-Р?

При увольнении работники, как правило, заявление о выборе формата сведений о трудовой деятельности не пишут. Что в этом случае делать? ТК РФ урегулирован только один случай в уже упомянутой нами выше ч. 6 ст. 84.1: при невозможности выдать СТД-Р в день увольнения, сведения отправляются почтой «на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом».

В остальных случаях также целесообразно выдать работнику СТД-Р на бумаге, даже когда взаимодействие ведется посредством электронного документооборота (он не применяется в отношении сведений о трудовой деятельности, ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ). Дистанционному работнику тоже необходимо направить бумажный вариант СТД-Р. В ТК РФ прямо не урегулирован данный вопрос, это следует из совокупности норм. К тому же работодатель в любом случае обязан направить уволенному дистанционному работнику копию приказа об увольнении и иные документы. Положить в конверт сведения о трудовой деятельности не составит труда.

Увольняющегося работника может не устроить такой формат. Тогда предложите ему написать заявление и дополнительно выдайте СТД-Р в форме электронного документа (текст, аналогичный Примеру 1, см. также «!» в Примере 2).

Кроме того, работник может запросить СТД-Р и после увольнения – ​не в период работы в данной организации (у данного индивидуального предпринимателя). Сделать это он может в любое время, но также в письменной форме. И бывший работодатель обязан предоставить сведения аналогично в течение 3 рабочих дней. Напоминаем, что сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (в том числе СТД-Р) необходимо хранить 50/75 лет начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (ст. 450 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Что делать, если работодатель не отдает трудовую книжку

Алиментная расписка представляет собой документальное подтверждение передачи алиментов получателю. Этот документ подтверждает, что у алиментополучателя претензий нет к алиментоплательщику. Таким приемом могут пользоваться любые лица, между которыми существуют алиментные правовые отношения. Прежде всего это касается родителей, выплачивающих алименты несовершеннолетним или недееспособным совершеннолетним детям. Данный документ также регламентирует отношения между бывшими супругами.

Грамотное составление алиментной расписки требует присутствия свидетелей. В таком случае она имеет под собой юридическую силу и является значимой документацией для обеих сторон конфликтной ситуации. Стоит добавить, что алиментных расписок может быть несколько (по количеству платежей).

Этот документ составляется либо от руки, либо на компьютере. Обязательными блоками являются:

• паспортные данные;
• дата передачи денежных средств;
• сумма денежных средств;
• Ф. И. О. свидетелей;
• подписи сторон.

К последнему рабочему дню сотрудника бухгалтерия должна оформить справку о сумме его заработка за два календарных года, предшествовавших увольнению.

Некоторые работодатели, помимо перечисленных мер, требуют, чтобы была оформлена расписка от работника при увольнении. Данная мера не обязательна и является вариантом подстраховки при расставании, например, с конфликтным человеком.

Сроки получения: в течение какого времени обязаны выдать?

Днем выдачи трудовой книжки считается день увольнения сотрудника. В свою очередь, такой датой признается последний рабочий день лица, уходящего со своей должности. Работодатель должен знать о том, что задержка данного документа может повлечь за собой неприятные последствия и дополнительные сложности, а именно:

• руководству придется выплатить компенсацию увольняющемуся сотруднику за период, когда он не мог получать доход из-за отсутствия трудовой книжки;
• придется изменить дату увольнения, а следовательно, и сам приказ, на основании которого расторгнут договор между работником и организацией;
• в трудовой книжке придется делать исправление путем признания предыдущей записи недействительной.

Исключением из приведённого выше правила может быть лишь та ситуация, когда бывший сотрудник не явился в день увольнения за своим документом или же отказался его забирать. В данном случае работодатель должен направить уволенному лицу соответствующее письменное уведомление.

В нем может быть отражена следующая информация:

1. просьба явиться и забрать документ;
2. предложение дать согласие на отправку книжки по почте.

• Скачать бланк уведомления о необходимости забрать трудовую книжку
• Скачать образец уведомления о необходимости забрать трудовую книжку

Стоит иметь в виду, что без согласия уволенного работника отправить ему трудовую книжку по почте нельзя.

С момента направления уведомления о необходимости явиться и забрать трудовую книжку работодатель полностью освобождается от ответственности за ее несвоевременную выдачу. Об этом написано в ч. 2 п. 36 раздела IV постановления Правительства РФ № 225.

