Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Зачем нужен универсальный передаточный документ? Как его заполнить и применять?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Сразу скажем, что созданный налоговиками документ, соединяя все необходимые признаки первичного и расчетного документа, подходит для замены собой, как одного акта выполненных работ (АВР) в отдельности, так и акта вместе с соответствующим счетом-фактурой (СФ). Просто следует принять во внимание некоторые существенные моменты, о которых поговорим далее.
Как оформить УПД вместо акта выполненных работ
Процесс оформления этого документа может предполагать как использование рекомендованного формата, так и добавление в бланк отдельных необходимых для проведения определенных сделок строк. При этом не допускается удаление обязательны граф по Приложению 4 к Письму. Указывая информацию в графе «Статус», следует придерживаться такого порядка:
- Код «1» нужно указывать только в том случае, если бланк будет использоваться одновременно в роли счет-фактуры и акта. Это означает, что потребуется указание информации как в разделе счета-фактуры, так и в дополнительном первичном разделе;
- Код «2» используется в случае применения универсального протокола лишь как акта. В этом случае допускается не заполнение строк, касающихся НДС.
В основном разделе УПД вписываются строчки из счет-фактуры. Формат такого бланка был утвержден Постановлением № 1137 от 26 декабря 2011 года. В эту часть документа лицо, выступающее в роли налогоплательщика, не имеет права вносить какие-либо изменения.
Законом допускается заполнение электронной формы УПД. Для этого нужно иметь квалифицированную ЭЦП всем сторонам сделки. Иных существенных требований не предусмотрено.
Заполнение электронной версии универсального передаточного документа не отличается от бумажного варианта — также нужно заполнять сведения, соответствующие статусу 1 или статусу 2.
Возможность применения электронных УПД должна быть прописана:
- в учётной политике предприятий;
- в договоре — в качестве одного из условий обмена документами.
Порядок использования УПД для компании, оказывающих услуги
Если компания оказывает услуги, то у нее не должно возникать проблем с заполнением УПД, а также использованием его.При этом компании определяют цель документа – только с целью замены счет-фактуры, либо с целью замены двух указанных документов.
В хозяйственной деятельности компаний могут возникать и такие ситуации, когда одновременно производится реализация товара, а также оказание услуги. К примеру, погрузка товара, транспортировка товара, доставка продукции и т.д. В этом случае такие компании задаются иным вопросом: возможно ли использование УПД одновременно с целью реализации товара и для оказания услуг?
Ответ на данные вопрос будет положительным: согласно письма ФНС ЕД 4-15/17910, использование документа для этих целей допустимо. Но при этом должны выполняться определенные правила:
| Своевременное оформление УПД | На момент оформления УПД, услуга должна быть предоставлена потребителю |
| Подписание УПД | УПД подписывает лицо, обязанное подписывать, как счет-фактуру, так и иные первичные документы, подлежащие оформлению при передаче товара/услуги |
Счет-фактура или универсальный передаточный документ
С появлением УПД у российских компаний, возник вопрос, что удобнее: счет-фактура или этот документ?
Сразу оговоримся, что в отличие от счета-фактуры УПД – это не обязательная, а рекомендованная форма. При этом она позволяет компаниям:
1. Использовать в бухгалтерском учете;
2. Принимать к вычету НДС, так включает в себя полностью все реквизиты счета-фактуры, являясь, в какой-то степени, его копией;
3. Использовать в качестве доказательства о понесенных затратах при определении налоговой базы.
Обратите внимание! Универсальный передаточный документ нельзя использовать только как счет-фактуру. Такой вывод ФНС сделала в письме № АС-4-15/16298@. УПД можно использовать в двух рекомендованных службой вариантах:
он заменяет счет-фактуру и первичку (в поле «Статус» значение 1);
он заменяет только передаточный документ (в поле «Статус» значение 2).
В каких случаях можно использовать УПД
УПД можно применять наряду с традиционными первичными документами и счетами-фактурами. Отметим, что счета-фактуры по-прежнему будут использоваться — отменять их Минфин России не планирует (письма от 17.10.2013 № 03-07-14/43330, от 29.12.2012 № 03-07-03/230).
За основу при создании универсального первичного документа был взят счет-фактура. Форма счета-фактуры была дополнена обязательными реквизитами, установленными Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Это не противоречит нормам 21 главы НК РФ (письма ФНС России от 23.08.2012 № АС-4-3/13968@, от 12.03.2012 № ЕД-4-3/4061@).
