Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Аренда ИП с кассовым аппаратом и расчетным счетом: особенности и подводные камни». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По закону 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники» торговля в стране поэтапно переходит на онлайн-ККТ. Чтобы разобраться, кому нужно ставить кассовый аппарат в этом году, читайте нашу статью.
Кому нужно ставить кассовый аппарат
Для перехода на новый порядок мало просто купить кассу и зарегистрировать ее в ФНС. В чеках теперь надо пробивать наименования товаров — а значит, вам потребуется кассовая программа, которая это умеет. Наше приложение Касса МойСклад поддерживает это и все остальные требования 54-ФЗ. Скачайте и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно.
Все, что связано с использованием ККТ, регулирует 54-ФЗ. Этот закон отвечает и на вопросы, кто и когда должен ставить кассу, обязан ли ИП иметь кассовый аппарат, кто вообще освобожден от установки новой техники. Все о том, должны ли вы ставить ККТ и когда — в этой статье.
Разберем для начала, зависит ли применение ККТ от формы собственности бизнеса.
Лицензия — это разрешение на право заниматься определённым видом деятельности. В IT-сфере закон от 04.05.2011 № 99-ФЗ относит к лицензионным следующие направления:
- Разработка, производство, распространение шифровальных средств, информационных систем и телекоммуникационных систем, выполнение работ, оказание услуг, техобслуживание в этой области, за исключением собственных нужд организации или ИП;
- Разработка, производство, реализация и приобретение в целях продажи специальных технических средств, предназначенных для негласного получения информации;
- Деятельность по выявлению электронных устройств, предназначенных для негласного получения информации, за исключением собственных нужд организации или ИП;
- Разработка и производство средств защиты, деятельность по технической защите конфиденциальной информации.
«Подводные камни» аренды ИП
Что может оказаться препятствием для ведения бизнеса:
- При возникновении форс-мажорных ситуаций, которые приводят к судебным разбирательствам, есть сложность в доказательстве аренды. ИП – это физическое лицо, которое нельзя арендовать.
- При принятии важных решений деятельность компании может быть ограничена арендодателем.
- При налоговых проверках может быт выяснено, что компанией управляет другой человек. Разбирательства могут перерасти в уголовную ответственность. В этом случае доказать законность сложно, так как любой ИП может оформить доверенность для ведения дел от его имени. Речь об аренде здесь не ведется. Доверенность может быть выдана другу или партнеру.
- Могут появиться проблемы в связи с регистрацией ККТ. Касса обязана быть зарегистрированной, стоять на учете в налоговой и технически обслуживаться. Чтобы избежать этой проблемы, стоит в документации ККТ проверить отметки налоговой службы. В противном случае можно самостоятельно зарегистрировать ККТ, так как имеется доверенность на право совершать действия от хозяина ИП.
- ИП, взятое в аренду, может не существовать и иметь большую задолженность. Для этого предварительно следует проверить его в базе ФНС.
- ИП может снять с расчетного счета все денежные средства и исчезнуть. В этом случае сбежавшему предъявить кражу будет невозможно.
Аренда онлайн-кассы для интернет-магазина ИП
Когда предприниматель покупает онлайн-кассу, он должен сам следить за ней: проверять, поступает ли информация оператору фискальных данных, искать подменную кассу, если основная сломается. Владельцы интернет-магазинов могут арендовать кассу в облаке: это специальный сервис, который обслуживает кассу, а она работает с магазином дистанционно. Как это работает:
- Касса находится в специальном дата-центре и интегрируется с интернет-магазином. У предпринимателя нет к ней доступа, но он может смотреть операции с кассой в личном кабинете.
- Человек покупает свитер на сайте, оплачивает картой, данные поступают на кассу, и она высылает покупателю электронный чек.
- Касса передает данные о покупке оператору, а тот уже отправляет в налоговую.
Плюсы аренды в облаке:
- не нужно следить за работой кассы и переживать, что она перестанет пересылать чеки в ФНС из-за проблем с интернетом или перебоями с электричеством. В сервисах есть запасные источники питания и несколько провайдеров связи, чтобы ККМ работала круглосуточно;
- если касса сломается, сотрудники сами заменят ее на запасную и займутся ремонтом;
- на ней можно быстрее начать работать: кассу в облаке не нужно настраивать и интегрировать с платформой магазина.
Но такой способ подходит только для интернет-магазинов, которые выдают электронные чеки. Для торговли в рознице, где нужно отдавать покупателю бумажный чек, нужна касса, которая будет стоять в торговой точке.