Когда составлять заявление на выдачу трудовой книжки

До 2015 г. получить оригинал трудовой книжки можно было только по одному основанию – увольнение. И по собственному желанию, и по другим основаниям ТК РФ. В последний день работы работодатель обязан выдать на руки оригинал данного документа и причитающуюся заработную плату. А нарушение такой обязанности влечет ответственность (жалоба в трудовую инспекцию, исковое заявление о взыскании заработной платы), в т.ч. с выплатой неустойки независимо от вины такого работодателя.

Сейчас к такому основанию, как увольнение, добавилась еще одна возможность получить трудовую книжку – для оформления любого вида пенсии и подтверждения стажа для пенсии. Это правило прямо закреплено ТК РФ. При этом работодатель не вправе отказать работнику в выдаче документа. Правда на работника возлагается обязанность в течение 3 рабочих дней с даты возвращения отделением ПФР вернуть ее работодателю.

Во всех остальных случаях трудовая книжка на руки работнику не выдается. Это касается и работы по совместительству. Запись о дополнительной работе по неосновному месту вносится по другим правилам. А сведения из трудовой книжки могут понадобиться. Например, для оформления кредита, загранпаспорта, визы в зарубежные страны, получения субсидий. В таких случаях подготовьте заявление о документах, связанных с работой, и просите предоставить выписку из трудовой книжки. Такой документ должен быть выдан в течение 3 дней с даты поступления письменной просьбы работника.

Как правильно сформулировать расписку о получении трудовой книжки?

Для правильного оформления расписки о получении трудовой книжки необходимо учитывать несколько важных правил. Во-первых, указать полное название документа: «Расписка о получении трудовой книжки». Во-вторых, указать дату выдачи книжки и фамилию работника, который ее получает. Например: «Я, Мария Кравченко, получила трудовую книжку в отделе кадров 12 мая 2021 года».

Важно также указать цель получения трудовой книжки. Например, если работник получает книжку для оформления больничных, то необходимо это указать в расписке: «Я, Мария Кравченко, получила книжку для оформления больничных». Если целью является предоставление копии книжки для бизнеса, то нужно указать все необходимые подробности, например, для какого именно дела книжка нужна, кто будет ее использовать и какие дополнительные документы предоставлены.

Для того, чтобы расписка была правильно оформлена, должны быть указаны все данные по трудовой книжке – какое количество страниц, какие даты введения записей, какие коэффициенты и так далее. Ошибки в расписке могут привести к взысканиям со стороны ответственных лиц.

Кроме того, для составления расписки необходима доверенность, если получателем является иное лицо от работника. В этом случае нужно указать все данные лица, передающего книжку, и все данные лица, которому она передается. Например: «Я, Мария Кравченко, передавала трудовую книжку гражданину Ивану Власову по доверенности от 01.05.2021 года».

Все сведения в расписке должны быть введены на бумажном бланке, заверенном отделом кадров. Никаких изменений в расписке не должно быть, так как это может повлиять на ее действительность. Если возникнут вопросы по оформлению расписки, необходимо обратиться к консультанту отдела кадров.

Как проверить корректность оформления расписки

При получении трудовой книжки и составлении соответствующей расписки следует обратить внимание на несколько важных моментов:

• Проверьте правильность написания своей фамилии, имени и отчества. Эта информация должна соответствовать идентификационным данным, указанным в других документах.
• Убедитесь, что в расписке указана дата ее составления, а также дата выдачи трудовой книжки и ее номер.
• Документ должен быть оформлен на бланке соответствующего образца, заверенном подписями ответственных лиц. Важно проверить, что данный бланк соответствует основной выдаче трудовых книжек и не является поддельным.
• Если в процессе работы были пропущены больничные или другие официальные документы, их необходимо донести до кадрового отдела и получить подробный отчет о всех начислениях и удержаниях.
• Проверьте, что все начисления за выполняемую работу (мая и коэффициенты) указаны верно и соответствуют действующему законодательству.
• Если вы работаете иностранным специалистом, убедитесь, что в вашей трудовой книжке указаны все соответствующие разрешения и документы.
• В случае возникновения вопросов или ошибок в составлении расписки, можно задать вопрос консультанту кадрового отдела или написать заявление на проверку и исправление документа.

Также важно не забывать о своих обязанностях в отношении учета и ведения трудовой книжки. Если вы возьмете оригинал документа, убедитесь, что определенный срок выдачи не истек и наличествовала доверенность на его получение. Для проверки расписки о выдаче книжки могут потребоваться дополнительные бумажные документы (копии) на предъявление в кадровые органы при внутренних проверках и при возможных взысканиях в дисциплинарных и иных случаях.