Применяться универсальный передаточный документ может для оформления следующих операций:
- отгрузка товаров (без транспортировки и с транспортировкой);
- передача результатов выполненных работ;
- оказание услуг;
- передача имущественных прав;
- отгрузка товаров (работ, услуг) комиссионером (агентом) комитенту (принципалу).
Как заполнить дату УПД
В рекомендуемой форме универсального передаточного документа мы видим три даты:
- строка (1) — дата составления документа;
- строка [11] — дата совершения факта хозяйственной жизни (дата реальной отгрузки товаров, передачи заказчику результатов работ, предъявления документа об оказании услуг, передачи имущественных прав);
- строка [16] — дата получения товаров, приемки результатов работ, оказания услуг, получения имущественных прав.
Вспомним, как законодательство увязывает дату составления счета-фактуры, момент определения налоговой базы и возникновение права на вычет у покупателя. В соответствии с п.5 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения счетов-фактур:
- счет-фактура должен быть выставлен не позднее 5 календарных дней со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;
- счет-фактура, выставленный до даты отгрузки (до оформления первичных документов, подтверждающих отгрузку), не может являться основанием для вычета (письма Минфина РФ от 09.11.2011 № 03-07-09/39, от 17.02.2011 № 03-07-08/44);
- моментом определения налоговой базы по НДС для работ следует признавать дату подписания акта сдачи-приемки работ заказчиком (письма Минфина РФ от 16.03.2011 № 03-03-06/1/141, от 07.10.2008 № 03-07-11/328).
Согласно ч. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ, первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а при невозможности — непосредственно после его окончания.
Рассмотрим теперь возможные варианты проставления дат в передаточном документе:
- УПД составляется в момент совершения факта хозяйственной жизни (отгрузки товара, передачи работ, услуг, имущественных прав). Вполне может быть «идеальный вариант», когда дата составления документа, даты отгрузки и приемки товаров совпадают, тогда соответственно совпадают и показатели строк 1, 11 и 16.
- Могут совпадать даты составления документа и дата отгрузки, то есть совпадают строки 1 и 11, а дата приемки, то есть стр. 16 будет позже.
В этих случаях моментом определения налоговой базы по НДС будет являться дата, указанная в строках 1 и 11, а для работ — в строке 16.
- УПД может составляться до совершения факта хозяйственной жизни (перед отгрузкой товаров, передачей), тогда хронология событий будет выглядеть следующим образом:
Пользоваться упрощенным передаточным документом реально с любого момента. Предприятию разрешается задействовать как ту форму, которая рекомендована ФНС, так и ту, что они создадут сами. Им разрешено спроектировать собственный вид при условии, что в нем будут все необходимые реквизиты.
В первую очередь следует привести ее в соответствие с форматом, по которому заполняется СФ. Затем нужно закрепить разработанный шаблон в учетной политике. А если имеющаяся рекомендованная налоговой не устраивает, то допускается полностью переработать ее. Главное условие — соблюсти наличие и корректность реквизитов и их расположение. Например, в промежутке граф 1-11 не желательно изменять названия, удалять строки.
УПД — это первичный документ, очередность и образец заполнения которого должен знать ответственный сотрудник. Какие положения необходимо помнить:
- кто составляет бумагу и в каком количестве экземпляров;
- как заполняются строки, кто и что должен указывать;
- в какие сроки следует проставлять значения для определенных полей;
- что нужно прописывать представителям покупателя и не трогать продавцам.
Предупреждать поставщиков, клиентов и других контрагентов необязательно, обычно они не против новой системы, никаких рисков для них это не несет, если все оформлено верно. Но им может оказаться сложно сразу заполнить первые бланки. Поэтому мы советуем уладить все вопросы заранее. Сначала убедиться, что они справятся с этим, а потом начать отгрузку товаров по обновленной документации. Можно даже прописать применение этого формата в договоре.
Приказ о применении УПД в организации
Что такое УПД в 2021 году? Эта означает “универсальный передаточный документ”.
Какой бланк применятся в 2021 году? Для чего? Как выглядит образец заполнения? Расскажем. При отгрузке товаров или передаче работ, услуг, имущественных прав можно заполнить универсальный передаточный акт.