Можно ли взять в аренду онлайн-кассу на несколько месяцев
Как правило, кассу можно арендовать на срок от одного месяца. На пару недель взять не получится. У производителей разные тарифы: у кого-то выгоднее оплатить сразу год, у кого-то выгоднее платить ежемесячно.
Выгодно ли брать кассовый аппарат в аренду
Рассмотрим плюсы, которые дает аренда мобильной кассы:
- меньшая, по сравнению с покупкой ККТ, первоначальная оплата;
- бесплатное сервисное обслуживание от арендодателя.
Подводных камней у этой услуги больше:
- В аренду чаще всего сдается б/у оборудование, поэтому такая техника чаще ломается.
- Хотя арендодатель и делает ремонт за свой счет, внезапная поломка может навредить бизнесу — касса не проведет оплату, клиент уйдет без покупки, предприниматель не получит прибыль.
- На момент поломки ККТ у арендодателя может не оказаться онлайн-кассы на замену. Если запасное устройство будет в наличии, его надо поставить на учет в налоговую.
- Простой смарт-терминал стоит 12 000 рублей, а его аренда выходит от 1500 до 3000 рублей в месяц.
- Фискальный накопитель придется покупать самому, брать его в аренду нельзя. Стоимость фискального накопителя зависит от срока его службы.
Брать онлайн-кассу в аренду стоит только в краткосрочной перспективе. Этот вариант подходит сезонному бизнесу.
Остальным выгоднее взять рассрочку на 6 месяцев. У МодульКассы нет первого взноса, штрафов и комиссий. В рассрочку можно взять кассовые аппараты, фискальный накопитель и пакеты услуг.
Вам стоит купить онлайн-кассу, если:
- Вы готовы вложить крупную сумму в покупку и настройку оборудования. Хорошая новость: большие расходы потребуются только на первом этапе, дальше платить придётся меньше.
- Вы точно знаете, какая касса вам нужна. Возможно, вы уже изучили рынок и выбрали подходящую модель.
Вам стоит взять онлайн-кассу в аренду, если:
- Прямо сейчас нет свободного времени или денег на выбор и покупку кассы. С арендой вы можете не тратиться на первую попавшуюся или самую дешёвую кассу, а протестировать несколько моделей и понять, какая всё-таки вам нужна.
- Вы не хотите останавливать бизнес из-за поломки кассы. Без кассы торговать нельзя. Если арендованная касса выйдет из строя, новое устройство вам привезут в течение одного-двух дней.
- Вы хотите посвящать время только бизнесу и не отвлекаться на обслуживание кассы. С арендованным устройством вы можете положиться на производителя: он берёт на себя активацию, регистрацию и ремонт кассы, а со всеми вопросами о работе аппарата поможет техподдержка.
- У вас сезонный бизнес. Нет смысла переплачивать, если касса нужна всего несколько месяцев в году. Аренда поможет решить вопрос с хранением кассы и её переподключением.
- Вы только начинаете бизнес. Если вдруг он не взлетит, вам не придётся жалеть о деньгах, потраченных на покупку кассы.
Стоимость минимального набора оборудования, которое нужно, чтобы работать по закону, сопоставима с годовой абонентской платой за арендованную кассу с полным сервисным обслуживанием. У МТС за те же деньги вы получаете современный и удобный смарт-терминал с сервисным обслуживанием и полной версией товароучётной системы, которая поддерживает маркировку товара, работу с ЕГАИС и ФГИС «Меркурий».
С арендой проще планировать расходы: вы знаете, что каждый месяц нужно платить 2 300 рублей, и больше ни о чём не беспокоитесь. Если касса у вас в собственности, могут быть сюрпризы: когда память фискального накопителя закончилась раньше, чем срок его службы, придётся отдавать 10 000 рублей за новый, снова получать электронную подпись и подключать его, разумеется, тоже за деньги.
Ремонт купленной кассы займёт минимум пару недель — всё это время бизнес будет простаивать. К тому же стоимость ремонта непредсказуема: например, замена экрана может обойтись в 70% цены кассы. С обслуживанием арендованной кассы проблем не будет: если она сломается, её быстро заменят на новую, чтобы бизнес работал без перерывов.
Цели введения новых кассовых аппаратов
В первую очередь, государство вводит онлайн-кассы для облегчения выявления нарушителей и неплательщиков налогов. Касса нового образца передает сведения обо всех проводимых на ней расчетах в налоговую службу. Таким образом облегчается процесс контроля со стороны властей, сокращаются налоговые проверки. Теперь гораздо проще выявить нарушителей и применить меры контроля.