Важно знать, что в случае выхода на пенсию или увольнения со всеми выплатами при выдаче трудовой книжки вам должно быть выдано подтверждение об участии в декретах для дальнейшего возможного получения соответствующих выплат от государства или других сторон.

Также стоит помнить, что кадровые отделы имеют большое количество данных и потому могут допустить ошибки. Перед подписанием расписки лучше все перепроверить, а после получения трудовой книжки тисните в нее свои подписи и даты получения документов.

Важные моменты при оформлении расписки

• Дату выдачи трудовой книжки нужно указывать точно, чтобы избежать возможных ошибок и спорных ситуаций.
• В расписке следует указать ФИО ответственных лиц, которые выдают трудовую книжку. Это поможет исключить возможность незаконного получения книжки посредством подделки подписи.
• Расписку необходимо подписывать в наличии обоих сторон. Также важно, чтобы подписи были заверены печатью организации, в которой работает работник.
• Вопрос удостоверения личности играет большую роль, поэтому в расписке стоит указать, что при получении трудовой книжки работник обязан предъявить идентификационные документы.
• Если в процессе получения книжки возникнут какие-либо повышающие вопросы, то их стоит обсудить с кадровым консультантом или руководителем отдела кадров. Например, обсудить какое заявление нужно подать для получения больничных листов, для перевода на другую должность, для оформления пенсии или декрета.
• Задать кадровикам подробный вопрос о кадровых бумагах и бланке. Некоторые работники удивляются, когда им говорят о необходимости взять с собой пустой бланк для заполнения расписки. Стоит уточнить, есть ли запасные бланки в отделе кадров или предстоит их делать самостоятельно.
• Прием на работу в другую компанию может оказаться связанным с дисциплинарными взысканиями. В таком случае нужно заранее уточнить, какой документ будет выдан работнику — лишь оригинал трудовой книжки или еще и заверенные копии документов, подтверждающих соблюдение внутреннего трудового распорядка организации.
• Коэффициенты и новости бизнеса нужно уточнять у кадровиков. Например, можно узнать о повышении оклада, но перед этим нужно понимать, какие у такого роста зарплаты последствия, и нужно ли пересдавать экзамен для повышения квалификации.

Когда потребуется написать заявление от выдаче трудовой книжки при увольнении

Обязанность работодателя хранить и вносить записи в трудовую книжку работника, устанавливается ст. 66 ТК РФ, и, согласно ст. 84.1, он обязан выдать этот документ на руки работнику при увольнении — в последний рабочий день. Трудовая книжка к тому моменту, как будет выдана работнику, должна быть оформлена в соответствии нормативными актами, регламентирующими правила ведения и заполнения этих документов. То есть, в нее должны быть внесены все записи, отражающие трудовую деятельность владельца книжки у данного работодателя, в том числе, награды и поощрения за этот период.

В том случае, когда работник по какой-либо причине не имеет возможности появиться в день увольнения на рабочем месте и получить книжку лично , он может написать га имя работодателя заявление с просьбой о пересылке документа по указанному адресу. Кроме того, книжку уволившегося сотрудника может получить его родственник или иное лицо, действующее на основании доверенности. Когда такого заявления сотрудник не написал и за книжкой лично тоже явиться не смог, документ остается на хранении у работодателя. Невостребованные владельцами трудовые книжки передаются в архив, согласно с требованиями, предусматриваемыми для подобных случаев.

Работник, явившийся в день увольнения за своей трудовой книжкой лично, должен заверить факт выдачи ему этого документа. Свою собственноручную подпись он должен поставить под соответствующими записями о выдаче трудовой книжки в своей личной карточке и журнале учета движения трудовых книжек и записей в них, который обязан вести каждый работодатель. При отказе работника получать книжку или в том случае, когда он отсутствует в последний рабочий день, необходимо составить соответствующий акт, который должен быть подписан не менее, чем тремя свидетелями. На почтовый адрес уволившегося сотрудника нужно направить письменное извещение о том, что ему нужно будет явиться в организацию, чтобы получить свою трудовую книжку или же направить в ее адрес заявление, в соответствии с которым документ будет выслан на указанный им почтовый адрес. Образец заявления работника представлен ниже.

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении

Правила выдачи регламентируются ст 84.1 ТК РФ, а также положениями Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках».