УПД – это форма, которая объединяет в себе счет – фактуру и передаточный документ. При отгрузке товаров или передаче работ, услуг, имущественных прав вовсе не обязательно оформлять отдельно и счет-фактуру, и передаточный документ.
Например, товарную накладную, акт и т.
д. В настоящее время без каких-либо налоговых рисков их можно объединять в один универсальный передаточный документ (УПД). Рекомендуемые формы универсального передаточного документа (УПД) и универсального корректировочного документа (УКД) отвечают требованиям бухгалтерского и налогового законодательства.
Разъяснения по составлению и использованию УПД приведены в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96. Однако это форма может быть изменена. Компания вправе дополнить ее новыми строками или столбцами, для того чтобы отразить более детализированную информацию.
Рассмотрим несколько типовых ситуаций, которые требуют внесения исправлений в УПД.
Если продавец допустил ошибки в показателях счета-фактуры и первичного учетного документа, которые касаются стоимости товаров и суммы налога, предъявленной покупателю, то это может повлечь отказ в принятии вычета по НДС.
В этом случае продавец может составить новый УПД со статусом «1» по правилам пункта 7 раздела II приложения № 1 к постановлению Правительства России от 26 декабря 2011 года № 1137. Для этого он должен сохранить номер и дату, которые были присвоены УПД до внесения исправлений (строка (1)) и заполнить строку (1а), в которой указать порядковый номер и дату исправления. Затем в новый экземпляр УПД нужно перенести все показатели, которые не требуют уточнения и дополнить исправленный экземпляр новыми сведениями (которые прежде не были заполнены) либо изменить показатели по необходимым позициям. В завершение продавцу следует подписать новый УПД в том же порядке, в каком был подписан ошибочный документ.
В письме ФНС России от 21 апреля 2014 года № ГД-4-3/7593 налоговики обращают внимание продавцов и покупателей на следующие моменты.
Во-первых, исправленный УПД покупатель регистрирует в книге покупок и, соответственно, суммы НДС предъявляет к вычету в том квартале, в котором получен исправленный документ. Если покупатель до внесения продавцом исправлений в УПД зарегистрировал его в книге покупок и принял НДС к вычету, то ему следует внести соответствующие изменения в книгу покупок (п. 9 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по НДС, утв. постановлением № 1137).
Во-вторых, исправленные счета-фактуры продавец регистрирует в книге продаж или дополнительном листе книги продаж по мере возникновения обязанности по уплате НДС с указанием в соответствующих графах книги продаж, дополнительного листа книги продаж положительных значений (п. 11 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по НДС, утв. постановлением № 1137).
Если продавец допустил ошибки в показателях счета-фактуры (или в показателях первичного учетного документа), которые не мешают принять НДС к вычету, то продавцу следует уточнить некоторые показатели факта хозяйственной жизни. Например, уточнить реквизиты грузоотправителя, грузополучателя, номер платежно-расчетного документа, номер таможенной декларации и др.
В этом случае рекомендуется составить новый исправленный экземпляр УПД. Для этого продавец должен сохранить номер и дату, которые были присвоены УПД до внесения исправлений (строка (1)) и заполнить строку (1а), указав там порядковый номер исправления и дату исправления. Затем необходимо перенести все показатели из экземпляра, составленного до внесения исправлений, с указанием по соответствующим позициям новых сведений (первоначально не заполненных) или уточненных (измененных) сведений. В форме исправленного экземпляра УПД нужно будет указать статус «2» (независимо от того, каким был первоначальный статус). Поскольку изменения производятся с целью исправленияУПД только как первичного документа, статус меняется для визуального выделения такой ситуации. Исправленный экземпляр УПД повторно не подписывается у руководителя и главбуха, так как составление исправленного экземпляра УПД не влияет на исчисление НДС и принятие егок вычету.
Кроме того, исправленный экземпляр УПД не регистрируетсяв журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, в книге покупок и книге продаж.
Если продавец допустил ошибку в показателях, которые относятся только к первичному учетному документу и показатели счета-фактуры не затрагивают, то в этом случае можно составить новый УПД со статусом «2».
Но возможен и другой вариант. Так, если первоначальный УПД был составлен на бумаге, то исправить ошибочные показатели можно в порядке, предусмотренном разделом 4 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утвержден Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105).