Немаловажной задачей является контроль финансовых потоков не только предпринимателей и организаций, но и обычного населения. В формате чека теперь четко указывается наименование товара по каждой позиции. Становится возможным создание единого товарного каталога для всей страны, выявление наиболее популярных товарных позиций. Государство накапливает статистику, собирая все возможные данные.
Очень важной для всех сторон является еще одна важная целевая задача — выявление контрафакта. Новая касса не даст пробить «левый» товар, а скорое введение обязательной маркировки, сделают невозможным продажу контрафакта.
Также введение онлайн кассовых аппаратов создает возможность для повышения уровня прозрачности бизнеса в стране и контроля финансовых потоков.
Кассовая техника нового образца является мощным инструментом контроля и повышения качества рынка. Звучит немного пугающе? Но не все так страшно. Введение кассовых аппаратов для ИП несет за собой и большое количество положительных моментов, и дальше мы в этом разберемся.
Какой кассовый аппарат нужен?
Когда говорят об онлайн-кассе имеют в виду современное технологичное кассовое оборудование с постоянным доступом в интернет и подключенное к ОФД с фискальной памятью, печатающее чеки. При выборе ККТ важно проверить наличие интересующей модели в реестре ККТ ФНС, так как если таковая не зарегистрирована, то использовать ее не получится, и вы зря потратите средства. Приобретать кассу важно с правильным фискальным накопителем, поддерживающим действительный формат фискальных данных, а также имеющий корректный срок действия соотносительно вашей сфере бизнеса и системе налогообложения. ФН может быть на 15 или 36 месяцев. Самопроизвольно выбирать срок действия накопителя нельзя. Положенный вам фискальный накопитель устанавливается 54 ФЗ.
Онлайн кассовый аппарат для ИП генерирует фискальные документы и фискальные признаки, занося их на накопитель в зашифрованном криптографическим ключом виде. Данные не подлежат коррекции и их невозможно подделать. Все попытки обмануть кассу не пройдут успешно. ФН положено хранить 3 года с момента окончания срока эксплуатации и заменить на новый. Если при отправке данных в ОФД происходит ошибка, то касса уведомит вас об этом.
На время аренды ИП вам должны предоставить следующие документы:
- Доверенность.
- Выписки из ЕГРИП, ИНН и ОГРНИП.
- При соответствующих договоренностях вам также будут должны предоставить кассовый аппарат, банковскую карту, привязанную к счету ИП.
- Нотариальные копии договоров аренды помещения, и трудовых договоров с работниками.
- Договор или соглашение о предоставлении услуг.
Требования к контрольно-кассовой технике
Закон устанавливает ряд требований, которым должны соответствовать контрольно-кассовые машины.
- все кассовые аппараты, используемые в коммерческой деятельности должны в обязательном порядке пройти регистрацию в налоговой инспекции по месту жительства индивидуального предпринимателя;
- для применения в работе подходят только те модели кассовой техники, которые перечислены в государственном реестре. Убедиться в том, что та или иная касса имеется в реестре, можно двумя путями: либо проверив при покупке голографическую наклейку с нужной информацией, либо самостоятельно изучив перечень гос. реестра на официальном сайте налоговой службы.
Таблица применения ККТ в зависимости от системы налогообложения
| Система налогообложения | Вид деятельности | ККМ обязательна | Можно выдать БСО | Можно выписать товарный чек или квитанцию |
|---|---|---|---|---|
| ОСНО | Торговля и остальное | + | ||
| Оказание услуг населению | + | |||
| УСН | Торговля и остальное | + | ||
| Оказание услуг населению | + | |||
| ЕСХН | Торговля и остальное | + | ||
| Оказание услуг населению | + | |||
| Оказание услуг населению | + | |||
| ПСН | Торговля и остальное | + | ||
| Оказание услуг населению | + |
Как проводить наличные расчеты при сделках от 100 тысяч рублей?
Что делать предпринимателю, если сумма договора превышает установленный Центробанком лимит? Вариантов два:
-
Можно «разбить» сумму на несколько договоров. К примеру, чтобы реализовать товар на сумму 200 тысяч рублей, можно заключить два договора на 100 тысяч рублей каждый. Так как договоры разные, то оплату по ним можно принять в один день.
-
Сумму, превышающую лимит, принять в безналичной форме. К примеру, за товар или услуги вам должны перечислить 150 тысяч рублей. Согласно действующему законодательству 100 тысяч рублей можно принять в наличной форме, а остальное – банковским переводом на р/с компании.