Выдача книжки происходит в следующем порядке:

1. Работником издается приказ об увольнении.
2. В трудовую книжку вносится запись о расторжении трудового договора с указанием даты, причины, увольнения со ссылкой на статьи ТК, а также — номером приказа об увольнении.
3. Все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписями работодателя и сотрудника, а также печатью.
4. Информация об увольнении и выдаче трудовой книжки вносится в личное дело работника, где последний расписывается.
5. В журнал движения трудовых книжек также вносится пометка о выдаче книжки конкретному работнику, который подтверждает этот факт личной подписью в журнале.
6. Трудовая книжка выдается на руки сотруднику.

Многие работодатели пытаются себя перестраховать: составляют дополнительно акт о передаче трудовой книжки или просят сотрудника написать расписку.

Ответственность работодателя за невыдачу книжки

Задержка выдачи трудовой книжки при увольнении чревата работодателю административной и материальной ответственностью:

1. Несвоевременная выдача является нарушением трудового законодательства, за которое согласно ст.5.27 КпАП РФ предусмотрен штраф в размере:
   • От 35 000 р до 50 000 р – для организаций;
   • От 1 000 р до 5 000 р – для ИП;
   • От 1 000 р до 5 000 р – для должностных лиц.

Штраф уплачивается в пользу государства.

В пользу сотрудника, которому не была выдана трудовая или ее выдача была задержана по вине работодателя, согласно ст. 234 ТК РФ выплачивается компенсация в размере не полученного им заработка за период с момента увольнения до дня выдачи соответствующего документа.

Сотрудник вправе также взыскать моральную компенсацию, если докажет, что пережитый стресс отразился на его здоровье.

Кроме того, работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях:

• несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 или п. 4 ч. 1 ст. 83 ТК РФ;
• при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с ч. 2 ст. 261 ТК РФ.

Когда и для каких целей оригинал документа выдается на руки

Большую часть времени трудовая книжка находится в кадровом отделе предприятия, на котором трудится человек. При этом место для хранения трудовых книжек обычно защищено от доступа посторонних лиц – такие документы, как правило, лежат в специально отведенной комнате или даже сейфе.

Выдача трудовой книжки производится только по определенным причинам, перечень которых не так уж велик:

Иногда, правда, встречаются ситуации, когда некоторые коммерческие организации (например, банк или компания, в которую человек пришел устраиваться на работу в качестве совместителя) также требуют оригинал трудовой книжки, но в этом случае, чаще всего, работодатель выдает не подлинник документа, а копию или заверенную в надлежащем порядке выписку из него.

Согласно законодательству, при оформлении на основное место работы трудовая книжка передается работодателю. С этого момента ответственность за ее ведение и хранение ложится на кадровика, на которого приказом возложены указанные обязанности. П орядок закреплен ТК РФ и подробно изложен в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Трудкнижки являются бланками строгой отчетности и должны храниться в организациях в специальных металлических шкафах (сейфах) либо отдельных запираемых комнатах, исключающих доступ к ним третьих лиц. В ыдача их на руки строго ограничена. Трудовая под расписку, согласно нормативным актам, выдается только по двум причинам:

В остальных случаях ТК РФ предписывает выдавать выписки или заверенные копии трудкнижки.

Но на практике оригиналы документов, подтверждающих стаж, требуют и банки от клиентов, которые планируют взять кредит, и государственные структуры, такие как ФМС, при оформлении загранпаспортов или оформлении визы в другую страну. Такое требование противозаконно, но спорить с данными организациями нецелесообразно, так как затянете вопрос очень надолго.

Что будет, если выдать трудовую книжку на руки на основании заявления?

Сотруднику очень нужен оригинал трудкнижки, при этом он не увольняется и не собирается оформлять пенсию. Идти ли ему навстречу? В законодательстве однозначного ответа нет. Это значит, что не существует ни разрешения, ни прямых запретов на выдачу трудовой книжки на руки по заявлению работника в ситуациях, не перечисленных в ст. 62, 84.1 ТК РФ.

Однако стоит четко понимать: если вы отдадите работнику трудкнижку, отвечать за ее сохранность будет не он, а тот, кто уполномочен приказом на ведение и хранение трудкнижек (п. 42 Правил ведения трудовых книжек). Даже если в отделе кадров есть расписка работника. Иными словами, выдача трудовой на руки, особенно в случаях, не прописанных в ТК РФ, — это риск.

Если вам нужно назначить ответственного за ведение трудовых книжек, воспользуйтесь образцом приказа от КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Об ответственности работодателя за утерю трудкнижки читайте здесь.

Похожие записи:

• Льготы для многодетных: какие бывают и как оформить
• Сколько лет хранится уголовное дело в архиве суда. / Санкт-Петербург
• Проверить задолженность по фамилии