Для этого нужно зачеркнуть неправильный текст или сумму и написать над зачеркнутым исправленный текст или сумму. Зачеркивать нужно одной чертой, чтобы можно было прочитать исправленное. Затем следует подтвердить исправление ошибки надписью «исправлено», а также автографом лиц, подписавших документ, и поставить дату исправления.
Как заполнить дату УПД
В рекомендуемой форме универсального передаточного документа мы видим три даты:
- строка (1) — дата составления документа;
- строка [11] — дата совершения факта хозяйственной жизни (дата реальной отгрузки товаров, передачи заказчику результатов работ, предъявления документа об оказании услуг, передачи имущественных прав);
- строка [16] — дата получения товаров, приемки результатов работ, оказания услуг, получения имущественных прав.
Вспомним, как законодательство увязывает дату составления счета-фактуры, момент определения налоговой базы и возникновение права на вычет у покупателя. В соответствии с п.5 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения счетов-фактур:
- счет-фактура должен быть выставлен не позднее 5 календарных дней со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;
- счет-фактура, выставленный до даты отгрузки (до оформления первичных документов, подтверждающих отгрузку), не может являться основанием для вычета (письма Минфина РФ от 09.11.2011 № 03-07-09/39, от 17.02.2011 № 03-07-08/44);
- моментом определения налоговой базы по НДС для работ следует признавать дату подписания акта сдачи-приемки работ заказчиком (письма Минфина РФ от 16.03.2011 № 03-03-06/1/141, от 07.10.2008 № 03-07-11/328).
Согласно ч. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ, первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а при невозможности — непосредственно после его окончания.
Рассмотрим теперь возможные варианты проставления дат в передаточном документе:
- УПД составляется в момент совершения факта хозяйственной жизни (отгрузки товара, передачи работ, услуг, имущественных прав). Вполне может быть «идеальный вариант», когда дата составления документа, даты отгрузки и приемки товаров совпадают, тогда соответственно совпадают и показатели строк 1, 11 и 16.
- Могут совпадать даты составления документа и дата отгрузки, то есть совпадают строки 1 и 11, а дата приемки, то есть стр. 16 будет позже.
В этих случаях моментом определения налоговой базы по НДС будет являться дата, указанная в строках 1 и 11, а для работ — в строке 16.
- УПД может составляться до совершения факта хозяйственной жизни (перед отгрузкой товаров, передачей), тогда хронология событий будет выглядеть следующим образом:
Особенности применения УПД
При составлении УПД следует помнить о следующих особенностях применения этого документа:
- недопустима замена универсальным передаточным документом счета-фактуры на аванс, так как при выставлении авансового счета-фактуры отсутствуют основания для составления первичного документа;
ВАЖНО!
Счет-фактура может быть только первичным документом и не может быть только счетом-фактурой. Здесь же уточним, что можно выставить счет-фактуру и УПД одновременно, где УПД будет иметь статус «2» и выступать только в качестве первичного документа.
- применение УПД не обязательно. Организация может использовать УПД или пакет, состоящий из первички + счет-фактура. Более того, с разными контрагентами можно пользоваться разными комплектами документов;
- в УПД можно одновременно включать не только данные о товаре, но и о выполненных работах или оказанных услугах.
И здесь мы подошли к ответу на вопрос, заданному в начале статьи: почему же УПД так выгоден тем, кто выполняет работы.
В итоге можно констатировать, что операторы связи могут упростить свой документооборот с помощью универсального передаточного документа. Правда, для этого нужно совершить ряд действий, чтобы полноправно заменить обязательный отраслевой документ (счет на оплату услуг связи) аналогом – универсальным счетом на оплату услуг связи и передачу товаров (средств связи), который можно использовать также как бухгалтерскую «первичку» и как подтверждающие налоговые документы.
Каждая компания или предприниматель стремится минимизировать количество составляемых документов и упростить документооборот с контрагентами. В соответствии с официальным уведомлением органов фискального контроля №ММВ-20-3/96 от 21.10.13 г. в российскую практику был введен новый документальная форма – универсальный передаточный документ (УПД).
Счет-фактура или УПД: кто вправе использовать
Применять в своей деятельности данный бланк разрешено хозяйственным образованиям с любым правовым статусом (юридические лица, индивидуальные предприниматели) вне зависимости от применяемого режима налогообложения.
Таким образом, даже компании и ИП, которые ведут свою деятельность на одном из спецрежимов, в качестве первичного учетного документа вправе использовать универсальный передаточный документ.