Порядок оформления аренды
Каждая фирма, выступающая в качестве арендодателя, по-своему решает вопрос ее оформления. Так как официально прописанных условий аренды ИП или ООО не существует, для придания законности всей процедуре изыскиваются лазейки в законе.
Обычно схема выглядит так:
- Вы находите подходящего арендодателя. Например, через объявление в интернете. Оставляете заявку на сайте фирмы или звоните напрямую.
- Предоставляете арендодателю сведения о своем бизнесе. Обычно они минимальны: фактический адрес бизнеса, его специализация, ваши паспортные данные, контакты.
- Арендодатель подбирает для вас подходящую готовую фирму или индивидуальное предприятие. Как правило, у крупных фирм таких «заготовок» — несколько десятков.
- Вы заключаете договор аренды.
- Оформляется передаточный акт, по которому предприятие переходит в ваше пользование. При этом передаются также долги предприятия. Если у фирмы есть кредиторы, нужно получить их письменное согласие на перевод долга.
- На практике чаще всего на ваше имя выписывается доверенность. Вы становитесь полноправным представителем интересов компании. Доверенность должна быть подписана руководителем предприятия или его заместителем. Нотариально заверять доверенность не требуется.
- Вы перечисляете на счет арендодателя залог и плату за первый месяц аренды.
Какие аспекты стоит учесть при аренде ИП
ИП – это физическое лицо, которое взять во временное пользование нельзя. Процесс происходит таким образом: оплачивается товар или услуга, выполненная арендованным ИП, но фактически оплата поступает арендодателю.
Стоимость аренды зависит от выбранного вида деятельности. Бухгалтерским учетом занимается арендодатель. Но посчитать налог, не зная прибыли, он не сможет.
В банке следует уточнить, какое ограничение установлено для лицевого счета. Арендой можно пользоваться без наличия кассы, с БСО, с эквайрингом или онлайн-кассой.
Если выбранное дело требует по законодательству наличия кассового аппарата, то следует арендовать ИП именно с такими условиями. Заключать договор на аренду ИП с одним предпринимателем, а на кассу и расчетный счет с другим затратно. Первоначально стоит определить, нужен ли кассовый аппарат для выбранного дела. Иначе в налоговую службу следует предоставлять бланки строгой отчетности: квитанции, талоны, путевки.
В каких случаях не требуется ККТ:
- ИП плательщик ЕНДВ;
- ИП использует патентную систему налогообложения;
- Компания занимается торговлей газетами, журналами, лотерейными билетами.
Каждый, кто выступает арендодателем вправе самостоятельно решать, как и на каких условиях будет проведена сделка.
Обратите внимание! Не существует официальных положений, касающихся правила передачи ИП в арендное пользование. Но есть определенная схема, которая соблюдается при большинстве подобных соглашений
Она состоит из следующих пунктов:
Поиск подходящего арендодателя. Сейчас существует множество объявлений, предлагающих указанную услугу. Их можно найти в режиме онлайн в интернете или другими путями. Можно связаться напрямую с ИП и выяснить, хочет ли он сдать фирму в аренду, на какие условия при этом рассчитывает;
Рассказ о своем бизнесе. Вторую сторону необходимо поставить в известность о том, чем планируете заниматься и оставить сведения о своем деле. Часто это ограничивается паспортными данными арендатора, его контактами и фактическим адресом, где будет находиться бизнес;
Подбор подходящего варианта, который будет соответствовать озвученным условиям;
Оформление и заключение договора аренды. Необходимо тщательно изучить бумаги перед подписанием. Все условия, которые ранее были оговорены устно, должны быть отражены в договоре;
Оформление передаточного акта. Именно он является свидетельством того, что предприятие переходит в права пользования арендатора
Важно, что вместе с этим переходят и долги фирмы, если такие имеются. Это касается и кредитов, в том числе ипотечных
Для них необходимо получить согласие в письменном виде, что стороны не возражают против передачи долга. Стоит учитывать этот нюанс, желая использовать ИП в аренде;
Часто на имя арендатора выписывают доверенность. Тогда все права переходят ему, и он становится полноправным представителем выбранной компании, представляя ее интересы. Доверенность подписывается руководителем, в данном случае самим индивидуальным предпринимателем. При этом не обязательно заверять данную доверенность у нотариуса;
Происходит передача денег. На счет арендодателя переводят оговоренную сумму за первый месяц и залог.